1、 子报表是插入到其他报表中的报表。在合并报表时，两个报表中的一个必须 作为主报表，主报表可以是绑定的也可以是非绑定的，也就是说，报表可以基于 数据表、查询或 SQL 语句，也可以不基于任何数据对象。非绑定的主报表可作为 容纳要合并的无关联子报表的“容器”。 【例 6-4 】创建员工信息子报表。 【解析】操作步骤如下： （ 1 ）打开“罗斯文”数据库，在导航窗格中“员工”报表上右键单击鼠 标，选择“设计视图”。 6.2 创建报 表 （ 2 ）打开“报表设计工具”中“设计”选项卡，在“控件”组中单击 “子窗体 / 子报表”选项，在报表主体位置单击“启动子报表向导”，如图 6- 15 所示。 6.2
2、 创建报 表 （ 3 ）在如图 6-15 所示的窗体上选择“使用现有的表和查询”单选按钮， 单击“下一步”按钮。 （ 4 ）在对话框中选择如图 6-16 所示的字段，并单击“下一步”按钮。 6.2 创建报 表 （ 5 ）如图 6-17 所示，输入子报表的名称，单击“完成”按钮。 （ 6 ）在设计视图中删除子报表的名称标签控件并适当调整子报表的控件 大小位置，切换到报表视图即可以查看子报表效果。 6.3 设计报 表 在基本报表上，可以在“设计视图”中进行进一步的调整和设计，添加控件 、字段和设置报表的属性。 6.3.1 6.3.1 控件的使用 “ 控件”是用来在报表上显示数据库表中字段数据、执行
3、基本操作或装饰报 表的一类对象。例如，可以使用“文本框”控件来绑定数据表中的某个字段，也 可以在其中输入数据，可以使用标签来显示说明性文字，使用“徽标”控件来显 示公司 LOGO 。 绑定文本框控件是在从字段列表添加到报表时自动创建的，也可以通过“设 计视图”中的“报表设计”使用各种控件。控件的功能和使用效果与“窗体”设 计类似。 6.3 设计报 表 6.3.2 6.3.2 控件的种类 在 Access 2010 中报表控件分为绑定控件、非绑定控件和计算控件 3 种。 1. 绑定控件 包括文本、日期、数组、是 / 否、图片、备注字段。这些控件可以和表字段绑 定在一起。字段值的变化可以反应在绑定
4、控件中，向绑定控件输入值时， Access 可以自动更新当前记录中的字段值。 2. 非绑定控件 用于显示文本，把值传递给宏、存放没有存储在表中但保存窗体和报表的 OLE 对象。 6.3 设计报 表 3. 计算控件 建立在计算表达式上的非绑定控件，不能更新数据表的字段值。通常以等号 开头，后面为表达式，如“ =date()” ，在报表视图中可以显示当前系统日期。 6.3.3 6.3.3 控件与报表属性的设置 用户可以用鼠标在报表上移动控件位置和改变控件的大小尺寸，也可以通过 属性对话框来设置控件的其他属性。同样，报表的属性也可以在“设计视图”中 完成属性设置，如图 6-18 所示。 6.3 设计
5、报 表 6.4 报表的计算、排序、分组与汇 总 默认的报表是显示其数据源中的所有记录，用户通常要对报表中字段进行分 组显示或进行进一步的数据处理， Access 2010 中提供了一些十分便利的功能实 现。 6.4.1 6.4.1 数据分组 在创建好的报表中，用户可以根据任何字段进行数据的再分组。通常有以下 方法： 1. 通过弹出式快捷菜单。 2. 通过主菜单“报表布局工具”中的“分组和排序”按钮。 3. 通过报表向导创建带分组的报表。 6.4 报表的计算、排序、分组与汇 总 6.4.2 6.4.2 数据筛选和排序 1. 筛选器 在如图 6-19 所示的窗体中选择“开始”选项卡的“排序和筛选”
6、组中的“筛 选器”按钮，即可打开文本筛选器，选中要显示的省份左侧的复选框，单击“确 定”按钮就可以实现筛选，也可以通过右键弹出菜单中的筛选命令完成筛选。 6.4 报表的计算、排序、分组与汇 总 6.4 报表的计算、排序、分组与汇 总 2. 高级筛选 在报表中除了可以根据单个字段进行筛选外，还可以根据多个特定的条件进 行数据筛选。 【例 6-5 】高级筛选示例。 【解析】操作步骤如下： （ 1 ）一键创建报表“客户”。 （ 2 ）在“布局视图”中，单击“开始”选项卡中的“排序和筛选”组中 的“高级”下拉按钮。 （ 3 ）在打开的窗体中设计筛选条件。例如，“职务”是“销售代表”， “城市”是“天津
7、”。 6.4 报表的计算、排序、分组与汇 总 （ 4 ）在上方的空白区域右击鼠标，在弹出的菜单中选择“应用筛选 / 排 序”，如图 6-20 所示，即可看到效果。 6.4 报表的计算、排序、分组与汇 总 6.4.3 6.4.3 报表中常用函数 1. 常用函数 在报表中，可以使用 SUM() 或 AVG() 子类的聚合查询函数进行数据汇总。汇总 记录默认包括所有的记录。表 6-1 为常用的聚合函数。 6.4 报表的计算、排序、分组与汇 总 2. 计算控件 报表控件如同窗体中的计算控件一样，都是普通控件，将其“控制来源”设 置为一个用报表中字段的值进行计算的表达式。可以使用“表达式生成器”来创 建
8、计算公式，如果控件是文本框，也可以在控件中直接输入计算表达式。 【例 6-6 】创建如图 6-21 所示的员工年龄信息报表。（若示例数据库中员工 表没有“出生年月”字段，可自行创建并输入数据） 6.4 报表的计算、排序、分组与汇 总 【解析】根据“出生日期”字段计算出“年龄”字段，步骤如下： （ 1 ）单击“创建” /“ 空报表”可以生成一张空白的报表页眉。 （ 2 ）在右侧“可以字段列表”任务窗格中拖取需要的字段到空白页眉上 ，如图 6-22 所示。进入“设计视图”，在页面页眉部分用“标签”控件显示年 龄表头，在“主体”部分，设置一个文本框作为年龄的计算字段；在“年龄”文 本框的属性表中单击
9、“控件来源”按钮，利用“表达式生成器”来生成年龄计算 机表达式。 6.4 报表的计算、排序、分组与汇 总 （ 3 ）在“表达式生成器”的文本框中输入“ Year （ Date() ） -Year （ 出生年月 ）”。 6.4 报表的计算、排序、分组与汇 总 （ 4 ）调整标签和文本框的位置，删除多余的文本框（如果有）。切换到 “打印预览”视图，在弹出的参数文本框中输入当前日期，可以看到如图 6-23 所示的报表。 报表就是为了数据的显示和打印而存在的，报表对数据表的各种数据进行分 组、汇总等，创建后除了用于数据的查看以外，还要用于数据的打印输出。对报 表进行打印，一般要做以下准备工作： （ 1
10、 ）进入报表打印预览视图，预览报表。 （ 2 ）设置报表的“页面设置”选项。 （ 3 ）设置打印时的各种选项。 6.5.1 6.5.1 报表的页面设置 页面设置包括定义打印位置、打印列数、选择纸张和打印机等。定义打印列 数实际上是创建多列报表，所以，页面设置也是报表设计的延伸部分。 6.5 打印报 表 在报表视图窗口中单击“文件”按钮，从弹出的“文件”菜单中选择“打 印”命令，在右侧的窗格中选择“打印预览”选项，进入打印预览窗口，此时将 自动打开如图 6-24 所示的“打印预览”选项卡。 6.5 打印报 表 在“页面布局”组中单击“页面设置”按钮，即可打开“页面设置”对话框 ，如图 6-25
11、所示，该对话框中包括“打印选项”“页”和“列” 3 个选项卡。 下面通过表 6-2 对“页面设置”对话框中各选项卡所包含的选项及含义进行说明 。 6.5 打印报 表 6.5 打印报 表 打开报表的布局视图或设计视图，此时会自动显示“报表布局工具”或“报 表设计工具”的“页面设置”选项卡，在“页面布局”组中单击“页面设置”按 钮，同样可以打开“页面设置”对话框。 6.5.2 6.5.2 打印报表 1. 打印预览 打印预览可以帮助用户在打印前看到打印到纸张上的效果。用户还可以通过 选择“显示比例”来观察打印报表的整体效果。 2. 打印设置 报表设置完成后，可以单击“文件”选项卡中的打印按钮，进行打印。在弹 出的窗体中选择打印机和打印范围和份数，即可进行打印，如图 6-26 所示。 6.5 打印报 表 6.5 打印报 表 谢谢观看 THANK YOU
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