会务流程管理.docx

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1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第6页 共6页会务流程管理一、会前准备（一） 会议计划和成本预算1 会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需要时间、地点、议程等。（1）会议议题: 运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会（2）会议名称：运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会（3）出席对象：院、系领导，离退休代表、学生代表（4）主持人：赵小狮2.会议成本预算（1） 会场装饰费400元，租用花卉礼仪300元；（2） 设备费200元（3） 文件资料费，即制作筹备400元，宣传会议以及完成会议议程所必需的各类文件的费用及

2、相应的文具费150元（4） 人工费，即会场布置者、礼仪生的报酬600元（5） 茶水费800元（6） 奖品费用2000元（7） 餐费3000元。总计：7850元3.会议时间：2011年10月11日4.会议地点：运城学院（老校区）2号楼大礼堂（二） 文件准备1. 开幕词开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：（1）对来宾和与会人员表示欢迎；（2）对会议的内容、任务、目的作简要介绍；（3）预祝会议成功。2 工作报告工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回

3、顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。3.发言稿这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，一般不宜太长。4.其他会议文书除了文件之外，秘书还应准备好会议所用的技术性、程序性或服务性额文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单等等。（三） 会场准备对会场的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。1. 会场布置会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求以外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。本次会议在礼堂前方安排主席台。主席台为长方形桌，上

4、铺黑色桌布。2. 主席台席位第一排的正中为首席，其次是左位，再次是右位，先左后右，左高右低，前排为主，后排为次，其他的依此类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。3. 会场设施会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小），以免临时发生故障或出现差错。本次会议采取中型会议模式。（四） 会议议程、程序的拟定1. 运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会 议程时间：2010年10月11日（1） 主持人宣布：请参加大会的院领导、系领导、离退休老年同志其他与会者入座

5、（2） 奏国歌（3） 院党委副书记安建平宣读受表彰先进单位及个人名单，院领导向获奖单位和个人颁发奖牌和证书。（4） 与会代表发表讲话（离退休代表、各系代表、学生代表、院党委副书记、院长姚纪欢，院党委副书记赵小狮）（5） 主持人宣布：运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会结束。2. 日程表时间活动名称内容地点参加对象主持人10月11日上午8：00-12：00举行会议各与会人员召开会议老校区大礼堂各与会人员赵小狮10月11日中午12：00-14：00就餐就餐老校区小餐厅各与会人员赵小狮（五） 会议通知的发送此次会议的通知方式主要有以下几种：1、通知书送达会议通知xxx老师：兹定于2010年10月11

6、日上午8：0012：00在老校区大礼堂召开运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会，请准时出席。 院办公室 2010年10月7日2、电话通知二、会间工作（一） 会场的组织与服务1. 报到与签到会议正式开始前，应做好与会者的报到与签到工作，并准确统计人数（包括出席者姓名，缺席者姓名及原因），提交给会议主持人。本次会议与会者报到与签到，采用签到本签到的方式。2. 材料发放与会者到达会址后，秘书应及时发放会议材料，以供在会议上学习、参考之用。本次会议材料较多，秘书可事先集中放在材料袋内，待与会者报到时领取； 3. 会场服务会场服务包括引导与会人员入席、退席，茶水供应，指引与会者使用会场的生活设施，照顾与

7、会人员会间休息，满足与会人员的临时需要等等。会场服务还包括接听会场外打来的电话，接待来访的客人，尽可能排除会场因素对会议的干扰。特别是本次会议，多数与会者为老年人，必须时刻关注老年人的身体状况。4. 会场临时调度当会场发生意外情况或意外事故时，秘书应及时建议会议主持人修改会议程序或暂时中止会议，必要时协助主持人，组织与会人员撤离会场。（二） 会议信息的收集与编发秘书人员应该做好本次会议的记录、核实、汇总、整理和筛选、编写、发送或归档工作。（三） 会议记录本次会议的记录以书面记录为主，摄影记录为辅。完整的书面会议记录的内容应包括：会议名称；会议记录人的姓名、盖章；日期、时间（开始时间、结束时间）

8、；会议地点；议题；主持人；出席者名单；会议的经过情形及结论；相关的资料；下次会议预定日期。重要会议记录需主持人签名。会议记录要求：（1） 准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点、会议性质（2） 详细记录下主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职位，记录者的姓名（3） 忠实记录会议上的发言和动态，记录可分为摘要式和全文俩种（4） 记录会议的结果，如：会议的决定、决议或表决等情况。（四） 信息沟通：做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作：（1） 秘书人员要多听、多记、多想、多跑，才能比较全面地收集信息（2） 要深入实际，掌握第一手资料（3） 要注意信息的加工提炼，使成

9、果让上司、与会者、新闻媒体都能方便利用（4） 要注重时效，反映敏捷，重视反馈信息的收集。（五） 做好会议的保卫工作：做好会议的保卫工作，确保与会重要人员人身安全、会议重要文件、会议的各种设备用品与与会者私人贵重物品的安全。三 会后工作（一） 会场清理 会场的临时布置（如会标、彩旗、盆景等）应撤除，一应用具、用品要清点、归好。搬动过的桌椅要恢复原样，会场地面、门窗应清扫、擦洗干净。尤其是会议所要参考、学习的文件应收齐、归档，废弃的文书应回收，用碎纸机销毁，不留纸屑，这也防止泄密。（二） 人员离会会后的送行与会前的迎接应同样的热情、周到。（三） 会议决算 开会应计算成本，应做预算。会议过程中的一切花费，应严格按照预算计划开支，因此决算应与预算大体相当。总之，应注意节约，切不可大手大脚、铺张浪费。（四） 会议报道做好会议报道工作，起到良好的宣传作用。本次会议应在学院网以及本院院报大学生活报报道。第 6 页 共 6 页