1、 ExcelExcel 应用技巧汇录 2 2/239239 目 录 基础操作.25 保持与低版本格式兼容.25 锁定常用文档.25 清除打开的文件记录.25 快速恢复未保存的文件.26 巧设自动保存时间间隔.26 轻松修改默认用户名称.26 批量修改多个文档的作者.27 巧妙扩大编辑区域.27 通过鼠标智能缩放窗口.27 让 Excel 自动滚屏.28 改变快速访问工具栏位置.28 巧妙设置快速访问工具栏.28 禁止显示浮动工具栏.28 巧妙设置状态栏.29 取消消息栏警报.29 拆分窗口对照比较数据.29 让 Excel 会多种语言.30 让 Excel 快速启动.30 添加“开发工具”选项
2、卡.31 数据复制 查找 替换.31 快速移动或复制单元格.31 在同一行或同一列中复制数据.31 复制数据时保留原数据.32 通过剪贴板复制数据.32 删除剪贴板中的内容.32 隐藏单元格中的数据.32 3 3/239239 快速插入单元格数据.33 快速选择数据区域.33 快速选择“文本”型数据.33 多个工作表中同时输入数据.34 轻松使用撤销功能.34 快速撤销数据.34 快速恢复数据操作.34 删除数据内容.35 轻松删除重复数据.35 删除工作表中的所有内容.35 轻松快速查找所需的数据.35 进行简单的替换.36 通过设置格式进行替换.36 巧用替换功能.36 同增同减单元格区域
3、数据.37 行列数据转置.37 行和列的操作.38 快速插入单行.38 快速插入多行或多列.38 继续插入行或列的操作技巧.38 隔行插入空白行.39 快速删除空行.39 快速冻结工作表首行或首列技巧.39 更改工作簿的默认列宽.39 单元格条件设置.40 巧用大于和小于条件格式.40 巧用等于条件格式.40 巧用数据段范围条件格式.41 巧用关键字设置单元格样式.41 巧用日期设置单元格样式.41 4 4/2 23939 快速标记重复数据.41 巧用项目特定范围设置单元格.42 巧用项目平均值设置单元格.42 巧用项目百分比设置单元格.43 巧用数据条显示数据大小.43 巧用三色刻度显示数据
4、.43 巧用图标集标注单元格数据.44 单元格隔行着色巧设置.44 巧妙设置表格立体效果.45 排序和设置.45 快速对单列进行排序.45 快速对多列进行排序.46 按自定义序列排序.46 根据单元格颜色排序.46 按行对数据进行排序.47 按笔划对数据进行排序.47 巧用函数进行随机排序.48 巧用函数实现按字符个数排序.48 利用 IF 函数进行排序.48 按字母与数字的混合内容进行排序.49 筛选的应用.49 快速进行自动筛选.49 快速使用自定义筛选.49 筛选同时满足多个条件的数据.50 筛选满足其中一个条件的数据.50 巧用高级筛选复制数据.50 巧用高级筛选作标记.50 快速筛选
5、空白数据行.51 快速筛选重复记录.51 使用通配符进行筛选.51 5 5/239239 在受保护的工作表中使用筛选.51 工作簿操作.52 使用快捷键新建工作簿.52 利用模板新建工作簿.52 使用按钮快速保存工作薄.52 使用快捷键快速保存工作簿.53 同时打开多个工作簿.53 自动打开指定工作簿技巧.53 一次性关闭所有工作簿.53 以只读方式打开工作簿.53 以副本方式打开工作簿.54 在同一窗口显示多个工作簿.54 在多个工作簿间快速切换.54 生成备份工作簿.54 为工作簿设置密码.55 保护工作簿结构和窗口.55 为工作簿添加摘要信息.56 通过转换格式修复工作簿.56 通过打开
6、选项修复工作簿.56 多人巧妙共享工作簿.57 共享工作簿轻松用.57 及时更新共享工作簿.57 显示工作簿的完整路径技巧.57 简繁转换不求人.58 工作表操作.58 快速增加默认工作表数量.58 快速添加新工作表.58 快速选择多个连续工作表.59 快速选择多个不连续工作表.59 快速插入多个工作表.59 6 6/239239 快速隐藏工作表.59 快速隐藏工作表.59 快速重命名工作表.60 快速切换工作表.60 快速复制工作表.60 快速删除工作表.60 保护工作表.61 调整工作表显示比例.61 自定义工作表显示比例.61 工作簿内快速移动工作表.62 移动工作表到新工作簿.62 工
7、作簿间快速移动工作表.62 隐藏工作表网格线.62 自定义工作表标签颜色.62 隐藏工作表标签.63 巧妙添加工作表图片背景.63 快速删除工作表背景.63 单元格选取与格式设置.63 选择单个单元格.63 选择连续的单元格区域.63 选择不连续的单元格区域.64 快速选择工作表的数据区域.64 更改回车键移动方向.64 让单元格自动换行.64 快速为单元格命名技巧.65 为选定区域定义名称.65 通过名称选择单元格区域.65 快速定位单元格.65 固定当前活动单元格.66 选择包含链接的单元格.66 7 7/239239 自动调整行高和列宽.66 精确调整行高或列宽.66 复制表格时不改变列
8、宽.67 通过复制来修改列宽.67 调整 Excel 奇数行行高.67 隐藏单元格行或列.68 取消隐藏行或列.68 为单元格添加批注.69 快速切换批注.69 显示全部批注.69 让批注位置随单元格变化.69 按照批注进行查找.70 快速删除批注.70 单元格式样设置.70 巧妙划分数据等级.70 巧妙设置注释文本样式.71 快速设置数据为货币样式.71 在工作薄间复制单元格样式.71 快速设置表格样式.71 快速扩展套用格式后的表格.72 使用隐藏办法删除标题行.72 先转换为区域再删除标题行.72 使用关键字设置单元格样式.72 使用日期设置单元格样式.73 快速标记重复数据.73 使用
9、项目特定范围设置单元格.74 数据输入 导入 快速填充.74 输入数据常用技巧.74 快速输入上次输入的数据.74 自动输入重复数据.75 8 8/239239 关闭自动输入重复数据功能.75 设置竖排数据.75 巧妙输入货币符号.75 批量为数据添加计量单位.76 添加千位分隔符.76 快速输入日期.76 批量转换日期格式.77 巧用数字输入特殊时间.77 快速输入分数.77 快速输入以 0 开头的数字.77 快速输入 15 位以上的数据.78 自动设置小数位数.78 设置特殊格式数据.78 导入 Word 表格中的数据.79 启用自动填充柄功能.79 复制数据或填充连续数据.79 快速填充
10、等差序列.79 快速填充等比序列.80 自定义填充.80 不带格式填充数据.80 自动填充公式结果.81 设置自动更正选项.81 在工作表之间复制数据.82 分类汇总与设置.82 了解分类汇总.82 快速清除分级显示符号.83 自动建立分级显示.83 手动建立分级显示.83 轻松打印分类汇总数据.84 每页显示固定数量的汇总记录.84 9 9/239239 嵌套分类汇总.84 更改汇总方式.85 删除分类汇总.85 合并计算.85 按位置合并计算.85 按类合并计算技巧.86 不同种类的合并计算.86 通过公式合并计算.86 巧用合并计算添加数据.87 删除合并计算中的源区域.87 快速用合并
11、计算统计数量.87 快速用合并计算统计重复次数.87 巧妙删除任意列.88 设置自动更新数据源.88 数据有效性设置.88 禁止输入重复数据.88 设置输入信息.89 设置出错警告.89 控制输入小数的位数.89 限制单元格中文本的长度.89 取消设置的数据范围限制.90 使中英文输入法自动切换.90 圈释无效数据.90 取消圈释出的无效数据标志.90 在单元格中添加下拉列表框.91 通过定义名称创建下拉列表框.91 复制数据有效性设置.91 在工作表中查找包含数据有效性的单元格.92 单变量求解.92 单变量求解鸡兔问题.92 1010/239239 单变量求解预期存款问题.92 单变量求解
12、可贷款金额问题.93 单变量求解贷款年限问题.93 单变量求解函数运算问题.94 单变量求解预测销售金额问题.94 模拟运算表运用.94 单变量模拟运算表求解房贷问题.94 单变量模拟运算表求解产品销售量与利润额问题.95 双变量模拟运算表求解房贷问题.95 双变量模拟运算表求解销售量、销售单价与利润额问题.96 将模拟运算结果转换为常量.96 删除模拟运算结果.97 方案管理器应用.97 快速建立方案.97 显示查看建立的多个方案技巧.97 对方案进行编辑处理.98 合并不同工作表中的方案.98 创建方案摘要技巧.98 创建数据透视表方案摘要.99 通过比较方案查找出最佳方案.99 规划求解
13、应用.100 加载规划求解.100 建立“两种产品生产基本信息”规划求解模型.100 使用“规划求解”求解出两种产品最佳总收益额.100 建立“所有产品利润最大化生产方案”规划求解模型.101 使用“规划求解”求解出所有产品利润最大化生产方案.101 分析工具库应用.102 加载分析工具库.102 用描述统计分析培训成绩.103 相关系数分析.103 1111/239239 直方图分析工具.104 排位与百分比排位分析工具.104 比较预测销售额和实际销售额.104 使用指数平滑分析预测未来值.105 协方差分析.105 单因素方差分析.105 无重复双因素方差分析.106 可重复双因素方差分
14、析.106 使用“F-检验 双样本方差分析分析数据相关性.106 公式与函数基础应用.107 输入公式.107 使用其他符号开头来输入公式.107 利用填充功能快速实现统计计算.108 快速显示工作表中的所有公式.108 保护和隐藏工作表中的公式.108 在新输入的行中自动填充上一行的公式.108 使用工具栏按钮输入函数.109 使用自动完成功能输入函数.109 使用插入函数对话框输入函数.109 公式中常用的运算符.109 运算符的优先级顺序.110 数据源的相对引用.111 数据源的绝对引用.111 数据源的混合引用.111 三维数据源引用.112 在多张工作表中引用数据源.112 在多个
15、工作簿中引用数据源.112 快速改变数据源引用类型.113 函数的高级应用.113 按规则定义名称.113 1212/239239 创建名称.114 使用名称框命名.114 定义常量和公式名称.114 快速查看名称中的公式.114 快速选择名称对应的单元格区域.115 以图形的方式查看名称.115 通过“监视窗口”来监视数据.115 通过“显示公式”查看工作表中所有的公式.116 通过“公式求值”来检查计算公式.116 通过“错误检查”功能来检查错误值.116 追踪引用单元格.117 技巧 13 追踪从属单元格.117 移去追踪箭头.117 获取错误值的解决帮助.117 数组公式应用.118
16、认识数组及其特性.118 快速输入常量数组.118 了解数组之间运算的规则.119 数组公式.120 多重计算与数组公式的区别.121 慎用逻辑函数与多重*、+计算互换.121 了解多单元格数组公式的几大特征.123 使用多单元格数组公式.124 多维引用模型.124 函数在行政管理中的应用.125 对员工的技能考核进行星级评定.125 考评员工成绩是否达标.125 IF 函数配合 LEFT 函数根据代码返回部门名称.125 根据消费卡和消费金额派发赠品.126 标注出需要核查的项目.126 1313/239239 从编码中提取合同号.126 返回值班安排表中日期对应的星期数.127 计算工程
17、完工日期.127 填充 12 个月的月份名.127 建立产品的订单编码.127 计算生产部门人数和运输部门人数.128 计算几位员工向公司借款的总借款天数.128 判断员工考核成绩是否合格.128 根据员工编号自动查询相关信息(向量型).129 根据员工编号自动查询相关信息(数组型).129 函数在人力资源与信息管理中的应用.129 根据员工的销售量进行业绩考核技巧 1.129 根据年龄判断职工是否退休.130 根据职工性别和职务判断退休年龄.130 统计员工试用期到期的人数.130 根据员工的出生日期快速计算其年龄.130 自动追加工龄工资.131 计算年假占全年工作日的百分比.131 计算
18、出员工年龄.131 计算出员工工龄.132 从 E-mail 地址中提取账号.132 从身份证号码中提取出生年份.132 从身份证号码中提取完整的出生日期.132 从身份证号码中判别性别.133 快速生成对客户的称呼.133 判断员工是否已签到.133 累积员工每日得分.134 汇总男女职工总数.134 统计出指定部门获取奖金的人数(去除空值).134 函数在市场营销中的应用.135 1414/239239 查找销售员指定季度的产品销售数量.135 查询特定门面、特定月份的销售金额.135 统计不同时间段不同类别产品的销售金额.135 按业务发生时间进行汇总.136 统计某个时段之前或之后的销
19、售总金额.136 统计两种类别或多种类别品总销售金额.136 统计某一日期区域的销售金额.137 根据产品的销售量与单价计算总销售额.137 从销售统计表中统计指定类别产品的总销售额.137 同时统计出某两种型号产品的销售件数.137 统计指定店面指定类别产品的销售金额合计值.138 统计非工作日销售金额.138 统计销售记录条数.138 统计出各类别产品的销售记录条数.138 统计前三名销售人员的平均销售量.139 函数在财务计算中的应用.139 计算某公司的几项借款的总借款天数.139 计算某公司几项借款还款的剩余天数.139 计算几位员工向公司借款的总借款天数.139 自动生成凭证号.1
20、40 筛选掉某些科目.140 分别统计收入和支出.140 计算出一组不定期盈利额的净现值.141 计算某项投资在可变利率下的未来值.141 计算投资期内要支付的利息.141 计算某项投资的内部收益率.141 计算某项投资的修正内部收益率.142 计算出不定期发生现金流的内部收益率.142 计算某项借款的收益率.142 计算某项保险的收益率.142 1515/239239 求定期付息有价证券的应计利息.143 求有价证券的贴现率.143 求国库券的等效收益率.143 求国库券的收益率.144 根据工作时间计算 12 月工资.144 统计各部门工资总额.144 函数在仓储管理中的应用.145 自动
21、比较两个部门的采购价格是否一致.145 识别库存产品的产品类别.145 使用数组公式核对两组库存产品数据.145 计算出库的月份有几个.146 提取入库产品的类别编码.146 显示指定的店面的出库记录.146 统计无货商品的数量.147 统计某一类产品的最高出库单价.147 对每日出库量累计求和.147 计算产量最高的季度.148 函数在贷款和投资计算中的应用.148 计算贷款的每期偿还额.148 当支付次数为按季度支付时计算每期应偿还额.148 计算贷款每期偿还额中包含的本金额.149 计算贷款每期偿还额中包含的利息额.149 计算出住房贷款中每月还款利息额.149 计算购买某项保险的未来值
22、.150 计算住房公积金的未来值.150 计算购买某项保险的现值.150 计算出某项贷款的清还年数.150 计算出某项投资的投资期数.151 计算企业项目投资净现值.151 计算某项投资的年金现值.151 1616/239239 函数在固定资产管理用的应用.152 采用直线法计算出固定资产的每年折旧额.152 采用直线法计算出固定资产的每月折旧额.152 采用直线法计算出固定资产的每天折旧额.152 采用固定余额递减法计算出固定资产的每年折旧额.153 采用固定余额递减法计算出固定资产的每月折旧额.153 采用双倍余额递减法计算出固定资产的每年折旧额.153 计算出固定资产部分期间的设备折旧值
23、.154 采用年限总和法计算出固定资产的每年折旧额.154 采用直线法计算累计折旧额.155 采用余额递减法计算累计折旧额.155 采用年限总和法计算累计折旧额.156 计算每个会计期间的折旧值.156 如何以法国会计系统计算每个会计期间的折旧值.156 图表、迷你图创建数据系列设置.157 快速创建数据图表.157 巧妙创建不连续数据区域图表.157 拖动方法添加数据系列.157 使用复制方法添加数据系列.158 在图表中直接删除数据系列.158 快速删除复杂图表数据系列.158 使用拖动方法修改数据系列.158 通过公式快速修改数据系列技巧.159 使用命令调换数据系列次序.159 使用公
24、式调换数据系列次序.159 快速创建数据“迷你图”.159 单击“确定”按钮关闭对话框。.160 图标中对象格式设置.160 快速添加标题.160 设置图表标题艺术字效果.160 1717/239239 设置图表标题的特效.161 设置图表标题竖排.161 重新调整图例的显示位置.161 实现让水平轴从右向左显示.161 重新设置坐标轴的刻度.162 根据图表需求更改刻度线标签的位置.162 设置坐标轴颜色.162 巧妙调整坐标轴刻度单位技巧.163 巧妙反相坐标轴数值.163 快速隐藏坐标轴.163 横向分割绘图区.163 纵向分割绘图区.164 巧妙显示差距大的数据序列.165 隐藏图表网
25、格线.165 将图表中的网格线更改为虚线条.166 图表美化设置.166 设置图标区的边框颜色.166 轻松调整图表布局.166 快速设置图表样式.166 设置图表阴影特效.166 设置图表棱台特效.167 设置图表纹理填充效果.167 设置图表渐变填充效果.167 设置图表图片填充效果.168 趋势线、误差线设置与应用.168 为图表添加趋势线.168 用 R 平方值判断趋势线的可靠性.169 使用移动平均趋势线.169 重新更改趋势线的名称.169 在图表中显示趋势线的公式.170 1818/239239 如何正确选择趋势线类型.170 使用趋势线轻松进行预测.170 为图标添加折线.17
26、1 快速设置误差线样式.172 典型图表编辑与应用.172 轻松创建瀑布图.172 轻松创建复合图表.173 轻松创建柏拉图.173 轻松创建步进图.174 轻松创建云梯图.175 轻松创建函数曲线图.176 轻松创建突出型饼图.176 轻松创建突出型饼图技巧.177 动态图标编辑与应用.177 轻松创建动态图表.177 新建动态折线图.178 重新设置坐标轴的最小值.178 为系列添加垂直线.178 建立辅助序列.178 将图表数据系列定义为名称.179 使用定义的名称建立图表.179 添加百分比数据标签并显示两位小数.180 新建圆环图.180 定义图表数据系列的名称.180 数据透视表新
27、建.181 轻松创建数据透视表.181 按照不同需要创建透视表.181 快速添加数据透视表字段.182 使用外部数据源创建数据透视表.182 使用多个表创建数据透视表.183 1919/239239 快速删除数据透视表.183 在当前工作表中显示数据透视表.183 添加字段分析数据.183 选择数据库中部分数据建立数据透视表.184 删除不需要的字段.184 改变字段的顺序.184 调整字段得到各类统计结果.185 更改透视表的数据源.185 更改“数据透视表字段列表”任务窗格的布局.185 恢复显示丢失的“数据透视表字段列表”任务窗格.185 数据透视表编辑.186 巧妙更改列标签名称.18
28、6 轻松更改数据透视表布局.186 快速设置数据透视表样式.186 快速查看数据详细信息技巧.186 查看单个数据详细信息.186 自定义数据透视表样式.187 更改数据透视表默认的汇总方式.187 统计每天销售记录条数.187 让数据透视表中显示数据为占总和百分比.188 重新设置数据透视表中的数字格式.188 取消字段的标题.188 显示字段的明细数据.188 更改字段的分类汇总方式.189 隐藏特定的记录.189 调整记录的显示顺序.189 移动数据透视表技巧.190 重命名数据透视表.190 设置数据透视表分类汇总布局.190 在汇总项目后插入空行.190 2020/239239 指定
29、特定样式为数据透视表的默认样式.190 自定义公式求解各销售员奖金.191 自定义公式求解各类别商品利润率.191 查看当前数据透视表中自定义的公式.191 将数据透视表转换为普通表格.192 快速清除数据透视表中所有字段.192 删除数据透视表.192 数据透视表数据处理.192 轻松实现行标签排序.192 轻松实现列标签排序.193 轻松实现行总计值排序.193 按数值字段进行排序.193 按数值字段进行排序.193 双标签时数据字段的排序.194 按照不同需求进行筛选.194 按特定值进行标签筛选.195 按特定值进行值筛选.195 清除所作的筛选.195 一次性删除所有筛选.195 在
30、数据透视表中插入“切片器技巧.196 利用“切片器”对数据进行动态分割.196 数据透视表属性设置.196 打开文件时自动更新.196 更改数据透视表汇总方式.197 发布数据透视表.197 禁止他人通过双击单元格查看明细数据.197 显示或隐藏整个报表的总计项.198 解决刷新数据透视表后所有格式都消失的问题.198 解决更新数据源后数据透视表不能相应更新的问题.198 让数据透视表中的空白单元格显示为.199 2121/239239 控制数据透视表中错误值的显示.199 恢复选中单元格时显示提示文字.199 数据透视图创建与编辑.200 快速创建数据透视图.200 更改数据透视图类型.20
31、0 筛选数据透视图内容.200 快速设置数据透视图样式.201 为数据透视图添加漂亮背景.201 通过“图表布局”功能快速设置图表布局.201 在新工作表中显示数据透视图.202 恢复“数据透视图筛选窗格”的显示.202 在数据透视图中明细数据.202 折叠数据透视图中数据到上级项目.202 宏基础操作与范例应用.203 录制一个使用“宏.203 运行录制的宏.203 录制宏的局限性.204 设置宏名的要求.204 建立运行宏的快捷键.204 查看宏代码.205 保存录制了宏的工作簿.205 实现录制的宏应用于所有工作簿.205 将宏指定给图片.206 通过表单控件按钮来执行宏.206 将宏模
32、块复制到另一个工作簿中.206 删除不需要的宏.207 VBR 基础操作与范例应用.207 通过命令按钮执行 VBA 程序.207 解决创建按钮后单击时不执行代码的问题.208 使用正则表达式快速查找和替换.208 2222/239239 快速给多个单元格添加图片批注.209 快速给多个单元格添加图片批注.209 互换两个单元格或区域中的数据.210 打开或禁止单元格自动填充功能.211 将文本字符串的首字母变成大写.212 获取文件夹中的文件列表.213 去除工作表保护密码.215 打开和关闭 VBA 编辑器自动语法检查功能.217 重新设置命令按钮的字体.217 设置命令按钮的图片填充.2
33、17 建立窗体界面并添加控件.218 利用列表框显示表格数据.218 利用日历控件选择日期.218 表格安全设置.219 设置允许用户进行的操作.219 隐藏含有重要数据的工作表.219 指定工作表中的可编辑区域.220 设置可编辑区域的权限.221 解决设置工作表保护却起不到保护作用的问题.221 保护工作簿不能被修改.221 设置工作簿打开权限密码.222 设置工作簿修改权限密码.222 保护公式不被更改.223 阻止文档中的外部内容.223 只保护受保护的工作表中的特定单元格和区域.224 设置允许用户进行的操作.224 保护工作簿窗口不被最大、最小化.225 加密工作簿.225 添加数
34、字签名以保护文档.225 打印与输出操作.225 2323/239239 打印指定的页.225 打印工作表中某一特定区域.226 一次性打印多张工作表.226 将行、列号一同打印出来.226 将工作表上的网格线打印出来.227 将数据缩印在一页纸内打印.227 打印超宽工作表技巧.228 打印工作簿.228 添加多个打印区域.228 一次性打印多份文档.229 打印当前工作表中除设置的打印区域之外的内容.229 建立打印机文件.229 一次性打印多个工作簿.230 在打印时不打印单元格中的颜色和底纹效果.230 以草稿质量打印.230 打印出批注.230 设置工作表中错误单元格的打印方式.23
35、1 将工作表的数据居中打印.231 插入分页符来新起一页.231 将多个打印区域打印到同一页上.231 只打印图表.232 设置图表的打印质量.232 巧妙打印工作表背景.232 实现文档的缩放打印.233 取消打印.233 设置双面打印.233 设置每张打印的页数.233 设置灰度打印.234 保存到 Web.234 创建 PDF/XPS 文档.234 2424/239239 将表格保存为二进制工作簿.234 将表格保存为文本文件.235 功能巧用.235 使用“翻译器”快速翻译文本.235 使用“背景移除工具”去除图片背景.235 使用“截屏工具”快速截取所需界面.236 使用“粘贴预览”
36、功能动态预览.236 使用“照片编辑”“艺术效果功能快速处理图片.236 利用新的 SmartArt 模板创建更精美的流程图.237 使用“迷你图”为数据分析增色.237 使用“切片器”快速分段和筛选数据.238 将文件发布到 SharePoint 库.238 轻松将 Excel 文件转化为 PDF/XPS 文档.239 2525/239239 基础操作基础操作 保持与低版本格式兼容保持与低版本格式兼容 Excel 默认的保存格式为“xlsx”虽然比起旧的.xls 格式，具有体积小等优点，但是却与低版本 Excel 软件不兼容。为兼顾其他版本软件，将 Excel默认的保存格式更改为.xls 文
37、档的操作方法如下。1.启动 Excel 应用程序，单击“文件”选项卡，在左侧功能选项列表中单击“另存为”选项，弹出“另存为”对话框。2.在“另存为”对话框中，单击“保存类型”下拉列表框，选择“Excel97-2003 工作簿(*xls)”选项。3.完成设置后，单击“保存”按钮，以后该文档即可使用低版本的 Excel软件打开。在处理少数文件时这样的操作可能不会觉得有什么问题，但如果是处理大批的文件，则会增加很多工作量。对于这种情况，可以通过更改 Excel保存的默认格式来解决，操作如下。1.单击“文件”选项，在左侧功能选项列表中单击“选项”选项，弹出“Excel 选项”对话框。2.单击左侧的“保
38、存”标签，在“保存工作簿”栏下的“将文件保存为此格式”下拉菜单中选择“Excel 97-2003 工作簿(*.xls)”选项。3.单击“确定”按钮，这样每次保存的时候，Excel 都会默认将工作簿保存为 Excel97-2003 的兼容格式。锁定常用文档锁定常用文档 “最近使用的文档”列表中的文档排列会随着打开其他文档而下降或消失，若用户想将某一个需要经常重复打开的文档固定在该列表中，可按如下方法进行操作。1.单击“文件”选项卡，在“最近使用的工作簿”列表中找到要固定的文档名称，如:3 月份预算汇总.xlsx。2.接着在该文档名称后，单击“将此项目固定到列表”即可。清除打开的文件记录清除打开的
39、文件记录 若用户不希望其他人在“最近使用的文档”列表中看到自己打开文档的记录，可将其清除，操作方法如下。2626/239239 1.单击“文件”选项，在左侧功能选项列表中单击“选项”选项，弹出“Excel 选项”对话框。2.在左侧列表中单击“高级”标签，然后在右侧“显示”栏下的“显示此数目的“最近使用的文档”数值框中输入 0。3.单击“确定”按钮，关闭对话框，单击“文件”选项卡，在左侧功能选项列表中单击“最近所用文件”标签，出现的“最近使用的工作簿”列表为空。快速恢复未保存的文件快速恢复未保存的文件 为避免在编辑 Excel 文件时因遇到停电、电脑死机等意外情况而使信息丢失，Excel 设置了
40、自动保存功能，可在指定时间间隔之后自动保存工作簿，操作方法如下。1 打开未来得及保存的文件，此时窗口中会出现“文档恢复”任务窗格。2.在任务窗格的“可用文件”列表框中单击最近的保存文件，可尽可能多地恢复文档;单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框。3.从中设置名称和保存路径等，然后单击“保存”按钮即可。巧设自动保存时间间隔巧设自动保存时间间隔 用户可以自定义工作簿自动保存的时间间隔，操作方法如下。1.单击“文件”选项卡，左侧功能选项列表中单击“选项”选项，弹出“Excel 选项”对话框。2.在左侧列表中单击“保存”标签，在“保存工作簿”栏下选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选
41、框，并在其右侧的数值框中输入保存时间的间隔。3.单击“确定”按钮，完成自动保存工作簿时间间隔的设置。轻松修改默认用户名称轻松修改默认用户名称 Office 软件在安装过程中会要求输入用户与单位名称，大多数用户是随意输入的，如 DH、654 等。当以后用到该名称时就会产生一个问题，插入的用户名称是安装时输入的 DH，而非用户真实姓名。更改默认用户名称的操作方法如下。2727/239239 1.单击“文件”选项卡，在左侧功能选项列表中单击“选项”选项，弹出“Excel 选项”对话框。2.在“对 Microsoft office 进行个性化设置”栏下的“用户名”文本框中输。3.入用户名称。3 单击“
42、确定”按钮，将设置应用到软件中，以后创建的文档默认用户名将更改为“*”批量修改多个文档的作者批量修改多个文档的作者 若想一次性修改多个文档的作者，可按如下方法进行操作。1 将要修改的文档全部放在同一个文件夹中，并全部选中，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“属性”选项。2.弹出多个文档共同的属性窗口，单击“摘要”选项卡，然后单击“高级”按钮。3.对话框切换到高级设置界面，单击“作者”选项后面的“多个数值”文本，并输入作者名称。4.单击“确定”按钮，将作者名称应用到 Excel 文档中，将鼠标指针放在更改作者后的文档图标上，即可查看作者名称。巧妙扩大编辑区域巧妙扩大编辑区域 功能区位于 Exc
43、el 工作界面的上方，它将用户所需要的所有控件都组织到了各个选项卡中。用户可以通过功能区最小化功能来扩大文档的编辑区域，具体操作方法如下。1.在功能区中任意工具上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，并选择“功能区最小化”选项。2.此时，功能区中只显示各选项卡的名称，而所有工具则被隐藏，效果。通过鼠标智能缩放窗口通过鼠标智能缩放窗口 在 Excel 中，可以使用鼠标滚动轮对窗口进行缩放，操作方法如下 1 打开“Excel 选项”对话框，在左侧列表中单击“高级”标签，在右侧“编辑选项”栏下选中“用智能鼠标缩放”复选框。2 单击“确定”按钮，然后通过滚动鼠标滚轮，即可缩放窗口。2828/239239 让让
44、ExcelExcel 自动滚屏自动滚屏 如果使用的是滚轮鼠标，可利用中间的滚轮键让 Excel 自动滚屏，操作方法如下。1.在打开的 Exel 工作簿的任意位置处，按下鼠标滚轮键，此时光标变成四面箭头状。2.释放鼠标，向需要浏览的方向移动鼠标，指针变成相应的方向箭头，屏幕会自动滚动。改变快速访问工具栏位置改变快速访问工具栏位置 用户可以根据自己的使用习惯，调整快速访问工具栏的位置，操作方法如下。1.在快速访问工具栏上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“在功能区下方显示”选项。2.此时，快速访问工具栏的位置已经调整到功能区下方。巧妙设置快速访问工具栏巧妙设置快速访问工具栏 在快速访问工具栏上放
45、置常用的工具按钮，能大大地提高用户的工作效率。用户可以自定义快速访问工具栏上的功能按钮，操作方法如下。1.启动 Excel，单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，弹出下拉菜单。2.选择“打开”选项，此时快速访问工具栏上已经添加了“打开”按钮。3.若下拉菜单中没有所需要的命令，可选择“其他命令”选项，弹出“Excel 选项”对话框。在该对话框右侧窗格左侧列表框中选择需要添加的功能，如选择“打印预览和打印”选项。4.单击“添加”按钮，将该功能添加到窗格右侧的列表框中。5.单击“确定”按钮，此时“打印预览和打印”按钮已经添加到快速访问工具栏上。6.若要删除快速访问工具栏上不需要的按钮，可在“Excel
46、选项”对话框中选中对应选项，然后单击“删除”按钮即可。禁止显示浮动工具栏禁止显示浮动工具栏 Excel 的浮动工具栏功能使软件更显人性化。在 Excel 中，选择表格数据后，浮动工具栏会自动显示;当选择数据并单击鼠标右键时，该工具栏还 2929/239239 会与快捷菜单一起显示。若不希望出现浮动工具栏，可将其禁止，操作方法如下。1 单击“文件”选项卡，在左侧功能选项列表中单击“选项”选项，弹出“Excel 选项”对话框。2 在右侧的“用户界面选项”栏下，取消“选择时显示浮动工具栏”复选框的选中状态。3.单击“确定”按钮，关闭对话框，在文档中选择文本，将不会再显示浮动工具栏。巧妙设置状态栏巧妙
47、设置状态栏 巧妙设置状态栏，可以提高用户的工作效率。例如，在下面的工作表中选中部分数据，状态栏中显示出了平均值、计数和求和值，让人一目了然。但是，光显示平均值、计数和求和值还是不够详细，用户还可以通过设置，在状态栏中显示其他信息，操作方法如下。1.在 Excel 窗口的状态栏上单击鼠标右键，弹出快捷菜单。2.从中选择要添加到状态栏中的选项，此处选择“最大值”和“最小值”两选项，在表格其他位置单击鼠标左键，即可将该信息显示到状态栏中。取消消息栏警报取消消息栏警报 当用户打开不安全的 Excel 文件时，消息栏会发出警报提示音，若用户确定要打开的文件绝对安全，可将警报取消，操作方法如下。1.打开“
48、Excel 选项”对话框，在左侧列表中单击“信任中心”标签，在右侧的“Microsoft ofice Excel 信任中心”栏下单击“信任中心设置”按钮。2.弹出“信任中心”对话框，此时，左侧列表中默认选中的是“消息栏”选项，在右侧“消息栏设置”栏下选中“从不显示有关被阻止内容的信息”单选按钮。3.单击“确定”按钮，以后再打开 Excel 文件，不会再进行安全警报提醒。拆分窗口对照比较数据拆分窗口对照比较数据 Excel 窗口是可以进行拆分的，也就是说用户可以将一个工作表拆成两 3030/239239 部分，这样方便用户对较大的表格进行数据比较和参考。拆分工作表窗口有以下两种常用操作方法。方法
49、 1:用命令拆分 1.打开一个较大的表格，单击“视图”选项卡“窗口”组中的“拆分”按钮，此时窗口中出现一条与窗口等宽的分制线。2.将鼠标指针置于分制线上，当其呈形状时，拖动鼠标，可调整拆分后的窗口。3.参阅完毕后，可再次单击“拆分”按钮，取消窗口拆分。方法 2:拖动鼠标拆分 1.将鼠标指针置于垂直滚动条上方的=按钮上，鼠标指针变成形状时，向下拖动鼠标，此时窗口中出现一条灰色分割线。2.到目标位置后释放鼠标即可。让让 ExcelExcel 会多种语言会多种语言 Excel 提供了语言设置功能，默认的编辑语言是简体中文，用户可根据需要添加其他的语言，操作方法如下。1.单击“文件”选项卡，左侧功能选
50、项列表中单击“选项”选项，弹出“Excel 选项”对话框。2.在左侧单击“语言”标签，在右侧的“选择编辑语言”栏下单击“添加其他编辑语言”下拉列表选择需要的语言，单击“添加”按钮，将其添加至“编辑语言”列表框中。让让 ExcelExcel 快速启动快速启动 如果觉得每次开机后，再在开始“程序”中启动 Excel 很麻烦，可以设置在启动系统自动运行 Excel，操作方法如下。1.在桌面上双击“我的电脑”图标，依次进入“C:Documents and SettingsAdministrator开始 J 菜单程序启动”文件夹。2.打开 Excel 所在的文件夹(默认安装路径为:C:Program F
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