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1、高新技术会展筹备工作总结高新技术会展筹备工作总结 根据组委会的安排,我们承担了高新技术项目会展的 筹备工作,主要负责会展总体方案的设计和落实、展位分 配、布展,项目展区征集的和招展,联络协调等大会的组 织工作。目前会议的各项会展任务已圆满完成,现将本组的 有关工作情况总结汇报如下: 会展方案的起草工作。在认真总结对接会展经验的基 础上,吸收了相关方面的意见和建议,提出了对接会会展 工作总体方案,进行了讨论修改,并逐步落实推进,为大 会的整体筹备工作顺利推进起到了重要的作用。 大会招展工作。根据工作分工,各接受任务单位,主 要领导亲自挂帅,积极组织力量,利用各种工作渠道,组 织大会招展工作,此项
2、工作,任务重,要求高,难度大, 时间跨度长,由于组委会和各单位领导的重视,参与人员 负责任的工作,会展组圆满地完成了大会的招展工作。 承担展览设计工作。根据组委会的工作部署和总体方 案的要求,起草并多次修订了会展组的工作方案。对接会 的展览风格、会议特色、功能分区进行了总体设计,并根 据大会筹备工作进展及各工作组的具体情况,及时作相应 的调整,保持与组委会的总体工作同步;保持与各工作组 的工作交流和信息沟通,注意与各方面的工作衔接;会展 中心就展馆租用、服务要求、价格优惠幅度等进行了多次 蹉商,经过多次协调、修改,完成了室外、室内展区的平 面布置图和布展示意图,并对展馆的布展提出了统一要求。
3、本次对接会设室内、室外展厅和会议区。室外展厅 4000 平方米;室内展厅 20XX0 平方米,设标准展位 400 个, 450 个参展单位;特装面积共 8200 平方米,设序厅及地市 特别支持单位,国家创新型试点市展区、投资商展区、开 发区县区展区、高校科研院所展区、高新技术项目展区、 环保产业产区、人才交流展区及科技兴贸和国际科技合作 展区。 各展区特装的招投标工作。按照组委会办公室的要求 各功能展区的特装任务,全部对外进行招标,起草了招标 文件和设计脚本,组织了特装设计招标评审会,对中标方 案进行修改,报组委会办公室批准,监督中标单位严格设 计方案,高质量制作。 组织高校院所参展。高校院所
4、的参展工作关系到整个 对接会的项目水平,会展组高度重视驻高校院所的参展动 员工作。在整体方案出台后,会展组即与各单位保持密切 的联系,保持信息通畅。组织召开了高校院所参与对接会 会展工作协调会,讨论有关高校院所参与对接会的会展工作 安排,高校院所派代表参加了会议。会议向各单位通报了 第六届对接会筹备情况,就有关高校院所参与对接会的初 步方案做了说明。与会代表就各自单位的情况对有关参展 问题进行了讨论,提出了不少建设性意见,并表示积极参 与第六届对接会,充分利用这个平台,做好成果推介,扩 大宣传。 展会的布展及现场组织工作。10 月 20 日,会展组进驻 会展中心现场,开始接收各参展单位送来的标
5、准展板,并 对部分预订展位的参展商进行跟踪落实工作;10 月 25 日, 各特装参展商进场施工,会展组重点做好现场协调和质量 安全监督工作,并根据总体进展情况合理安排加班时间, 确保施工质量和进度;10 月 28 日至 30 日,会展组的中心 工作转移到现场管理和服务上,做好人员和展品展件的进 出管理,及时协调解决现场出现的各种问题,尽可能满足 参展商提出的各种要求,协调好领导巡馆、新闻采访等相 关工作;10 月 30 日下午,现场开展撤展,通过精心组织, 使整个撤展过程做到文明、安全、有序,圆满完成展会的 现场组织管理工作。 做好了组委会及办公室交办的其它工作。参与了会议 的协办或特别支持单位的邀请工作;积极参与大会的客商 的邀请工作;利用各种渠道进行对接会的宣传,吸引更多 的投资商参会,及时与他们保持沟通和联系等。 当然,由于部分参展商频繁改变计划、不遵守统一的 时间安排以及信息沟通不及时等原因,展会现场组织工作 的整体进度受到了的影响,也增加了额外的工作量,虽然 这些问题最终得到了解决,但也值得在下次展览组织时给 予重视。