office与平面设计基础 文档自动化.pptx
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1、模块一 Word 2010 项目九 文档自动化 1. Word 2010 的邮件合并。 2. Word 2010 的宏。 掌握知识点 任务 1 自动生成素质单 1. 邮件合并的作用 邮件合并可以按照文档中统一设定的格式,批量操作,例如:批量打 印信封、批量打印学生素质报告单、批量打印工资条、批量打印个人简历 等,避免了繁杂冗长的相同操作。 2. 邮件合并的使用 Word 2010 邮件合并的使用,需要先建立两个文档,一个文档包括所有文 件相同内容的主文档(比如未填写成绩的素质报告单等),另一个是包括变化 信息的数据源,一般用 Excel 电子表格完成(比如填写的收件人、成绩、评定 等级等),然
2、后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件 用户可以保存为 Word 文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去。 3. 自动生成素质报告单 ( 1 )打开文档“ word1.23.docx” ,如图 1-9-1 所示,可以根据个人喜好 编辑文档内容的格式。 ( 2 )单击“邮件”选项卡,如图 1-9-2 所示,选择“开始邮件合并”工 作组的“开始邮件合并”按钮,弹出下拉框,如图 1-9-3 所示。 ( 3 )对邮件合并功能不是特别熟悉的,可以选择单击 ,根据提示向导一步一步完成操作。任务窗格中选择正在使 用的文档类型为 ,单击 。 ( 4 )采用默认设置,单击 。 ( 5 )选
3、择 Word 文档需要的数据源,收件人 , 也可以根据需要 ,单击 ,弹出“选择数据源” 对话框,选择位置。 ( 6 )单击“打开”按钮,由于数 据源内容在“ Sheet1” 中,故采用默认 设置,勾选上 ,单击“确定”按钮,弹 出“邮件合并收件人”对话框,如图 1-9-4 所示。 如果希望编辑好的学生素质报告单 按照总分降序排列显示,可以在如图 1-9-4 所示的对话框中调整收件人列表 ,单击 ,按照“总 分”关键列“降序”排列。 ( 7 )单击 。 ( 8 )在 Word 文档中插入 合并域:光标定位在“姓名:” 后,单击 的箭头,选 择“姓名”;依次将光标定位在 Word 文档的“语文、
4、数学、英 语、计算机、总分、职务、评 语”处,单击“插入合并域”按 钮,选择相应的选项,插入合并 域后的文档如图 1-9-5 所示。 ( 9 )单击 , Word 文档效果如图 1-9-6 所 示,单击 ,会显示下一位同学 的素质报告单。 ( 10 )单击“完成并合并”,选择 ,如图 1-9-7 所示,单击“确定”按钮。 ( 11 )单击任务窗格 ,单击 ,弹 出“合并到打印机”对话框,如图 1-9-8 所示。 ( 12 )最终 Word 文档自动处理完成,另存为“ word1.24.docx” 。 任务 2 自动删除空段和设置行 距 1. 宏的作用 宏是一系列 Word 命令和指令,这些命令
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