《档案管理学（第四版）》课件第七章 档案信息资源开发与利用.ppt

1、第七章第七章 档案信息资源开发与利用档案信息资源开发与利用第七章 档案信息资源开发与利用本章重点讲三个方面的内容:一、档案信息资源开发的意义和原则。二、档案信息资源开发面临的主要障碍和应采取的措。三、档案提供利用的含义与我国档案利用理论的形成及发展。第一节 档案信息资源开发 的意义和原则一、档案信息资源开发的含义二、档案信息资源开发的意义三、档案信息资源开发的原则一、档案信息资源开发的含义当今信息时代,信息成为一种资源已是人们的共识,开发作为社会记忆工具的档案的信息资源为社会服务,已成为档案部门的中心任务。档案信息资源开发,就是档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术,发掘、采集、加工、存

2、储、传输所收藏档案中的有用信息,方便利用者利用,以实现档案的价值和作用。这一概念,包含以下内容:一、档案信息资源开发的含义第一,档案信息资源开发主体是档案管理部门及其工作人员。第二,档案信息资源开发的对象是指经过条理化、系统化并保存起来的馆(室)藏档案,档案实体的有序化和科学管理,为档案信息资源开发奠定了良好的基础。第三,开发档案信息要采用专业方法与现代化技术相结合的方式,我们既要与时俱进,采用现代化技术手段,对档案信息进行采集、加工、存储和传输,又要对传统的、专业的开发档案信息资源的方法,予以继承和发扬,并将二者有机结合起来。第四,档案管理部门和档案工作人员(主体)对馆(室)藏档案(客体)中

3、的有用信息进行浅加工和深加工。第五,档案馆收藏的是处于静态的档案信息,经过档案工作人员的采集、加工、存储后,需要正常输出传递给利用者,以满足社会上方方面面的利用需要,这一过程被称为档案信息传输工作。二、档案信息资源开发的意义(一)档案信息资源开发是实现档案自身价值的根本途径(二)档案信息资源开发是发展档案事业的需要(三)档案信息资源开发能使档案工作更好地为社会精神文明和物质文明建设服务二、档案信息资源开发的意义(一)档案信息资源开发是实现档案自身价值的根本途径档案是国家宝贵的信息资源,反映国家、社会、人民活动的方方面面,内容广泛,形式多样,数量浩瀚,门类众多,具有政治、经济、科学、文化等各方面

4、的价值。但档案信息资源除一般信息的共性外,还具有以下特性:一是分散性，二是档案信息的历史性，三是原始性，这些特性决定了档案信息资源的开发,并不是简单地打开库房变成阅览室就行了,而是要对档案中记录的各种信息进行分析、整理、归纳、加工,从原始的、分散的、芜杂的档案材料中提炼出真正对现实有用的东西。因此,只有对档案信息资源进行开发,加工成档案信息产品,使其为利用者所用,才能产生新的生产力、新的知识、新的社会效益和经济效益,体现其自身的价值。二、档案信息资源开发的意义(二)档案信息资源开发是发展档案事业的需要长期实践证明,只有开发档案信息资源,使“静态档案”变成“动态信息”,提供给利用者广泛地、反复地

5、、多角度、全方位、连续不断地利用,才能转化为物质形态的生产力。才能充分发挥档案的凭证、参考、研究等方面的作用。才能增强社会的档案意识,取得领导的重视和社会各界的支持,为档案工作发展创造良好的外在氛围。才能解决档案工作中普遍存在的一些矛盾(如档案原件存储信息的静止状态与利用要求档案信息变成动态信息的矛盾。档案产生分散、零乱、庞杂等状态,与利用者要求获得档案信息应具有针对性、浓缩性、系统性的矛盾;档案原件是孤本与利用者的要求广泛输出档案信息的矛盾;等等)。才能满足社会广大利用者的需求,使其成为推动社会生产力发展的催化剂。因此,档案信息资源开发是档案事业的生命与活力所在,是发展档案事业的必备条件。二

6、、档案信息资源开发的意义(三)档案信息资源开发能使档案工作更好地为社会精神文明和物质文明建设服务档案信息资源开发应为精神文明作出贡献。我国历史悠久,各级、各类档案馆室中保存有极其丰富的档案资料,它们翔实记录了国家、民族、地区的历史足迹,记录了新中国社会主义建设的伟大成就,是进行爱国主义、集体主义、社会主义教育的生动素材。档案记载和反映了经济的发展和进步、各行各业的生产经营与管理活动,不仅具有凭证价值和情报价值,而且具有较强的知识性和较大的信息量,是生产建设的重要依据,能为社会主义现代化建设提供决策和参考信息,对制订经济计划、检查和总结生产状况,推广先进技术和管理经验,以及防灾减灾等都有着十分重

7、要的作用。因此,充分开发档案信息资源,使档案资源转化为直接的生产力要素,对提高社会生产力、加强经济管理、提高经济效益具有重要的意义。三、档案信息资源开发的原则(一)资源为王原则(二)信息组织原则(三)信息激活原则(四)有效利用原则(五)整体效益原则三、档案信息资源开发的原则(一)资源为王原则根据中华人民共和国档案法规定,机关档案室是保管本单位档案的内部机构,档案馆是永久保管档案史料的基地,是提供档案为社会服务的中心。档案馆(室)性质决定了档案信息资源开发必须以所收藏档案为基础,因馆(室)制宜,扬长避短,突出馆(室)藏特色,做好开发工作。只有各级、各类档案馆(室)从本身的实际出发,大力丰富馆(室

8、)藏,最大限度地发挥馆(室)藏优势,坚持馆(室)藏基础原则,才能对档案信息资源开发以至档案事业的发展起到推动作用。实践表明,只有依托丰富的档案资源,才能切实提高档案信息资源开发的整体水平。三、档案信息资源开发的原则(二)信息组织原则档案信息资源开发的首要工作是使档案信息资源结构有序化。简单地讲,就是为利用者利用档案信息建立查找入口处,并把这些入口处集中在一起,架起一座档案信息与利用者之间沟通的桥梁,这就是通常说的建立检索系统目录、索引、数据库。三、档案信息资源开发的原则(三)信息激活原则信息激活是档案信息资源开发的最基本和最高的目标性原则。从档案部门来讲,为了有效地提供档案信息为利用者服务,需

9、要不断提高档案信息的开发层次,进行浅加工和深加工,把档案中有用的潜在信息挖掘出来,及时提供给利用者,才能发挥档案的最大效益和实现其价值。对档案利用者来讲,信息激活体现在对档案信息的消化、吸收、利用,继而产生新的知识上。激活档案信息的方法主要有三种。1.信息的分解和析出2.信息的浓缩和提炼3.知识的综合归纳三、档案信息资源开发的原则(四)有效利用原则它要求档案馆(室)在档案信息资源开发中要找到更多的利用者,而利用者能方便快速地获得更多的档案信息,以实现档案信息充分利用的目标。实现这一目标的途径有:1.扩大档案信息对不同利用者的适应性2.充分发挥检索和信息传输系统的作用3.引导与帮助利用者在有限的

10、时间内增加对不同档案信息的利用三、档案信息资源开发的原则(五)整体效益原则在市场经济条件下,开发档案信息不计成本、不讲效益是不行的。开发档案信息资源是为了利用,为了产生经济效益和社会效益,这就涉及投入与产出的关系问题。只有产出大于投入时,投入才是有效的,这就要求有务实态度,以与现在经济基础相适应的方式来进行档案信息资源开发的投入,切忌好高骛远,片面追求硬件设备的高、精、新、尖,造成得不偿失的后果,必须遵循投入产出规律,深入研究如何科学地、经济地投入人力、财力、物力,以获取最佳、最大的效益。效益原则的内容是多方面的:从范围上看,有局部效益和整体效益;从时间上看,有现实效益和长远效益;从价值上看,

11、有社会效益和经济效益。开发档案信息资源时,要有轻重缓急之分,局部服从整体,优先考虑急需者和发挥效益较大者,既要强调现实效益的发挥,又要采取积极有效的措施,保护档案原件,以便于今后的利用,发挥其长远效益。既应重视社会效益,又不能忽视经济效益,社会效益中隐含着经济效益,经济效益中融有社会效益,二者相辅相成。因此,档案信息资源开发应力求做到现实效益与长远效益相统一,局部效益与整体效益相协调,社会效益与经济效益并重。第二节档案信息资源开发面临的主要障碍和应采取的措施一、当前档案信息资源开发面临的主要障碍二、档案信息资源开发应采取的措施一、当前档案信息资源开发面临的主要障碍(一)社会环境方面1.封闭落后

12、的传统观念的束缚我国历史上曾长期处于半封建、半殖民地状态,受自给自足小农经济的影响,闭关锁国和故步自封,在人们头脑中形成了重物质、轻信息,重眼前、轻长远,重微观、轻宏观等不正确观念。社会交流与信息意识较差,人们档案意识淡薄,反映在档案工作方面,则是长期只注意收藏,限制了档案信息资源的开发、交流与利用服务。2.部分国民文化素养还不够高由于历史原因,我国部分国民的文化水平不高,这在客观上使我国目前利用档案信息的范围受到较大的局限。3.受经济发展水平的制约我国还是一个发展中国家,生产力水平还不够高,经济还不太富裕,不可能对档案事业有较大的投入。档案信息资源开发与日常维护需要大量的资金,政府对档案事业

13、的拨款除维持正常运转外,进行相应建设已显得捉襟见肘,从而制约了档案信息资源的开发。一、当前档案信息资源开发面临的主要障碍(二)档案部门自身方面1.档案人员观念上的障碍一是受重藏轻用观念的制约,千百年来,档案部门处于封闭状态,几乎与世隔绝,重藏轻用思想根深蒂固,对档案信息资源开发重视不够。二是“保密保险,利用危险”的心态,使档案人员对档案信息资源开发顾虑重重,束手束脚,甚至不敢或不愿向外界传输档案信息。三是有一部分人跟不上改革开放的新形势,缺乏竞争与开拓创新意识,自我封闭,孤芳自赏,看摊守堆,因循守旧,安于现状,未能与时俱进和强化社会参与意识,对社会和用户了解不够,限制了档案信息资源开发的积极性

14、和主动性。一、当前档案信息资源开发面临的主要障碍(二)档案部门自身方面2.工作上的障碍(1)没有建立起丰富的档案信息资源保障体系。(2)档案业务基础建设中还存在收集不齐全,归档率低,案卷质量不高,查找困难,保护不到位,标准化、规范化、现代化步伐不够快等因素,制约了档案信息资源的开发。(3)档案部门利用服务方式单一、范围狭窄。(4)检索工具质量不够高和传输档案信息的手段落后。(5)开发主体单一化。一、当前档案信息资源开发面临的主要障碍(三)用户方面的障碍1.社会档案意识淡薄千百年来,档案收藏于宫廷与官府深宅大院的石室金匮(柜)之中,几乎与外界隔绝,蒙上了一层神秘的面纱,人们对档案的价值与作用知之

15、甚少,加上对开发利用档案信息的宣传不够,公众对如何去档案馆(室)查阅利用档案的手续不清楚,以及利用制度偏严等多种因素,使用户产生对档案信息需求的动力不足现象。2.受利用者获取信息习惯的限制当今信息时代,用户获取有用信息的渠道很多,一般用户偏爱不借助信息机构由自己直接完成信息交流,如从网络上直接获取和交流信息等。3.用户获取档案信息能力的制约目前除了专家学者、研究人员、机关工作人员以及文化素质高的群体利用与获取档案信息的能力较强外,一般的普通利用者利用档案信息的能力受到局限。二、档案信息资源开发应采取的措施(一)创新观念1.继承与创新发展观念2.被动服务与主动服务并举观念3.社会观念(或称开放观

16、念)4.文化观念5.信息共享观念(二)做好宣传,改善环境(三)优化丰富馆(室)藏和健全档案信息开发机构,确立资源与人员的保障体系(四)充分利用信息技术(五)以用户需求为导向,以创造名牌档案信息产品为目标(六)走特色开发之路第三节档案提供利用的含义与我国档案利用理论的形成及发展一、档案提供利用工作的含义二、我国档案利用理论的形成与发展一、档案提供利用工作的含义档案提供利用工作,亦称档案利用工作,是档案保管部门以所收藏的文化财富为依据,通过一定的方式与方法,直接提供档案信息,为社会各项事业服务的一项业务活动。档案提供利用工作的基本内容,包括了解和熟悉馆(室)藏档案信息的内容和成分及各种档案检索工具

17、的使用方法;分析和预测社会对档案信息的需求特点,把握档案利用需求的发展规律;向档案用户介绍和报道馆(室)藏中的相关的档案信息线索,积极开展档案咨询服务;通过各种方式和方法,迅速、准确地向档案用户提供他们所需要的档案文献。二、我国档案利用理论的形成与发展根据史料记载,从西周到“中华民国”都有档案利用工作,利用档案一是资政,为官府服务;二是育人,统治者以档案为教材、教育培养后代;三是编纂档案史料和提供档案材料为编史修志服务。新中国成立后,由于党和国家对档案和档案工作的重视,档案利用工作也获得了很大发展。1978年12月,随着党的十一届三中全会的胜利召开,我国的档案利用理论研究,在“解放思想,实事求是”思想路线的指引下获得新生。思考与复习题1.简述档案信息资源开发的含义与意义。2.简述档案信息资源开发的原则。3.档案信息资源开发面临的主要障碍有哪些?4.简述档案信息资源开发应采取的措施。5.简述档案提供利用、档案利用、档案信息资源开发之间区别与联系。6.简述我国档案利用理论的形成与发展过程。