学生会工作手册.doc

1、理学院学生会工作手册山东建筑大学理学院学生会工作手册目录一、 山东建筑大学理学院学生会章程第一章 总则4第二章 学生会成员5第三章 学生会组织机构5第四章 学生会制度8第五章 学生会经费9第六章 学生会品牌9第七章 附则9二、 山东建筑大学理学院学生会工作规范第八章 举办活动10第一章 干部基本行为规范第九章 钥匙使用规范121、 办公室电话使用规范122、 办公室电脑使用规范143、 办公室打印机使用规范144、 公众场合的干部形象155、 会议行为规范156、 干部思想言行规范157、 对外短信联系礼仪168、 教室申请单使用规范16第二章 干部业务规范1、 基本业务素质172、 公关业务

2、素质173、 信息反馈184、 干部培养和考核185、 文档管理规范19第三章 沟通素质规范1、 学生会干部与团总支的沟通202、 学生会主席团各部门部长的沟通203、 学院学生会及其干部的合作沟通204、 部门成员间的沟通20第四章 常用文件1、 策划案212、 海报和传单223、 新闻稿、通知、审批表234、 人事档案及活动资料留存24第五章 常用场地租借办法1、 普通教室252、 租用外场（映雪长廊）253、 文体厅、影视厅租用申请254、 200人、500人报告厅租用申请255、 条幅场地申请25第六章 纳新26第七章 换届32第八章 工作计划及工作总结39三、 山东建筑大学理学院学生

3、会日常管理制度（一） 山东建筑大学理学院人事管理制度40（二） 山东建筑大学理学院学生会财务管理制度46（三） 山东建筑大学理学院学生会会议制度48（四） 山东建筑大学理学院学生会项目申报审批制度50（五） 山东建筑大学理学院文档管理制度51（六） 山东建筑大学理学院学生会信息资源管理制度53（七） 山东建筑大学理学院学生会干部考核制度54（八） 山东建筑大学理学院值班管理制度60四、 山东建筑大学理学院学生会各部门工作指引1、 主席团632、 秘书处653、 学习部684、 科技部705、 纪检部726、 就业实践部747、 外联部768、 卫生部789、 社团部8010、网络部8211、宣

4、传部8412、信息调研部8713、文艺部8914、体育部91五、 各类表格93六、 附则130一、山东建筑大学理学院学生会章程第一章 总 则第一条 山东建筑大学理学院学生会是在院党总支领导、团总支及校学生会指导下的学生群众组织。第二条 承认山东建筑大学学生会章程。第三条 学生会宗旨是：坚持以马列主义、毛泽东思想和邓小平理论为根本指导思想，坚持四项基本原则，全心全意为全体学生服务，代表广大学生利益，反映学生意愿，沟通学校、学院领导及各部门与学生的联系，充分发挥桥梁、纽带作用。参与学院的民主管理，促进学生在德、智、体、美、劳等方面全面发展，培养“建设具有中国特色社会主义现代化事业”需要的合格人才。

5、第四条 学生会的任务是：1、坚持以培养社会主义合格建设人才为根本任务，团结和引导全院学生，以学习为中心，促进学生的全面发展。 2、沟通校、院之间以及校各级部门与同学之间的联系，促进同学之间、同学和教职工之间的团结，发挥桥梁与纽带作用，积极参与学校民主管理，在维护国家和人民利益的前提下，表达和维护学生的正当利益。3、协助学校、学院各级党团组织对学生进行爱国主义、社会主义和集体主义的宣传教育，积极引导同学在实践中提高政治思想素质和道德水准，建设社会主义精神文明。4、遵循和贯彻党的教育方针，配合学校、学院中心工作，协助学校创造安定团结的政治局面，创造良好的教育秩序和学习、生活环境。5、以自我教育、自

6、我管理、自我服务为方针，广泛开展各种生动活泼、健康有益的校园活动，创造良好的学习生活环境，为学生的成长成才服务。 6、加强同兄弟院系的联系与交往，达到提高学生思想觉悟，陶冶道德情操，开阔知识视野的目的。第五条 学生会的一切活动严格遵守山东建筑大学学生手册内容。第二章 学生会成员第六条 凡山东建筑大学理学院全日制在校生承认本会章程者，均为学生会会员。第七条 会员的权利和义务：1、会员对学生会工作有批评、建议、咨询和监督的权利。2、会员有选举权、被选举权和表决权。3、会员有参加学生会主办或与学生会联合举办的各项活动，并拥有利用学生会提供的一切条件和设备的权利。4、会员有向学生会反映，或通过学生会向

7、学校领导及有关部门反映会员在学习、生活、工作等方面问题和改进措施的权利。5、会员有遵守本会章程，执行本会决议的义务。6、会员有积极参加学生会主办或与学生会联合举办的各项活动的义务。7、会员有维护本会利益和名誉，为本会服务的义务。8、根据学校的有关规定，工作优秀的学生会干部可参与学生会优秀成员的评选，可参与市、校三好学生、优秀学生干部、优秀共青团员、优秀共青团干部，校工作优秀奖学金及其他奖励和荣誉的评选活动，并有得到年终思想测评特殊贡献分的权利。 第三章 学生会的组成和产生第八条 学生会的组成：1、山东建筑大学理学院学生会由主席团、秘书处、学习部、网络部、宣传部、文艺部、体育部、卫生部、就业实践

8、部、信息调研部、科技创新部、纪检部以及社团部十三个部门组成。主席团负责领导其余部门的工作。其余部门之间是平等互助的关系。2、 主席团设主席1人、秘书长1人，副主席4人，其中秘书长聘请院团总支老师兼任。各职能部门设部长1人，副部长1-2人，干事若干人。3、 学生会职能部门的职能和类型在每届学生会原则上是固定不变的，如有确实需要可由当届学生会主席提出申请，上报院党总支、团总支批准后方可增删。 第九条 学生会各部门的职能：1、主席团负责领导各职能部门的工作，应起到统筹、协调的作用，主席团负责制定学生会的规章制度，制定本届学生会的目标和任务。2、秘书处是学生会的管家，主要负责学生会内部的制度化建设、全

9、院学生干部的素质培训、学生会的人事和活动的档案管理、学生会工作简报的编辑、学生会全体会议的召开等工作，以保证学生会工作的正规化与系统化。3、学习部为同学们提供内容新颖、题材广泛的学习讲座及各种学习活动，包括举办辩论赛和知识竞赛等思辩性较强的活动，英语口语比赛等专业性较强的活动，学习部还将为在本院学生的学习问题排忧解难，协助同学们成为专一精湛，知识广博的人才。4、宣传部主要及时通过海报、报纸等媒体途径宣传学生会的工作情况，并协助院、校搞好宣传工作，并为学生会的文体活动提供舞台背景设计及前台布景，为同学们提供书法、绘画、设计的机会。宣传部也承办一些书画展等艺术性较强的活动。5、文艺部策划、组织健康

10、、向上的文娱活动，并积极组织广大同学踊跃参加，通过举办迎新晚会，卡拉OK大赛等丰富的文艺活动，活跃校园的气氛，体现大学生的朝气蓬勃的精神，给予每位同学充分的展示自己的机会，为同学们的全面发展创造条件。6、体育部主要举办一些同学们喜爱的各类体育活动，并协助学校体育组开展体育竞赛活动。采用足球赛、篮球赛、接力赛、运动会等多种活动形式，号召全校师生共同锻炼身体，增强身体素质。7、学生会信息调研部是学生会的下属部门之一。自成立以来，作为了解学生学习、生活以及其他方面发展的窗口，立足校园，积极面向社会，及时发现学生生活状况思想动态和当今焦点问题，并分析研究问题产生的原因，为解决问题提供翔实的数据和切实可

11、行的方案，调研部作为师生交流的纽带与桥梁发挥着举足轻重的作用。8、网络部主要负责学院、学生会网站的建设和维护、管理工作，搭建学生会网上办公平台；积极开展与网络文化，民族文化，时尚文化等相结合的主题活动，丰富校园网络文化氛围；负责电子海报的制作等。9、就业实践部工作职是能使同学们更加了解当今社会的就业形势，使同学们能够更加清楚地找到自己的人生方向，同时也调动一部分同学们的创业精神,发动他们的创业积极性和创业才能,并以学生会创业增加学校的勤工俭学岗位,使同学们在加强自身能力锻炼的同时为家里减轻一部分经济负担。10、纪检部要秉持去年评估时的检查力度，使我院的常规工作走上一个新的高度。为达到我们的目标

12、首先要加大检查力度，奖励与处罚并重，对优秀班级和明显进步的班级给予表扬，对纪律较差的班级给予通报批评。把检查记过做好详细记录，以书面表格的形式反映给团总支老师，并以此作为年终综合测评的重要依据。11、社团部负责理学院下属社团的日常管理工作，其中包括社团的登记、社团活动赞助和记录、社团成员登记等工作。同时切实做好与其他学院社团的联系和沟通工作。12、外联部对外展示理学院学子的风采,加强理学学子与兄弟院校和外界的联系，扩大理学院的社会影响；对内，为各类活动提供资金支持，增进理学院内部交流与沟通。沟通合作，互利共赢。13科技部主要职能是组织、开展各类科技讲座等学习交流活动，倡导良好学习风尚，营造浓厚

13、的学术氛围；组织、开展各类专业、科技技能讲座及竞赛，倡导良好科技风尚，营造浓厚的科技氛围。第十条 学生会成员的职能：1、学生会主席是学生会的最高决策者，负责学生会的整体工作，制定本学年的工作计划，指导各职能部门开展活动。负责召集和主持主席团会议、部长会议、代表学生会参加各种组织举行的会议和活动。行使代表权、决策权，定期向院党委、团委汇报工作。2、秘书长是学校与学生会的桥梁，指导学生会在正确的政治导向下工作，协调学生会和学校之间的关系，促进学生会的发展，不分管具体的工作。3、副主席协助主席做好各项工作，分管各职能部门，负责学生会的财务管理，监督学生会成员的纪律遵守情况，帮助各部部长完成各项工作。

14、审批各部门的财务申请，对违纪成员做出及时处理，及时向主席汇报工作的执行、开展情况。4、各部部长、副部长带领本部干事在主席团的指导下认真负责、活泼大胆、创造性地完成各项工作。坚决服从主席团的安排，并对本部干事的工作和学习情况负责，培养和造就高素质的学生会干部，不断提高和加强自身的能力及政治修养 。5、学生会干事应认真完成部长分配的任务，并协助其他部门搞好日常工作。干事可根据活动情况，向部长提出全面的建议。在活动中体现自己的特点和主动性，充分施展自己的才能，促进部门之间的交流和合作，虚心向他人学习。第十一条 学生会成员的产生：1、主席团的成员原则上应有两年以上的学生会工作经验，上届学生会副部长及以

15、上的干部中产生。工作成绩和学习成绩相结合，工作能力和工作热情相结合，经答辩后由院团委确定最后人选。主席人选须报院党审批，秘书长由学院党委确定。2、主席团成员协商后，参照上届部长的意见，由主席负责向团委申请部长人选。原则上学生会各部长应至少有一年学生会工作经验，在上届学生会中担任干事及以上的职务。要求对从事工作热情，能为本部干事做出表率。3、学生会的干事一般在大一新生中竞争产生，学生会真诚欢迎为学生会继续工作的老干事。新生入学后可在学生会根自己的兴趣和特长报选想要参加的部门。由学生会统一时间，在主席团的监督下，各部部长确定选拔的形式和人员，选拔程序遵循公正、公开的原则。第四章 学生会的制度第十二

16、条 学生会制度的产生：学生会的制度是由当届学生会主席团成员根据本届学生会的工作目标和工作方法，结合上届学生会的工作经验而制定的，具体包括学生会例会制度、学生会财务管理制度、学生会物品管理办法、学生会成员奖惩条例、学生会成员考核制度、学生会值班制度。第十三条 学生会工作制度的执行和监督：学生会成立工作及制度监督执行委员会。监督执行委员会主任由主席委任一名副主席担任，其他成员则由执委会主任确定。执委会监督学生会各职能部门制度的建设及实行情况、活动开展情况，对一些违反纪律的现象进行严格核查和处理，相关人员由执委会给出处分提案，再经主席团讨论做出决定。执委会对学生会制度不健全的方面及时给出解决方案，并

17、上报学生会主席，以完善学生会制度。 第五章 学生会经费第十四条 本会经费来源是：1、学院拨款。2、争取赞助支持。3、其他合理收入。第十五条 本会资金费用于学生会举办学术、文体、人文、问题、福利等各种活动及学生会日常办公开支，不得用于与学生会无关的活动。第十六条 使用经费需填写经费申请表，并在（副）部长以上级例会中做详细报告。未经允许个人不得私自挪用学生会经费。第六章 学生会品牌第十七条 理学院学生会品牌为“数理之光”。“数理”旨在展现理学院学生会严谨的学习心态和务实的服务精神；“光”则体现出学生会的朝气与活力。将品牌建设与学院的办教理念相结合，重在展现学生会从大局出发以同学为本的工作理念。第十

18、八条 本会会员需要自觉维护学生会品牌，认同品牌文化和价值。第七章 附则第十九条 学生会和学校其他学生组织的关系：山东建筑大学理学院学生会与其他各院学生会、社团、协会等是平等互助合作的关系，共同为全校师生服务。第二十条 本章程的最终解释权归理学院学生会主席团。山东建筑大学理学院学生会二、山东建筑大学理学院学生会工作规范初步策划第一章 举办活动上交活动总结、策划、通知、新闻稿、总结、照片、获奖名单至秘书处备案学院审批通过填写活动项目化完善策划填写活动审批表老师通过审批表活动项目会议海报条幅（宣传部）场地设备（举办部门）新闻报道（信调部撰写、网络部上传）主持人（文艺部）分管副主席负责各部门统筹采购（

19、举办部门、秘书处记录）赞助（外联部）人员分工（举办部门）实行责任制不定期召开活动项目会议，（根据活动性质不定期召开，有具备那部门召集与会人员）部门会议（各部门内部根据活动进展开展会议，做好部署工作）活动监督（分管副主席做好部门活动的监督工作，如发现问题，及时召开会议或向团总支老师汇报）后期工作整理新闻报道（下载新闻连接）海报条幅回收外联反馈填写活动经费支出表、整理活动相关资料、上交秘书处备案活动流程说明为方便各部门明确活动举办的具体流程和实现学生会标准化的管理，在此对理学院学生会活动的流程作如下统一说明：1、 接受上级任务或者自行提出活动，首先填写项目化，通过主席团及团 总支老师审批后完善策划

20、。2、策划通过审批后，填写理学院活动申报审批表，由主席团、团总支 书记最终决定活动举办并拨款。3、活动开始后首先拟定活动通知，在下发到各学院、班级的同时需要在 团总支信息公布栏上张贴活动举办的通知。4、由举办部门发起举办项目活动会议，分管副主席协调合作部门开展工 作，宣传部做好活动宣传、信调部做好活动信息采集和记录、网络部 做好新闻稿的上传以及新闻链接的下载工作、秘书处做好活动经费的 报销工作。5、 活动过程中如若借用学生会物品，需填写借用物品登记表，活动结束 后如数返还，秘书处做好该项记录。6、活动举办过程中不定期举办各类会议，讨论问题、提出方案，及时向 分管副主席汇报。7、活动结束后在三个

21、工作日内日上交所有相关资料，所有资料打印版一 份、电子版上交秘书处备案。 8、活动结束后，在部长级会议上对本次活动进行评价。第二章 干部基本行为规范1、钥匙使用规范：(1) 学生会办公室（团总支）钥匙由主席保管、党员活动室由秘书处统一管理。(2) 未经主席团同意，任何部门、个人不得私配钥匙，一经发现，由秘书处没收私配钥匙，并在例会上做出公开批评，一切责任由当事者承担。(3) 不慎丢失或损坏钥匙者请速报秘书处，经查实后由秘书处负责重新发放，费用由丢失者或损坏者承担。秘书处须做好钥匙的使用、丢失和损坏、补发的情况做好登记。(4) 秘书处须做好新任干部钥匙的配发、离任干部钥匙的回收，以及钥匙的使用、

22、丢失和补发情况的登记工作。(5) 各部门如遇特殊情况需要借用钥匙进入办公室时，可联系秘书处相关人员开门。(6) 钥匙只限于办公使用，不允许任何人以任何理由私用钥匙，否则一切损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。2、办公室电话使用规范：(1) 使用时间范围：每日 17:3018:30(2) 办公室电话的使用仅限于校学生会内部人员用于办公，任何组织、个人不得使用办公室电话做与校学生会工作无关的事宜。任何组织与个人不得使用办公室电话拨打异地电话，不得随意占用电话，不得破坏电话。如有发现不按制度或非正常使用电话者，将按情节轻重予以惩罚，并记入本人该月及期末的个人考核。(3) 办公室的电话号

23、码为86361595，接听电话时须说：“您好，理学院团总支办公室！”。使用电话必须在电话旁的电话使用登记本上写明使用人及用途。接听和拨打电话时要注意礼貌用语。电话通知的开头语可为： “您好，这里是山东建筑大学理学院学生会（团总支），麻烦请找*。” “您好，这里是理学院学生会（团总支），请问您是*吗？” “您好，我是理学院学生会部的，不好意思打扰您一下。”电话通知时，表述要准确清楚，内容要简明扼要，通知完毕后须请对方复述一遍通知的要点，确认内容全面无误。结束时要感谢对方对我们工作的支持，并对本次打扰给对方带来的不便再次道歉。（4）电话联系的礼仪电话联系应是外界联系的主要途径。首先是联系赞助时推荐

24、使用电话方式，容易获得重视的同时也可以通过自己的语言增加活动的感染力，随时解决赞助商的相关疑惑。其次在对外校进行活动情况介绍、邀请外校代表参加活动等联系的最初阶段及活动前出席信息的最终确认环节也推荐使用电话联系，以保证信息的高效准确，同时也较易获得重视与认同。有如下几点注意事项： 要充分使用“您好/ 谢谢/ 打扰了，可不可以占用您两分钟”等礼貌用语，一般的赞助商、外校同学才会有礼貌耐心的回馈。 “XX 您好”的问候之后请首先表明自己的身份（“我是山东建筑大学理学院学生会 XX 部的 XXX”）。一方面让对方比较明确通话对象，另一方面对方听到山东建筑大学的名号也通常会报以更多的耐心与信任。 电话

25、联系中记得询问对方需不需要我们用邮件等方式提供更详尽的活动信息。 电话联系方式的具体操作注意：A、通常来讲选择刚上班的时间段（早 9:30-10:30，下午 14:00-15:30）联系的效果会好于快下班的时间段联系（急于回家的心情也会影响对方的耐心与态度）。B、避免周五进行活动赞助介绍的联系（周末往往会很大程度上冲淡对方对我们活动的印象）。C、尽量通过对方办公室电话联系对方（即使有对方手机号,不在办公室通常就往往暗示了此刻没有空闲时间详细考虑我们的活动）。D、接电话时尽量在响铃之间接听（有时可避免对方的突兀感觉）。E、电话联系时要言简意赅，简洁明确的表达来意。3、办公室电脑使用规范：(1)

26、办公室电脑是办公室老师的办公用品，任何个人、组织在未经老师允许前提下不得使用电脑做与学生会工作无关事宜。(2) 学生会全体成员必须爱护办公用品，不得随意使用电脑，不得破坏电脑。(3) 严禁利用工作电脑收发，制作和传播反动、暴力以及其他不健康的资料与信息。(4) 如有发现不按制度或不正常使用电脑者，按情节轻重，予以处罚。(5) 电脑主要用于本会的日常文件资料的输入、整理、保存，收发与工作有关的信息，使用电脑前请在电脑使用登记本上登记使用人以及用途。(6) 使用电脑后请及时保存、整理电脑文档，清理电脑中的无用资料，保持电脑信息的完整与合理分配。(7) 使用完电脑后请关闭电脑和显示器，并整理电脑桌桌

27、面，保持清洁。(8) 如果电脑出现任何问题，请及时提出并解决。4、办公室打印机使用规范：(1) 办公室打印机是理学院团总支的办公用品，任何个人、组织不得使用打印机做与理学院工作无关事宜。(2) 学生会全体成员必须爱护办公用品，不得破坏打印机。(3) 如有发现不按制度或不正常使用打印机者，按情节轻重，予以处罚。(4) 如需使用打印机，请在值班时间联系秘书处值班人员，非值班时间如要打印请联系秘书处。(5) 使用打印机后须在登记本上登记使用时间、用途、打印数量及使用人，同时还须证明人签字证明。(6) 请全体学生会成员合理利用纸张，原则上使用双面打印。 (7) 使用打印机打印份数不得超过20份。5、公

28、众场合的干部形象：(1) 会服着装标准：出席正式会议时需穿正装，不得穿拖鞋和其他会露出脚趾的鞋进入工作现场或办公室。(2) 在穿统一校服开展户外活动中：要面带微笑，注意自己的礼貌用语。6、会议行为规范：(1) 所有会议出席及列席人员应提前10分钟到场，做好会议准备，维护现场秩序。(2) 主席团例会要求所有主席团成员与会，副秘书长列席记录；副部长以上级例会要求各部部长、副部长与会，如果委员有事不能参加委员例会，应事先向主席团递交请假条且获得批准，并安排本部门其他成员出席；全体例会要求本会全体干部与会，如果干部有事不能参加全体干部会议，须向部门分管副主席提交假条；部门例会要求本会职能部门全体干部与

29、会，如果干部有事不能参加部门例会，应事先向本部门部长递交请假条并获得批准。(3) 会议召开前须点到，并登记迟到人数，迟到30分钟以上者作缺席处理。(4) 与会者不准穿拖鞋及其他会露出脚趾的鞋类进入会场。(5) 会前所有通讯工具必须调为关闭或振动状态。(6) 与会人员按会议议程参加会议，会议过程中要认真作会议记录，发言时语言要精练。(7) 不准在会议过程中作与会议无关或影响会议正常开展的事宜。(8) 所有会议的会务情况由秘书处负责评定。7、干部思想言行规范：任何个人和部门不得在任何场合和媒介发布和做出违反学生干部原则的言论和行为。以部门名义所发布的新闻和通知须经分管副主席批准，以理学院学生会名义

30、所发布的新闻和通知须经指导老师批准。 8、对外短信联系礼仪：外联短信主要在与外院联系、确认信息时选用。有如下几点注意事项： 短信联系一般应用于活动进程中学院间具体信息的沟通交流上。（例如：询问相关学院出席活动的具体人数） 在电话联系之前可根据情况先以短信询问对方方便与否，能够更好的展现周到礼仪。基本格式如下： “XX 同学您好！我是理学院学生会的 XXX。不好意思，打扰了。(正文具体信息询问对方此刻方便不方便接听电话。)谢谢！”进行对外联系时，并不以本例为限，根据熟悉程度的不同，短信格式、用语方面也可自由变更。短信联系时，只要保证信息明确，礼貌全备 即可。9、教室申请单使用规范：（1）教室申请

31、单由秘书处统一管理，并定期汇报教室的使用情况；（2）使用时间一栏采用24小时制，详细填写教室使用的起止时间；（3）使用性质一栏填写“教师活动”、“党员活动”、“学生活动”等内容；（4）具体用途一栏需详细填写活动参加的人数，申请教室个数以及是否使用多媒体等；（5）内容填写完后找团总支书记签字。第三章 干部业务规范1、基本业务素质：(1) 党员活动室值班时间周一至周日的18:3021:00。（寒暑假及法定节假日除外）(2) 学习学生会制度章程，熟悉本会的组织架构及每个部门的性质、职能。(3) 熟悉相关的规范和制度条例，如山东建筑大学学生会执行委员会会议制度，山东建筑大学学生会执行委员会钥匙使用须知

32、，学生会办公室电话使用须知，学生会办公室电脑使用须知等等。(4) 每星期的星期一，办公室墙上的素质拓展题都会更换，全体学生会干部都要做好答题工作。(5) 双周星期五晚上8：00前各部门部长须将部门工作进度，包括前两个星期的工作总结和后两个星期的工作计划交给分管副主席，将工作简报电子版交至秘书处，打印版存档。每次部门活动结束后，部长须在3个工作日内将活动相关资料交于秘书处或将电子版发到秘书处邮箱lixueyuanmishuchu。(6) 主席团和部长必须出席相应部门的活动，并掌握活动的详细信息。(7) 所有的工作项目都要经过本部门的分管副主席审批，其他主席在非委托的情况下无权跨越部门审批工作，但

33、可以在审批之后指导工作。2、公关业务素质：(1) 赞助方面：A各部门活动需要外联部协助联系赞助的，将完成的策划交给外联部有关负责人,并要详细注明是面向企业的版本，并及时通知外联部外联负责人，外联部做出必要修改统一格式后发给企业。B部门内如有赞助源，若想自己联系赞助商，须提前通知外联部。C各部门如果收到某些企业有意在山建举办活动或者有意向赞助学生会的消息，请做好记录并将外联部外联负责人的联系方式留给对方，请对方直接联系外联部，并及时把所做记录交外联部相关负责人。(2) 高校方面：A 各部门和其他高校做联谊或交流活动前，先告知外联部，统一做好记录并协助联系高校。(3) 学生会活动需要邀请外院嘉宾的

34、，该负责部门在做好请柬并经主席团同意后负责将请柬送到受邀学院。该部门应做好嘉宾到席的情况记录，并将情况反馈给主席团。3、信息反馈：(1) 信息资源指本会系统各项工作信息、内部联系交流信息、对外联络交流信息、校外单位交流合作的信息。本会各部门应本着认真负责的态度，及时收集、整理、保存、使用好各种信息资源。(2) 工作通知时尽量避免短信通知，不可避免时，被通知者在收到短信后必须马上回复。(3) 任何有日期和时间规定的工作，干部必须按时按量完成。（特殊情况除外）(4) 对于大型活动和工作，信息中心应及时做好信息采集工作，迅速及时地通过各种渠道向外界发布，并由秘书处作全部活动、工作的信息存档。(5)

35、办公室值班人员应及时登记好来访、来函等各种信息，对于重要信息要及时通知相关负责人。4、干部培训和考核：(1) 本会的干部培训面对学生会全体成员，旨在提高学生干部的业务水平及沟通应变能力，提高学生会的整体工作效率。培训分为纵向和横向两方面。培训内容主要有干事学生会知识培训、干事系列讲座培训、干事素质拓展培训、部门主管管理培训、部长领导艺术培训、部长统筹管理培训及跨部门学习。(2) 学生会考核秉承公平、公开、公正的原则，可操作性原则，灵活性原则，客观性原则。考核对象为本会全体学生干部。考核次数一年两次，分别在每学年上下学期内完成。考核分为主席副主席考核、部长副部长考核、干事考核。各部门在考核结束后

36、将考核结果并交至秘书处，由秘书处整理，将最终名单上报团总支，经老师审批之后，再对优秀干名单进行公示，并颁发证书。以上均由秘书处统筹。 5、文档管理规范(1) 文档指文书、档案等原始的或电子的材料。本会的所有人事档案、业务文档均有秘书处负责管理。各部门允许保存与本部门工作相关的文档副本。秘书处应做好文档的分类、保存等工作。(2) 人事档案包括本会成员的个人资料、简历、所获奖惩情况、工作鉴定、个人述职报告、工作总结及其它个人档案。一式两份，分别由个人和秘书处保存。业务文档管理主要包括大型活动的档案跟外联资料的管理。(3) 档案管理人员须及时做好收档保管等工作，定期进行整理，不得遗漏、篡改档案内容，

37、以确保档案的全面性和真实性。(4) 送档的资料应做到格式规范、内容完备、条理清楚，手写的应用碳素墨水笔工整书写，在文档入柜的同时要填写好文档入柜凭条。(5) 每个学期末，文档管理部门应清点文档，督促借出人归还。各部门送档的资料作为年度评优等工作考评的参考材料。第四章 沟通素质规范1、学生会干部与团总支的沟通(1) 干部向团总支老师反馈上报学生会的工作进度及情况，一般情况由执主席团汇编；(2) 干部在学生会活动过程中与团总支老师的交流沟通；(3) 学生会成员与老师沟通时需衣着整洁、有礼貌，不穿拖鞋、短裤、背心等服饰进出办公室；(4) 交流过程中做好内容的记录并及时落实；(5) 在留言时注意礼貌用

38、语和书信格式的规范化。2、学生会主席团、各部门部长的沟通 (1) 各部门部长给分管副主席汇报工作进度；(2) 各部门的部长和主管执委的交流例会；(3) 双周周五晚副部长以上级例会。3、学院学生会及其干部的合作沟通(1) 各部门的系统会议；(2) 有计划、有组织的加强与院系的联系与合作；(3) 每周周五下午召开的主席团会议。4、部门成员间的沟通(1) 部门例会；(2) 部门内的心得交流；(3) 学生会的素质拓展；(4) 部门间外出聚餐或游玩等其他方式。第五章 常用文件1、策划案策划案，顾名思义，是对活动事前的筹划，是活动准备工作的第一步。一份好的策划案要做到体例规范、内容完备明晰、用语简练，以达

39、到在活动中明确分工、降低内耗、提高效率的目的。简言之，策划的好坏，关系到所举办活动的成败。一个完整的活动策划案一般包含以下内容 活动构想本部分围绕举办此活动的初衷，活动主题、意义等进行简单陈述。 活动内容本部分是一个策划案的核心。内容应当包括（但不限于活动时间、活动地点、参加人员、流程等内容，要尽可能的明确具体。另外，流程是活动内容中十分重要的一部分。它是依时间顺序展开的活动计划，一般包括活动每一部分的预计开始时间、内容、工作人员行动安排及相应注意事项。流程在编写时应注意与实际情况相符合。 注意事项本部分主要是针对与会人员的提醒，如：是否着正装、是否携带请柬或是否需要事先准备资料等等。可以根据活动具体情况、参照以往经验编写。内部流通的策划案还要有针对活动的工作人员工作注意，列举可能出现的问题的解决办法和注意事项、工作方法等，方便工作的正常开展和良好运转。 前期准备