《Excel在财务中的应用》课件项目二.ppt

1、项目二项目二 EXCEL EXCEL在人事档案管理中的应用在人事档案管理中的应用v学习目的：学习目的：分析人事档案管理中需要运用的数据；掌握工作表的建立、管理等操作；理解其中相关函数的功能应用；熟练掌握数据的快速录入、数据的提取、数据查询、数据统计以动态图表的分析等内容，提升对工作表的综合运用能力。2.1 2.1 人事档案的建立人事档案的建立v1.表格资料分析为了提高数据录入效率，我们把上述表格资料分析如下：（1）“编号”、“身份证号”的输入单元格格式应设置为文本型。（2）“性别”、“出生日期”、“年龄”可利用函数由“身份证号”中取得。（3）“学历”、“职称”、“职务”、“部门”可利用设置“数

2、据”“数据工具”“数据验证”“验证条件”“序列”来实现。2.1 2.1 人事档案的建立人事档案的建立v2.相关函数应用（1）CONCATENATE函数功能：将两个或多个文本字符串联接为一个字符串。（2）LEFT函数 功能：从文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符。（3）RIGHT函数 功能：根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。2.1 2.1 人事档案的建立人事档案的建立（4）INT 函数 功能：将数字向下舍入到最接近的整数。（5）ROUND函数功能:将数字四舍五入到指定的位数。（6）MID函数功能:返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。（7）

3、MOD函数功能：返回两数相除的余数，结果的符号与除数相同。2.1 2.1 人事档案的建立人事档案的建立（8）YEAR函数。功能：返回对应于某个日期的年份。Year 作为 1900-9999 之间的整数返回。（9）TODAY 函数功能：返回当前日期的序列号。2.1 2.1 人事档案的建立人事档案的建立v2.1.2 2.1.2 文本型数字的输入文本型数字的输入1、在输入单纯由数字组成的字符型的数字时，可以在前面加上一个单引号【】再输入，单元格类型变成了字符型。2、选中“编号”、“身份证号”两列，打开“设置单元格格式”对话框，选中“数字”“文本”确定即可。2.1 2.1 人事档案的建立人事档案的建立

4、v2.1.3 2.1.3 利用函数建立数据利用函数建立数据通过分析可以看出，身份证号中隐藏着出生日期、性别等信息，下面结合上面所讲的函数以及数字文本的设置进行操作。v2.1.4 2.1.4 利用利用“数据验证数据验证”建立数据建立数据我们建立由“学历”、“职称”、“职务”、“部门”组成的数据验证表，如图2-5所示，利用“数据验证”实现对人事档案中相关项目的数据录入。2.2 2.2 数据格式设置数据格式设置v2.2.12.2.1单元格样式应用单元格样式应用精美的表格会给人带来强大的视觉冲击，如果感到设计的表格的样式与标题文字不够协调，可以使用套用表格格式，再利用Excel 2016内置的单元格样

5、式，快速地设计出精美的表格。2.2 2.2 数据格式设置数据格式设置v2.2.22.2.2条件格式设置条件格式设置条件格式，在Excel表格中十分有用，通过条件格式设置，可以更加直观地显示数据，使数据更加有表现力。1、突出显示单元格规则2、最前/最后规则3.规则管理2.3 2.3 数据分析数据分析v2.3.12.3.1查询分析表查询分析表如果按部门统计学历情况，可以用函数来实现，下面以COUNTIFS函数为例，介绍多条件统计使用方法。COUNTIFS函数功能:将条件应用于跨多个区域的单元格，然后统计满足所有条件的次数。2.3 2.3 数据分析数据分析v2.3.22.3.2创建图表创建图表图表用于以图形形式显示数值数据系列，使用户更容易理解大量数据以及不同数据系列之间的关系。1.图表的元素2.图表类型2.3 2.3 数据分析数据分析v2.3.32.3.3创建动态图表创建动态图表在企业的经营活动中，往往需要为每个部门建立大量相似的图表，如果在一张工作表中建立太多的图表，会显得很凌乱，可以用动态图表来解决这个问题。下面介绍一种使用Index函数和窗体控件制作动态图表的方法，用户也可以据此建立多种形式的动态图表。THANK YOU