1、下载 计划书、建议书和调研报告 詹姆士B .拉尼(James B. Lane),伊扬会计事务所合伙人 w w w. e y. c o m 詹姆士B .拉尼是商业变化管理专家，他管理着伊扬会计事务所在俄亥俄以及哥伦比亚的办 公室，负责高增长/中型市场的咨询业务。伊扬会计事务是全世界会计、税收和咨询服务的 5大公 司之一。为美国和世界各国的客户提供建设性的咨询意见和服务。 最近的一次关于A B C汽车厂的投标过程说明销售建议书的 3大要素： 速战速决，充分准备 接受代理建议书的意向后第三天，我们同 A B C的财务主管见了面。那是一个周三。同一个 周末以前，一个设备齐全的“作战室”布置完备，里面有
2、白板、局域网络系统，计算机投影仪， 兰花内部互联网信息支持系统，这样全球的建议和成品稿件都可以通过网络交流沟通了。 3个礼 拜以后， 我们借助A B C的传真室的空间，即将赢得投标的那份标书，连同那里的书桌、计算机、 图片海报布局，以及3 000 步开阔、如壁画般大小，改造后的厂房设计都被虚拟展示给大家。 认真分析对方情况和问题 为了打胜仗，要认真聆听客户的要求。既要满足他们说出来的要求，还要设法满足他们隐 含的要求。 我们组织了一个1 5人的主题句专家，用2天时间和客户服务部人员通力合作，搜集意见。根 据搜集到的意见，我们将工作程序削减，满足客户加快速度的要求。重新设计工作方式不仅节 省投入
3、，还可以增加投资的回报。这种强调价值的做法帮助获得了更多的机会。 抓主要环节 撰写的报告、口头展示、服装外貌、参与销售的人员等都必须统一和谐，才能获胜。关键 的通信要给予足够的重视。我们成功的关键在于我们在汽车工业方面丰富的经验，以及对相关 技术的了解深度、项目管理能力、知识管理和再利用程序。 我们根据客户提供的信息，筛选竞争性十足的主题。其中，我们发现持有现行合同的服务 公司没有同A B C的高层领导建立有效的交流沟通机制。利用这一缺点，我们在建议的工作计划 中，特别设立具体的步骤，坚持要求公司的决策层参与并支持该项目。 总结 经过勤奋地工作，认真地分析对方情况，我们为公司赢得了一笔 7位数
4、收入的项目。 建议书和报告很大程度上依赖于调研。有的调研很容易，只是运用某一计算机程序将数据 汇总即可；还有的调研很复杂，需要致电很多不同的人们，建立各式抽样小组，甚至要计划和 进行试验。只有在计划、建议书和调研报告等诸多阶段都认真对待，才能搜集到可信的资料。 撰写报告时，要遵循下列5个基本步骤： (1) 定义问题。 (2) 搜集必要的信息和资料。 (3) 转译所有资料。 (4) 整理信息。 第 14章 第14章计划书、建议书和调研报告315改下载 (5) 撰写报告。 本章除介绍报告的种类以外，还着重讲解了前两点。第 1 5章再讨论后面的3个方面。 14.1 报告的种类 很多种文件都可以称为报
5、告。有的公司的报告很长，包含很多数据信息。另外一些公司把 1 2页的备忘录称为报告。短的、发给客户的报告可以使用信函格式。正式报告应包含扉页、过 渡页、目录和图标索引等。非正式报告可以是信函或备忘录，甚至可以是计算机打印出来的生 产、销售结果等。但是所有的报告，无论长度和正式程度如何，都提供了机构计划和解决问题 所需要的信息。 报告可以仅仅提供信息，也可以既报告信息又分析信息，还可以报告、分析信息用以支持 某项建议(见表1 4 - 1 )。如果报告仅仅是为读者收集信息，可以称之为信息报告；如果报告中转译 了信息但是并没有就应采取的措施提出建议时，可以称作分析报告；报告中推荐了相应的解决 办法或
6、措施时，可以称作建设性报告。 根据报告的内容，我们将报告分为说明性、分析性和建议性报告。 表14-1 三种报告 种类名称及特点 提供信息的报告 销售报告(星期或月份的销售数据等) 季度报告(显示工厂的生产力和利润情况的数 据等) 信息加分析的报告年度报告 (过去一年公司的财政数据和成果显示等 ) 审计报告(解释审计中发现的问题) 收益或回报率报告(新的投资项目回报率的计算 过程) 信息加分析加建议的报告 可行性报告, 对12种可能性进行评估，然后 向公司推荐一种可行的选择 申述报告，说明购买、投资、人员需求和生 产工艺变动的理由 问题解决式报告，找出公司存在的某一问 题的原因和相应的解决办法
7、事故报告，一般仅简单列出了工厂或公司发 生事故的原因和性质等。这类报告也可以提 出建议，怎样使情况改善得更安全。 信贷报告，可以仅将申请人的收入和其他信 贷状况作书面总结。当然，这些报告也可以 本人或其亲属的信贷可信度进行评估。 进展或过渡期报告，有的只是记录下目前已 完成的工作量，或还有哪些工作要做等。但 是它们有时也可以建议某项目应下马、继续 或调整等。 出差报告，涉及内容可以只是当事人参加某 一会议、拜访某一客户或供货商以后，学到 了些什么。这些报告也可以推荐一些基于上 述信息而应采取的措施等。 终止报告，可以仅将那些根据当前条件，技 术上、经济上均不现实的新产品记录在案。 也可以建议未
8、来避免这些毛病的做法。 下载 改316商务与管理沟通 问题背后的问题 Babara Wa u g h是实验室的环球人事主管。5年前，她受命调查下面的问题：为什么惠 普在商业实验室中不能名列第一？ 为了找到答案，她进一步提出了很多具体的问题：最佳实验室的定义是什么？是拥有 很多诺贝尔奖得主吗？要成为最佳实验室需要什么条件？是需要雇佣更多人，需要不同的 人，还是需要开展更多的项目，或者是更好地推销现有的项目？ 这些问题最后被总结成一篇 8 0 0页长的调研报告。她认为挑战来自 3方面：项目实 验室需要精品项目，而不是越多越好。人才实验室需要辞退表现不佳的人，给表现出 色的人才以更大的自由。沟通人们
9、需要更有效地交换信息。 资料来源： Katherine Mieszkowski, “I Grew Up Thinking That Change Wa s Cataclysmic. The Way Weve Done it Here Is to Start Slow and Work Small, ”Fast Company, December 1998, 149-50. 14.2 确定报告的问题 好的报告中的问题应该是某些实质性的问题，比如现实和理想之间的不协调之处或某些必 须作出的选择等。假如你是一位职业报告撰写人，所服务的公司可能会确定报告的问题的内容。 另外，多思考一下那些课堂报告中的
10、问题；你所在的大学和学院所面临的问题；校园住宅单位 的问题；社会、宗教和校园或城市中的专业团体的问题；地方商业的问题；市、县、州甚至联 邦政府的机构遇到的问题等。常阅读校园期刊或当地的新闻报纸；及时看电视新闻；注意收听 全国公共广播网的节目等。 好的商业或行政管理报告中的问题一般符合下列标准： (1) 问题 真实。 重要且值得解决。 具体但是富于挑战性。 (2) 报告的读者 真实。 有能力实施建议的解决办法。 (3) 资料、证据和事实 翔实，并可以说明问题的严重程度。 翔实得足以证实建议的方法可以解决问题。 可以获得。 可以理解。 问题通常应尽量具体化。例如， “改善在美留学的外国大学生的经历
11、”就显得过于空泛。首 先，选择一所学校或学院。其次，确定具体要解决的问题。想加强美国学生同外国留学生的交 流？帮助外国学生找宿舍？还是增设更多的民族特色商店和饭馆？第三，确认那些有权利将所 建议的解决办法付诸实施的读者群。依据具体内容的不同，这样一份报告的读者可以是学校的 外国学生办公室，城市住宅委员会，校园或城市某服务机构，商店或某些投资者等。 定义和解决问题 微描( M i c r o s c a n )公司要求其销售人找出公司消费者中的“背叛者” 。最初，销售人员 以为这里所说的“背叛者”是指从前购买公司产品，而现在什么也不买了的客户。根据这 样的定义，背叛者为数甚少。 可是，随后这一词
12、汇被重新定义为：终止购买公司某些产品和服务的客户。依照这样 的定义，找出了一些“背叛者” 。这些人大多转向公司的竞争对手，购买以前曾向微描公 司索购的某些产品。上述发现正是改进的源泉，说明完全存在提高利润的可能。 资料来源：Frederick F. Reichheld, “Learning from Customer Defects, ”H a rv a rd Business Review, March-April 1996, 56-69. 选择的问题应该能够在给定的时间内解决。例如，带领一班同事，全天候工作 (甚至加班加 点)，6个月的时间是可以将一家商店的利润大幅提高的。假如你在诸多工作
13、之余还要完成一份 课堂报告，但是只有6至1 2周的时间，最好将题目定得具体一些。根据个人的兴趣和知识面，也 可以选择考察某家商店销售的衣服的款式和价格，盘点的方式，经常开支数额，店堂的布置和 设计以及其广告预算等。 确定问题的方式决定着将来选择的解决办法。例如：有一位冷冻食品加工商正处于亏损之 中。假如问题被确定为市场营销方面的，接下来调研人员将要分析的是产品的价格、形象、广 告和其市场份额等。但是，也许真正的问题是不科学的盘货方式导致日常开销过大，或者低效 的分销策略使得产品没能及时送到目标消费者手中。要找到有效的解决办法，准确地确认问题 所在是关键。 问题一旦确定，即可起草一份目的说明。在建议书和最终的报告中都应包含这部分内容。 好的目的说明应将以下3方面阐明： 机构中的问题或矛盾。 为了解决问题，必须回
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