公司公文管理办法.doc

1、公司公文管理办法为规范公司公文管理，维护公文的严肃性和权威性，实现公文管理规范化、制度化，有利于公文的顺利转递，提高工作效率，特制订本管理办法。第一条、 公文种类公司的公文主要分别以下几类：1、决定 用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关下属分公司及人员，变更或撤消下属分公司、部门的决定事项。2、意见 用于对重要问题提出见解和处理办法的事项。3、通知 用于公布规章制度，转发公司总部公文，批转下属分公司的公文，要求下属分公司办理和需要周知或共同执行的事项。4、请示 用于向上级领导请求指示、批准。5、批复 用于答复请示事项。6、函 用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。7

2、、会议纪要 用于记载、传达会议情况和议定事项。第二条、公文格式 公司下发的正式公文包括四个部分：发文纸、公文文头部分、公文行文部分、公文文尾部分。1、发文纸按规定，公司对内对外发文使用“财富联合公司有限公司文件发文纸”（见附表1）字样版头的发文纸签发，使用套红居中格式。发文纸需注明签发、会签、主题、文号、呈报单位、主送单位、份数、日期（见附表1）。因对内对外发文较多，且牵涉面较广，凡公司的公文均由运营总部统一编发文号，立卷归档。公司运营总部对内发文文号为“财联运字年第号”;对所属各分公司行政类发文文号为“财联办字年第号”;对所属各分公司人事类发文文号为“财联人字年第号”。机要秘书拟出文稿交主管

3、领导校核后，呈送公司主管领导审批签发。呈报单位统一为财富联合公司；主送单位指承办或处理公文的单位，需要由公司总部及下属分公司分别执行的主送单位为公司及所属各分公司。发文时间，以领导签发日期为准。2、公文文头：文件名称位于文头的正中央，发文如果是“遵照执行的制度、规定、决定、决议、任命等”需使用“财富联合公司有限公司文件”（见附表2）字样版头的红头文件纸签发，使用套红居中格式。发文字号，由发文机关代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。发文字号与上述发文纸的序号一致。3、 行文部分： （1）、标题。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。如果被转发的文件标题文字过

4、长，可以适当地压缩文字、概括内容，但不能以被转发文件的发文字号代替文件标题。下发文件及通知、函电等标题字体为黑体三号加黑字；规章制度的起草标题为宋体三号加黑字；表格类标题为宋体小三号加黑字。 （2）、正文。正文是公文的主体，用来表达公文的具体内容。正文位于标题下方。 （3）、附件。指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，一般应与主件装订在一起。 （4）、发文单位。应写单位全称或规范化简称。（5）、成文日期。一个单位发出的，以所在公司领导签发日期为准；联合行文的，以最后一个单位签署的日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。发文日期一般标注在发文机关的右下方。会议通过的文件，应在标题之

5、下、正文之前注明会议名称和通过日期。 （6）、如遇公文恰好满页，发文机关和发文时间须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，勿使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。 （7）印章。除会议纪要外，公文一律加盖印章。上报的公文，由主办单位加盖印章；下发的公文，发文单位都应加盖印章。印章盖在发文单位名称的位置，应注意上不压公文，下不压成文日期。详细内容参照公司下发的公文规范模版，并执行。4、文尾部分包括： （1）、主题词 。主题词不能随意标注。（2）、抄报。公文的抄报指呈报上级直接领导。（3）、抄送单位。公文的抄送单位指除主送机关以外的需要执行或知晓公文内容的其他单位。

6、抄送单位应使用单位的全称或规范化简称，标注位置在主题词之下抄送栏内。（4）印发部门、印制份数、印发时间。三、 公文的用纸、印装格式1、公文的文字应从左至右横写、横排。2、一般情况下，公文的字体应统一。发文纸、标题、正文统一用小二号加黑宋体字体，标题与正文之间要拉开一定距离。四、 发文办理1、发文程序 发文办理包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。2、草拟公文注意事项（1）、要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及其它有关规定。如提出新的规定，应切实可行并加以说明。（2）、情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（3）

7、、人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期要写具体的年、月、日。（4）、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。（5）、章节序数的写法要分明。一般排列顺序为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。五、 收文办理 1、收文办理一般包括签收、登记、审核、承办、催办等程序。 2、收文要逐件查对、签收。除公司领导亲收外，所有公文均由运营总部文秘人员拆封，其他人员不得拆看。收到公文后，文秘人员要及时拆封、签收、登记

8、，然后送交公司领导审阅。3、文秘人员应及时、准确地进行分发处理，一般都应在当天办理完毕。紧急公文，文秘人员应提出办理时限，做到随到随处理。阅文人员应签字并注明阅文时间。4、如需二位以上领导传阅的文件，由行政秘书组织传阅。文件传阅时，严禁个人、部门横传及扩大阅读范围。领导应抓紧时间阅读文件和签批处理意见，阅后退还行政秘书。5、各下属分公司收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时向公司总部说明。6、已经批示并交有关部门办理的文件，文秘人员要负责检查催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止漏办和延误。六、公文管理 1、公

9、司总部及下属分公司指定专人负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。2、传递秘密公文时必须采取相应的保密措施，确保文件安全。3、翻印上级文件，须经所属公司主管领导批准，绝密级和注明不准翻印的文件，不得翻印。翻印（复印）的文件，应按正式文件管理，不准随处携带和遗失。 4、公文办完后，应及时整理立卷，公司总部所有发文将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。个人不得保存应存档的公文。 5、不具备存档价值及存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要到指定场所并进行登记，有二人以上监督，保证不丢失、不遗漏。七、文件管理的注意事项：1、机要秘书应对各类文件严格管理，按章办事，防止文件丢失、损坏、积压等现象的发生。2、文件要收集齐全，编号准确，分类清楚，摆放整齐。