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库存管理 文档编号-页号： J4202D - 第6 页 流程： 工程配套及维护物料验收及入库 流程编号： 3.2d 版本： 1 发行日期： 25/10/1999 文档状态： 初稿 4.2.2.6 工程配套及维护物料验收及入库 流程目的 规范工程配套及维护物料验收及入仓库程序。核对供应商送来的货品是否与送货资料在数量及型号上是否匹配并将实物入库及将资料准确输入。 适用范围 本流程适用於 省公司中央采购部门统购大部分主要工程配套及维护物料。当供应商送货时省仓库利用此流程将来品检验及入仓库。待市公司需要时再发到市公司使用。市公司采购的部分工程配套及维护物料也可利用此流程入市仓库。 此流程包括了: 核对实物跟送货单与合同或采购单； 实物及系统入库。   流程说明 编号 任务说明 处理方式 文档输入 文档输出 负责部门 监控要点 3.2.1 与供应商确认送货日期 与供应商确认送货日期，并把资料输入系统。 手工/库存模块 - - 省中央采购部门 市办公室 送货是否准时将决定会否对供应商收取罚款，也是对供应商表现评审的指标。 3.2.2 通知仓库准备入库 通知仓库有关入库货品的资料如送货日期、货品类别、数量等。通信媒介可以是传真、电子邮件等。 手工/系统 - - 省中央采购部门 市办公室 送货日期必须盅量准确，任何更改须盅快更新系统资料。 3.2.3 准备接收 仓库管理员跟据系统或手工入库资料安排充足的地方和人手准备接收。 手工 - - 省运行维护部仓库管理员 市维护部仓库管理员 - 3.2.4 送货 供应商跟据原定日期送货。 手工 - 送货单 供应商 - 3.2.5 核对实物跟送货单和采购单 仓库跟据送货单核对实物及采购单在货品数量，型号是否一致。 手工/库存模块 送货单/ 采购单 - 省运行维护部仓库管理员 市维护部仓库管理员 必须确定接收的货品及数量跟送货单及采购单上的资料一致方可接收。 必须要求供应商的送货单有详细物料资料。 3.2.6 退回供应商 仓管员拒绝接收货品并要求供应商退回货品。理由可以是以下其一： 省中央采购部没有有效的通知(欠采购单)； 大部份货品从外表已可判断为坏品； 部份已坏等。 手工 - - 省运行维护部仓库管理员 市维护部仓库管理员 不接收的货品须及时通知省中央采购部门及更新系统的接收资料。 3.2.7 开箱检查 采购部和仓库员工一同跟据送货单开箱检查货物。 手工 送货单 - 省中央采购部门 市办公室 省运行维护部仓库管理员 市维护部仓库管理员 检查员工须小心检验，确保数量和质量都附合企业采购要求； 采购部及仓库员工须同时检查，以提高监管分工。 3.2.8 实物入库 如开箱检查确认数量和质量都附合企业采购要求，仓管员接收货物及按货品类别搬运到已检区。 手工 已确认的送货单 - 省运行维护部仓库管理员 市维护部仓库管理员 - 3.2.9 系统入库 仓管员跟据送货单录入入库资料，资料为货品项目、数量、接收日期、仓管员等。 系统入库后，仓管员打印验货单作为凭证 库存模块 - - 省运行维护部仓库管理员 市维护部仓库管理员 登记入库的资料必须标明已检验； 如接收货品是没有采购单，用杂项入库。 3.2.10 签名确认 采购部和仓库员工须于验货单上签名确认资料无误。 手工 验货单 已确认验货单 省中央采购部门市办公室 省运行维护部仓库管理员 市维护部仓库管理员 有参与检验的员工应在验货单上签名确认。 验货单应同时存档于有关部门。 3.2.11 好品实物入库 如果开箱检查货物发现有壞品，仓管员只接收好品及按货品类别搬运到已检区。 手工 已确认的送货单 - 省运行维护部仓库管理员 市维护部仓库管理员 仓管员必需分開好品及坏品，而且只接收好品入库。 3.2.12 好品系统入库 仓管员跟据送货单录入入库资料，资料为货品项目、好品数量、接收日期、仓管员等。 系统入库后，仓库打印缺货单作为凭证。 库存模块 - 缺货单 省运行维护部仓库管理员 市维护部仓库管理员 登记入库的资料必须标明已检验。 3.2.13 签名确认 采购部和仓库员工须于验货单上签名确认资料无误。 手工 缺货单 已确认缺货单 省中央采购部门市办公室 省运行维护部仓库管理员 市维护部仓库管理员 有参与检验的员工应在缺货单上签名确认。 缺货单应同时存档于有关部门。 3.2.14 跟供应商商议 采购部应跟供应商联络商议有关缺货解决方法。 手工 缺货单 - 省中央采购部门 市办公室 跟供应商确认的解决方案应登记于系统中； 通知仓库或计财部有关方案。 3.2.15 补发缺货 供应商负责补发缺货。 手工 缺货单 - 供应商 - 毕马威顾问有限公司 此文件尚属草拟阶段，一切内容以最终稿为准；此文件仅供中国电信(香港)有限公司内部传阅。