公司合同跟踪实施细则.doc
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1、公司合同跟踪实施细则第一章总则第一条本操作指引适用于除认购书、商品房买卖合同、换房协议以外各类合同的履行跟踪工作。第二条本指引所涉及名词释义:1、“经办单位”指负责本合同的签订及送会签的项目公司或集团、地区公司职能部门;2、“副本分送单位”主要指由地区公司职能部门负责签订及跟踪的管线、开发等合同中,作为签约主体和费用承担主体的项目公司;3、“跟踪单位”指负责跟踪合同履行的项目公司或地区公司职能部门;4、“跟踪分单位”在项目公司批项目公司专业部门,在地区公司指职能部门内部的职能小组。5、“录入员”指将合同跟踪情况录入“合同XXXX集团合同管理系统”的人员。6、“合同请款专件”指盖有请款专用章、骑
2、缝章和付款记录章的合同复印件。第三条合同跟踪单位1、未进入施工阶段的合资、合作、土地补偿合同由洽谈单位跟踪;2、进入施工期或成立项目公司的拿不准、合作、土地补偿合同由项目公司跟踪;3、土地使用权出让合同由开发部门跟踪;4、营销推广类合同以地区公司名义签章的,由地区公司营销部门跟踪;以项目公司名义签章的,由相应项目公司跟踪;5、劳动合同、特聘(雇用)合同、员工培训协议、内部员工购房协议、资产采购合同、印刷合同等由地区公司行政人事部跟踪;6、贷款合同、其他融资合同、贷款担保合同、按揭担保合同、承兑汇票合同由财务部门跟踪;7、物业类合同由物业公司跟踪;8、建筑工程设计合同、工程承包类合同、建设工程总
3、承包合同由项目公司跟踪;9、水、电、煤气、通讯等管线合同由负责管线的部门跟踪;10、咨询合同、只用于到政府部门办手续的合同等其他合同由具体经办单位跟踪;11、其他:由地区公司行政人事部跟踪;12、由地区公司统一安排的项目,总合同由地区公司经办单位跟踪。第二章前期准备第四条合同经办人在合同会审表的“经办单位”、“跟踪单位”和“副本分送单位”栏里,应按以下要求填写:(一)“经办单位”栏,填写负责本合同的签订及送会签的单位;(二)“跟踪单位”栏,根据本实施细则第三条的规定,填写本合同履行的跟踪部门;(三)“副本分送单位”栏,填写本合同所涉及的项目公司、集团或地区公司职能部门。第五条合同盖章后,“经办
4、单位”送合同文本到档案室存档,档案室复印相应数量的合同及合同会签表分送“经办单位”、“跟踪单位”及“副本分送单位”,其中,送“跟踪单位”的复印件必须加盖请款专用章、骑缝章和付款记录章(盖有上述三章的复印件以下简称“合同请款专件”),以作请款专用。非“合同请款专件”,不得用于请款。第三章合同建档及履行跟踪记录第六条“经办单位”、“副本分送单位”根据合同及合同会签表复印件登记合同名称、编号、跟踪单位等有关内容,以做备案;第七条“跟踪单位”资料员将合同名称、编号、合同签订各方等有关内容登记入合同履行进度表,并将之建立本单位合同跟踪档案。“跟踪单位录入员”将合同资料“跟踪单位”每月汇总本单位各项合同履
5、行进度,相应调整合同履行进度表,以掌握本单位履行中合同的基本情况。第八条“跟踪单位”资料员对合同进行登记后,将“合同请款专件”送“跟踪分单位”。第九条“跟踪单位”负责人应保证本单位责任范围内每份合同均落实到相应的“跟踪分单位”跟踪。“跟踪分单位”负责人指定合同跟踪人,并负责督促跟踪人履行跟踪责任。第十第合同跟踪人接手“合同请款专件”后,应立即将合同编号、名称、签订各方、签订时间、经办人、标的额、付款方式等内容登记入单项合同履行跟踪表:“合同请款专件”及单项合同履行跟踪表为每项合同完整之合同跟踪资料,跟踪人应妥善保管。跟踪人变更时,“跟踪分单位”负责人应落实上述跟踪资料及时办理移交手续。“跟踪单
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