XXXX年85家保健食品化妆品企业被停产.pptx

DD http:/mission- 申博电 子 文 件 归 档 与 管理l数字化，是指利用计算机信息处理技术把声、光、电、磁数字化，是指利用计算机信息处理技术把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于传输与处理的过程。变为数字编码，用于传输与处理的过程。l信息化：就是借助现代信息技术，大力开发各类信息资源，信息化：就是借助现代信息技术，大力开发各类信息资源，提高信息对经济发展社会进步的贡献率。要实现信息化这提高信息对经济发展社会进步的贡献率。要实现信息化这一目标既要做好信息化基础建设，更要做好信息资源建设。一目标既要做好信息化基础建设，更要做好信息资源建设。在现代信息技术环境下，电子信息将成为未来信息资源的在现代信息技术环境下，电子信息将成为未来信息资源的主流形式。信息资源建设的重要工作：电子文件的收集管主流形式。信息资源建设的重要工作：电子文件的收集管理和历史文件档案数字化。理和历史文件档案数字化。l金桥工程：全国经济信息网金桥工程：全国经济信息网l金卡工程：金融信息网金卡工程：金融信息网l金关工程：外贸海关信息网金关工程：外贸海关信息网l金智工程：教育科研网金智工程：教育科研网计算机简介计算机简介 l定义：计算机是对各种信息进行存储和高速处理的工具或电子机定义：计算机是对各种信息进行存储和高速处理的工具或电子机器。器。1）不仅是计算工具，还是信息处理机；）不仅是计算工具，还是信息处理机；2）不同于其它任何）不同于其它任何机器，能存储程序，并按程序引导自动存取和处理。机器，能存储程序，并按程序引导自动存取和处理。l计算机分：数字电子计算机、机械计算机、矢量电子计算机等。计算机分：数字电子计算机、机械计算机、矢量电子计算机等。l1946年年2月月15日，标志着人类计算工具历史性变革的巨型机日，标志着人类计算工具历史性变革的巨型机第第一台电子计算机一台电子计算机ENIAC诞生。诞生。ENIAC装了一万八千多个电子管，装了一万八千多个电子管，体积很大，占用了六个房间，有三十吨重。它每秒钟能运算五千体积很大，占用了六个房间，有三十吨重。它每秒钟能运算五千次，比已有的计算机运算速度快一千倍。目前次，比已有的计算机运算速度快一千倍。目前美国已研制出新一美国已研制出新一代全球最快的计算机，最高运算速度为每秒代全球最快的计算机，最高运算速度为每秒10001000万亿次，比此前万亿次，比此前全球最快的计算机、全球最快的计算机、IBMIBM研制的研制的“蓝色基因蓝色基因L”L”快一倍多。快一倍多。“走走鹃鹃”一天的计算量相当于地球上一天的计算量相当于地球上60亿人每周亿人每周7天、每天天、每天24小时不吃小时不吃不喝地用计算器计算不喝地用计算器计算46年。年。l摩尔定律：摩尔定律：大约每大约每18个月存储器芯片的集成度翻番，微处理器速度提高个月存储器芯片的集成度翻番，微处理器速度提高一倍，而价格下降一半。一倍，而价格下降一半。中国计算机的发展状况l超级计算机已进入世界先进行列超级计算机已进入世界先进行列l出现了众多知名计算机品牌出现了众多知名计算机品牌硬件系统硬件系统运算器运算器硬盘（硬盘（HARD DISK）软盘（软盘（FLOPPY DISK）计算机硬件系统构成计算机硬件系统构成中央处理机（中央处理机（CPU）控制器控制器 存储器存储器内存储器内存储器外存储器外存储器只读存储器（只读存储器（ROM)随机存储器（随机存储器（RAM）快速存储器（快速存储器（CACHE）磁带磁带磁盘磁盘光盘光盘输入设备输入设备(键盘键盘/鼠标鼠标)输出设备输出设备(打印机打印机/显示器显示器/绘图仪绘图仪)输入输入/输出设备输出设备1.2.2 计算机软件计算机软件 计算机软件一般可以分为系统软件和应用软件两大类。文字处理软件计计 算算 机机 系系 统统软件系统硬件系统系统软件应用软件操作系统工具软件语言处理程序表格处理软件图形处理软件防病毒软件图文排版软件辅助教学软件游戏软件等各种应用软件包面向问题的各种应用程序运算器控制器存储器输入设备输出设备.5.数据：是对事实、概念或指令的一种表示形式，可以由人工或自动装置进行处理。信息：数据经过解释赋予一定的意义后，便成为信息。计算机的数据存储单位计算机的数据存储单位 bit,Byte,MB,GB的数量概念 1)一个二进制的位称为比特特(bit)，用b表示,它是数据最小单位。一位可以表示0和1两种状态。一个二进制位表示两种状态，两个二进制位表示四种状态，则N个二进制位表示2n种状态，2)八个二进制位称为字节字节(Byte=8bits),用B表示，它是数据处理和数据存储的基本单位。自左至右顺序排列，最左一位是最高位，最右一位是最低位。8位二进制可表示2的8次方=256种状态。除字节外还有千字节（KB）、兆字节（MB）以及十亿字节（GB）等表示存储容量。换算关系为：1B=8bits 1KB=1024B=210B 1MB=1024KB=1024x1024B=1048576B=220B 1GB=1024MB=1024x1024KB=1024x1024x1024B=1073741824B=230B 3)字字：在计算机和信息处理系统中，当存储、传送或操作时,作为一个单元的一组字符或一组二进制位，称为字(Word)。字是计算机进行数据存储和数据处理的运算单位。4)字长字长：一个字中的字符数量或二进制的位数称为字长。常用的16位、32位、64位等字长是计算机的一个重要指标。第一章第一章 总总 则则第二章第二章 电子文件归档管理体系电子文件归档管理体系第三章第三章 电子文件收集与积累电子文件收集与积累第四章第四章 电子文件整理归档电子文件整理归档第五章第五章 归档电子文件保管利用归档电子文件保管利用第六章第六章 电子文件送交、寄存、进馆电子文件送交、寄存、进馆第七章第七章 附附 则则山东省电子文件归档管理暂行办法山东省电子文件归档管理暂行办法l第一章第一章 总总 则则l第第一一条条 为为规规范范我我省省电电子子文文件件归归档档与与管管理理工工作作，保保障障电电子子文文件件的的真真实实性性、有有效效性性、安安全全性性，根根据据中中华华人人民民共共和和国国档档案案法法、中中华华人人民民共共和和国国电电子子签签名名法法、山山东东省省档档案案条条例例以及国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合我省实际情况，制定本办法。以及国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合我省实际情况，制定本办法。l第第二二条条 本本办办法法规规定定了了各各单单位位在在公公务务活活动动中中产产生生的的，具具有有保保存存价价值值的的电电子子文文件件的的形形成成、收收集集、积积累累、鉴鉴定定、归归档档、保保管管、利利用用的的原原则则、方方法法和和要要求求。我我省省各各机机关关、团团体体、企企业业、事业单位和其他社会组织（下称各单位）都应根据本办法，做好电子文件归档管理工作。事业单位和其他社会组织（下称各单位）都应根据本办法，做好电子文件归档管理工作。l第第三三条条 本本办办法法所所称称电电子子文文件件（electronic records）是是指指在在数数字字设设备备及及环环境境中中生生成成，以以数数码码形形式式存存储储于于磁磁带带、磁磁盘盘、光光盘盘等等载载体体，依依赖赖计计算算机机等等数数字字设设备备阅阅读读、处处理理，并并可可在在通通信网络上传送的文件。信网络上传送的文件。l本本办办法法所所称称的的电电子子公公文文是是电电子子文文件件的的一一种种，专专指指各各单单位位通通过过统统一一配配置置的的电电子子公公文文处处理理系系统形成的具有规范格式的公文的电子数据。统形成的具有规范格式的公文的电子数据。l第第四四条条 各各级级档档案案行行政政管管理理部部门门负负责责对对本本行行政政区区域域内内电电子子文文件件归归档档管管理理工工作作实实行行规规划划、协协调调和和监监督督、指指导导。加加强强与与有有关关部部门门协协作作，建建立立健健全全与与各各单单位位的的指指导导和和联联系系制制度度，及及时时协协商解决电子文件归档管理中出现的问题。商解决电子文件归档管理中出现的问题。文件的定义：国家机关、社会团体、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种文字、图表、声像等记录材料。电子文件属性电子文件属性l数字化的信息形态：数字化的信息形态：-这是电子文件的基本特性，其它特征都是这是电子文件的基本特性，其它特征都是在此基础上引申而来的。在此基础上引申而来的。l对设备及标准的依赖性对设备及标准的依赖性 l载体的非直接识读性载体的非直接识读性 l物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性 l信息与载体的相分离性信息与载体的相分离性 l信息共享性信息共享性 l信息的易更改性信息的易更改性 l不安全性不安全性 l（一一）集集中中统统一一管管理理原原则则。各各单单位位形形成成处处理理的的各各类类电电子子文文件件均均应应由由本本单单位位文文书书处处理理部部门门统统一一收收集集管管理理；应应归归档档保保存存的的各各种电子文件，经规范整理后，移交本单位档案部门集中管理。种电子文件，经规范整理后，移交本单位档案部门集中管理。l（二二）全全程程管管理理原原则则。各各单单位位应应建建立立健健全全各各项项工工作作制制度度和和工工作作程程序序，结结合合各各种种技技术术措措施施的的应应用用，从从电电子子文文件件产产生生开开始始，直直到到被被永永久久保保存存或或销销毁毁，不不间间断断地地对对有有关关处处理理操操作作进进行行管管理理登登记记，实实施施全全程程控控制制和和管管理理。计计算算机机系系统统运运行行和和信信息息处处理理等等过过程程中中形形成成或或涉涉及及的的有有关关电电子子文文件件处处理理的的参参数数、管管理理数数据据等等应同电子文件一同归档保存。应同电子文件一同归档保存。第五条第五条 电子文件归档管理工作应遵循以下原则电子文件归档管理工作应遵循以下原则：（三）前端控制原则。在电子文件管理系统的设计阶段就要充分考（三）前端控制原则。在电子文件管理系统的设计阶段就要充分考虑电子文件生命周期各个阶段的管理要求，在电子文件形成处理虑电子文件生命周期各个阶段的管理要求，在电子文件形成处理阶段考虑电子文件归档管理和长期保管的要求。阶段考虑电子文件归档管理和长期保管的要求。文件：形成 处理鉴定整理编目保存销毁前端中端末端（四四）真真实实性性保保障障原原则则。采采取取措措施施确确保保电电子子文文件件的的内内容容、结结构构和和背背景景信信息息经经过过传传输、迁移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。输、迁移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。背景信息背景信息 context指描述电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结指描述电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据元数据 metadata指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。（五五）电电子子、纸纸质质文文件件并并存存原原则则。电电子子公公文文形形成成单单位位应应将将具具有有保保存存价价值值的的电电子子公公文输出制成纸质公文与电子公文一同归档保存，并准确标识它们之间的联系。文输出制成纸质公文与电子公文一同归档保存，并准确标识它们之间的联系。第六条第六条第六条第六条 各单位应把电子文件纳入本单位文件管理体系，把电子文件的各单位应把电子文件纳入本单位文件管理体系，把电子文件的各单位应把电子文件纳入本单位文件管理体系，把电子文件的各单位应把电子文件纳入本单位文件管理体系，把电子文件的 归档管理工作纳入本单位信息化建设工作体系，纳入本单位办公自动化归档管理工作纳入本单位信息化建设工作体系，纳入本单位办公自动化归档管理工作纳入本单位信息化建设工作体系，纳入本单位办公自动化归档管理工作纳入本单位信息化建设工作体系，纳入本单位办公自动化系统，并建立健全各项管理制度，逐步建立起科学的电子文件管理系统。系统，并建立健全各项管理制度，逐步建立起科学的电子文件管理系统。系统，并建立健全各项管理制度，逐步建立起科学的电子文件管理系统。系统，并建立健全各项管理制度，逐步建立起科学的电子文件管理系统。第第七七条条 各各单单位位办办公公自自动动化化系系统统或或电电子子文文件件管管理理系系统统应应符符合合国国家家有有关关文文件件处处理理管管理理规规定定，并并设设置置如如下下功功能能，保保证证电电子子文文件件真真实实性性、完完整整性性、有效性：有效性：真实性真实性 authenticity指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与 形形成时的原始状况一致。成时的原始状况一致。完整性完整性 integrity指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。有效性有效性 utility指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。（一）设置相关功能，满足电子文件归档与管理需要。（一）设置相关功能，满足电子文件归档与管理需要。（二二）设设计计完完整整的的责责任任体体系系，确确保保电电子子文文件件从从生生成成、处处理理到到归归档档管管理理每每个环节都有保障其真实性、完整性的责任人。个环节都有保障其真实性、完整性的责任人。（三）采用相应技术，确保电子文件真实性、完整性。（三）采用相应技术，确保电子文件真实性、完整性。对对电电子子化化的的印印章章、数数字字签签章章等等采采取取防防止止非非法法使使用用的的措措施施。对对具具有有凭凭证证作作用用的的电电子子文文件件逐逐页页加加注注可可靠靠的的防防错错漏漏和和防防调调换的标记。换的标记。对对电电子子文文件件的的操操作作者者进进行行严严格格的的身身份份识识别别与与权权限限控控制制，并并采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。对对在在网网络络系系统统中中处处于于流流转转状状态态，暂暂时时无无法法确确定定其其保保管管责责任任的的电电子子文文件件，应应采采取取捕捕获获措措施施，集集中中存存储储在在符符合合安安全全要要求求的电子文件暂存存储器中，以防散失。的电子文件暂存存储器中，以防散失。（四四）设设置置符符合合安安全全要要求求的的操操作作日日志志，实实时时自自动动记记录录实实施施操操作作的的人人员员、时时间间、设设备备、项项目、内容等。目、内容等。（五五）采采取取相相应应技技术术措措施施采采集集电电子子文文件件的的背背景景信信息息和和元元数数据据，登登记记文文件件起起草草者者、修修改改者者、审审核核者者、签签发发者者等等处处理理过过程程中中相相互互衔衔接接的的各各类类责责任任者者，打打字字者者、发发文文者者、收收文文者者、存存储储管管理理者者等等各各类类操操作作者者，批批示示、签签名名、印印章章、代代码码等等责责任任凭凭证证信信息息，以以及及电电子子文文件传递、交接过程中的其他标识，建立完整的电子文件元数据库。件传递、交接过程中的其他标识，建立完整的电子文件元数据库。（六）设置数据备份和数据导出功能。（六）设置数据备份和数据导出功能。（七）设置足够容量、安全的外部存储器，随时存放处理完毕应归档保存的电子文件。（七）设置足够容量、安全的外部存储器，随时存放处理完毕应归档保存的电子文件。（八）具有针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取的与系统安全和保密（八）具有针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取的与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。等级要求相符的防范对策。第第八八条条 各各单单位位办办公公自自动动化化系系统统中中的的或或单单独独的的电电子子文文件件归归档档管理系统应通过省档案局组织的专业验收。管理系统应通过省档案局组织的专业验收。第第九九条条 各各单单位位应应建建立立电电子子文文件件形形成成、收收集集、积积累累、整整理理归归档档的的岗岗位位责责任任体体系系，保保证证电电子子文文件件从从形形成成、收收集集、积积累累到归档管理，都有专人负责。到归档管理，都有专人负责。（一一）电电子子文文件件的的形形成成制制作作质质量量由由文文件件的的起起草草者者、审审核核者者、签发者、缮印者负责。签发者、缮印者负责。（二二）单单位位文文书书处处理理部部门门、各各业业务务部部门门或或项项目目组组应应指指定定专专人人负负责责本本部部门门、本本项项目目形形成成的的电电子子文文件件的的收收集集、积积累累和和整理归档工作。整理归档工作。（三三）单单位位档档案案部部门门应应参参与与和和指指导导本本单单位位电电子子文文件件的的形形成成、处理、收集和归档等各工作环节。处理、收集和归档等各工作环节。第三章第三章第三章第三章 电子文件收集与积累电子文件收集与积累电子文件收集与积累电子文件收集与积累 第第十十条条 各各单单位位应应根根据据国国家家有有关关规规定定制制定定本本单单位位的的电电子子文文件件归归档档范范围围。凡凡是是反反映映本本单单位位工工作作活活动动，具具有有查查考考利利用用价价值值的的电电子文件都应收集归档。子文件都应收集归档。1、明确收集责任、明确收集责任 文件的形成是相当分散的，每个部门、每个人都可能形成文件的形成是相当分散的，每个部门、每个人都可能形成电子文件，这就决定了文件的收集积累工作不可能由机关档电子文件，这就决定了文件的收集积累工作不可能由机关档案部门或者档案人员独自来承担，必须在机关各个单位明确案部门或者档案人员独自来承担，必须在机关各个单位明确相应的文件收集人员，建立完善的文件收集积累工作网络。相应的文件收集人员，建立完善的文件收集积累工作网络。由网络上的文件管理人员负责将本处室形成的应归档保存的由网络上的文件管理人员负责将本处室形成的应归档保存的文件收集积累起来，按时按规定向归档部门移交归档。文件收集积累起来，按时按规定向归档部门移交归档。2、明确收集范围、明确收集范围 落实了收集责任后，也就明确了收集工作的主题，解决了收集工落实了收集责任后，也就明确了收集工作的主题，解决了收集工作宏观层面问题。接下来就要解决应该收集那些文件和怎么收集作宏观层面问题。接下来就要解决应该收集那些文件和怎么收集的问题。的问题。电子文件的收集范围应当以国家发布的纸质文件归档与不归档范电子文件的收集范围应当以国家发布的纸质文件归档与不归档范围为依据，结合各单位对电子文件信息的现实需要，确定本单位围为依据，结合各单位对电子文件信息的现实需要，确定本单位的电子文件收集范围。具体来说，纸质文件应归档的，其相应的的电子文件收集范围。具体来说，纸质文件应归档的，其相应的电子文件也应归档；纸质档案不属于国家归档范围的，应根据单电子文件也应归档；纸质档案不属于国家归档范围的，应根据单位需要确定是否列入收集范围。在各单位电子信息相对匮乏的现位需要确定是否列入收集范围。在各单位电子信息相对匮乏的现阶段，我们制定电子文件收集范围要比纸质文件的收集范围稍大阶段，我们制定电子文件收集范围要比纸质文件的收集范围稍大一些，以便为单位的办公自动化系统多积累些电子信息。但这部一些，以便为单位的办公自动化系统多积累些电子信息。但这部分电子文件不应归档，可以作为办公自动化系统上公开的信息资分电子文件不应归档，可以作为办公自动化系统上公开的信息资料，满足各方面查询利用需要。料，满足各方面查询利用需要。3、明确收集要求、明确收集要求 l只有收集要求明确了，收集责任人才能做好收集工作。收集总的目标只有收集要求明确了，收集责任人才能做好收集工作。收集总的目标是：既要保证电子文件的完整系统，又要保证其原始性、有效性。具是：既要保证电子文件的完整系统，又要保证其原始性、有效性。具体要求体现在三个方面：体要求体现在三个方面：l、时间要求就两个字：及时、时间要求就两个字：及时 如果是网上签发的，应该在签发后由如果是网上签发的，应该在签发后由办公自动化系统自动将已经过签发过程的文件转到文件的收集库，交办公自动化系统自动将已经过签发过程的文件转到文件的收集库，交文件收集人员管理。文件收集人员管理。l、完整性要求、完整性要求 电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其它形成的相关文录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其它形成的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。电子文件的软硬件环境、元数据一同收集起来。电子文件的软硬件环境、元数据一同收集起来。l、准确性要求、准确性要求 原始准确是文件的生命。准确地区分稿本，与其相应原始准确是文件的生命。准确地区分稿本，与其相应的纸质文件保持一致。电子和纸质是文件的两种版本，在相当长的时的纸质文件保持一致。电子和纸质是文件的两种版本，在相当长的时间内将并存，分别承担着不同的职责，发挥着不同的作用。间内将并存，分别承担着不同的职责，发挥着不同的作用。收集种类：l文本文件文本文件Text ：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。类别代码为：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。类别代码为T T。l数数据据文文件件Data ：用用计计算算机机软软硬硬件件系系统统进进行行信信息息处处理理等等过过程程中中形形成成的的各各种种管管理理数数据据、参参数等。类别代码为数等。类别代码为D D。l计计算算机机程程序序文文件件Program：计计算算机机使使用用的的或或在在某某一一软软件件平平台台上上自自行行开开发发设设计计的的系系统统软软件件、支持软件和应用软件的源程序及其开发、编译工具。类别代码为支持软件和应用软件的源程序及其开发、编译工具。类别代码为P P。l图形文件图形文件Graphic ：采用计算机辅助设计或绘图获得到的静态图形文件。类别代码为：采用计算机辅助设计或绘图获得到的静态图形文件。类别代码为G G。l图像文件图像文件Image ：采用扫描仪、数码相机等设备生成的静态图像文件。类别代码为：采用扫描仪、数码相机等设备生成的静态图像文件。类别代码为I I。l影像文件影像文件Video ：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件。类别代码为：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件。类别代码为V V。l声音文件声音文件Audio ：通过计算机声音处理技术形成的记录声音的文件。类别代码为：通过计算机声音处理技术形成的记录声音的文件。类别代码为A A。l超媒体链结文件：用计算机超媒体链结技术制作的文件。类别代码为超媒体链结文件：用计算机超媒体链结技术制作的文件。类别代码为O O。第第十十一一条条 各各单单位位档档案案人人员员应应加加强强对对电电子子文文件件收收集集积积累累工工作作的的监监督督和和指指导导，保证应归档电子文件的齐全、准确、完整、有效。保证应归档电子文件的齐全、准确、完整、有效。l（一一）电电子子文文件件正正本本（稿稿本本代代码码F F）及及其其背背景景信信息息、元元数数据据应应一一同同收收集集。电电子子公公文文形形成成单单位位应应同同时时收收集集其其定定稿稿（稿稿本本代代码码M M），其其他他电电子子文文件件可可以以根据需要确定是否收集其定稿及历次修改稿。电子文件正本应收集两套。根据需要确定是否收集其定稿及历次修改稿。电子文件正本应收集两套。l（二二）当当公公务务或或其其他他事事务务处处理理过过程程只只产产生生电电子子文文件件时时，应应当当采采取取严严格格的的安安全全措措施施，保保证证电电子子文文件件不不被被非非正正常常改改动动。同同时时应应当当随随时时对对电电子子文文件件进进行行备备份，存储在脱机保存的载体上。份，存储在脱机保存的载体上。l公公务务处处理理过过程程形形成成电电子子文文件件同同时时又又形形成成纸纸质质等等其其他他形形式式文文件件，应应同同时时收收集集其其相相应应的的其其他他形形式式文文件件一一同同归归档档，并并保保证证它它们们在在内内容容及及相相关关说说明明、描描述述上上完全一致。完全一致。l具具有有永永久久和和长长期期保保存存价价值值的的文文本本或或图图像像、图图形形形形式式的的电电子子文文件件应应制制成成纸纸质质文件或缩微品等，同步收集。文件或缩微品等，同步收集。l（三三）单单位位形形成成的的同同一一类类型型的的电电子子文文件件格格式式应应统统一一。文文本本文文件件推推荐荐采采用用XMLXML格格式式，现现阶阶段段可可以以收收集集PDFPDF、RTFRTF、TXTTXT格格式式文文档档；图图像像文文件件推推荐荐采采用用TIFFTIFF或或JPEGJPEG格格式式；视视频频或或多多媒媒体体文文件件推推荐荐采采用用MPEGMPEG或或AVIAVI格格式式；声声音音文文件件推推荐荐采采用用MP3MP3或或WAVWAV格格式式。各各专专业业电电子子文文件件的的通通用用格格式式，由省档案局会同有关专业主管部门确定。由省档案局会同有关专业主管部门确定。l通通用用格格式式的的电电子子文文件件，各各单单位位应应收收集集一一套套形形成成或或支支持持该该格格式式电电子子文文件件的的通通用用软软件件及及其其相相关关参参数数手手册册、说说明明资资料料等等。特特殊殊的的无无法法转转换换为为通通用用格格式式的的电电子子文文件件，应应同同时时收收集集其其特特殊殊的的软软硬硬件件环环境境、压压缩缩算算法法和和其其他他相相关关数据。数据。文本文件（文本文件（text)，纯文本文件不含格式代码，使用时不受计算机硬件纯文本文件不含格式代码，使用时不受计算机硬件和软件类型的限制，常用格式有和软件类型的限制，常用格式有TXT 等。等。转换格式转换格式TxtXmlpdf Rtf直接作为电子档案存储直接作为电子档案存储WPSXmlPdf其他类型文档其他类型文档有关有关软件软件 数据文件（数据文件（DATA）转换格式转换格式DBF直接作为电子档案存储直接作为电子档案存储其他格其他格式数据式数据库文件库文件DBF其他类型数据库文件其他类型数据库文件有关有关软件软件 图像文件（图像文件（Image）：）：使用数字设备采集或制作的画面使用数字设备采集或制作的画面转换格式转换格式TiffJPEG直接作为电子档案存储直接作为电子档案存储其他格其他格式图像式图像TiffJPEG无法转换格式的图片无法转换格式的图片有关有关软件软件 影像文件（影像文件（video），），使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面画软件生成的各种动态画面转换格式转换格式AVIMPEG直接作为电子档案存储直接作为电子档案存储其他格其他格式影像式影像AVIMPEG无法转换格式的影像无法转换格式的影像有关有关软件软件 声音文件（声音文件（audio），），用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。常用的文件格式有常用的文件格式有WAV，MP3等。等。转换格式转换格式WAVMP3直接作为电子档案存储直接作为电子档案存储其他格其他格式音频式音频WAVMP3其他类型音频其他类型音频有关有关软件软件l（四四）对对只只有有电电子子签签章章的的电电子子文文件件，收收集集时时应应附附加加具具有有法法律律效效力力的的非非电电子子签签章章，以以保保证证电电子子文文件件的的凭凭证证作作用用。对对使使用用可可靠靠电电子签名的数据电文，不需要再度签名确认。子签名的数据电文，不需要再度签名确认。l（五五）收收集集起起来来的的电电子子文文件件应应设设置置为为只只读读状状态态，并并存存储储在在特特定定的的载载体体上上，脱脱机机保保存存。顺顺序序登登记记电电子子文文件件登登记记表表（项项目目及及格格式式参参见见GB/T18894GB/T1889420022002），与与电电子子文文件件一一同同保保存存。电电子子文文件件登登记记表表可可以以由由计计算算机机系系统统生生成成，但但归归档档时时应应输输出出一一份份纸纸质质登记表。登记表。l（六六）电电子子文文件件在在形形成成、接接收收时时就就要要制制作作备备份份。在在文文件件流流转转的的每每一一个个环环节节，只只要要发发生生过过信信息息变变化化的的，都都应应制制作作备备份份。对对已已经经办理完毕的电子文件，无论有没有归档，都要定期制作备份。办理完毕的电子文件，无论有没有归档，都要定期制作备份。第四章第四章第四章第四章 电子文件整理归档电子文件整理归档电子文件整理归档电子文件整理归档 l第第十十二二条条 电电子子文文件件归归档档可可以以采采取取物物理理归归档档或或逻逻辑辑归归档档两两种种方方式式。实实现现办办公公自自动动化化的的单单位位，应应采采用用逻逻辑辑归归档档与与物物理理归归档档相相结结合合的的方方式式，在在文文件件办办理理完完毕毕后后，即即时时进进行行逻逻辑辑归归档档；根根据据单单位位的的归归档档制制度度，定定期期将将已已逻逻辑辑归归档档的的电电子子文文件下载到脱机保管的载体上，向档案部门进行物理归档。件下载到脱机保管的载体上，向档案部门进行物理归档。l第第十十三三条条 电电子子文文件件归归档档前前应应当当进进行行归归档档鉴鉴定定，对对电电子子文文件件的的真真实实性性、完完整整性、有效性进行检验和审核，确定密级和保管期限。性、有效性进行检验和审核，确定密级和保管期限。l（一一）与与纸纸质质文文件件核核对对内内容容、签签章章，审审核核电电子子文文件件收收发发登登记记表表、操操作作日日志志及及相相关关的的著著录录项项目目等等，确确认认电电子子文文件件及及相相关关的的信信息息和和软软件件无无缺缺损损且且未未被被非非正正常常改动，电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式一致，处理过程无差错。改动，电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式一致，处理过程无差错。（二二）按按照照国国家家关关于于文文件件材材料料归归档档的的有有关关规规定定判判定定电电子子文文件件是是否否应应该归档。该归档。（三三）依依据据国国家家关关于于档档案案保保管管期期限限的的有有关关规规定定判判定定应应归归档档电电子子文文件件的的保保管管期期限限，该该电电子子文文件件的的背背景景信信息息和和元元数数据据的的保保管管期期限限应应当当与与内容信息的保管期限一致。内容信息的保管期限一致。（四）依据国家关于文件材料保密规定准确划定电子文件的密级。（四）依据国家关于文件材料保密规定准确划定电子文件的密级。（五五）对对归归档档电电子子文文件件的的基基本本技技术术条条件件进进行行检检测测，检检测测各各电电子子文文件件所所依依赖赖的的硬硬件件环环境境的的有有效效性性、软软件件环环境境的的有有效效性性及及其其信信息息记记录录格格式、有无病毒感染等。式、有无病毒感染等。（六）填写（六）填写归档电子文件移交、接收检验登记表归档电子文件移交、接收检验登记表（格式见（格式见GB/T18894GB/T1889420022002）有关内容。）有关内容。第第十十四四条条 归归档档电电子子文文件件应应区区分分全全宗宗，以以件件为为单单位位进进行行整整理理。CADCAD电电子子文文件件整整理理按按照照CADCAD电电子子文文件件光光盘盘存存储储、归归档档与与档档案案管管理理要要求求（GB/T176781999GB/T176781999）规规定定，分分项项目目进进行行整整理理。其其他他类类型型的的电电子子文文件件按按照照电电子子文文件件归归档档与与管管理理规规范范（GB/T188942002GB/T188942002）规规定定，在在全全宗宗内内区区分分年年度度、保保管管期期限限、机机构构（问问题题），或或只只区区分分年年度度、保保管管期期限限，按按电电子子文文件件类类别别相相对对集集中中，脱脱机机存存储储在在一一次次写写光光盘盘、硬盘、磁带等载体上，并达到如下要求：硬盘、磁带等载体上，并达到如下要求：（一一）归归档档电电子子文文件件应应逐逐件件进进行行著著录录（著著录录项项目目参参照照DA/T181999DA/T181999档档案案著著录录规规则则），并并按按照照保保证证电电子子文文件件真真实实性性、完完整整性性和和有有效效性性的的要要求求补补充充电电子子文文件件特特有有的的著著录录项项目目和和责责任任者者、操操作作者者、背背景景信信息息、元元数数据据等等其其他他标标识识，形形成成归归档档电电子子文文件件机机读读目目录录和和纸纸质质目目录录。目目录录中中的的记记录录要要与与归归档档电电子子文文件件实实现现一一对对一一的的固固定定链接。链接。（二二）归归档档电电子子文文件件载载体体应应按按CADCAD电电子子文文件件光光盘盘存存储储、归归档档与与档档案案管管理理要要求求（GB/T176781999GB/T176781999）规规定定的的信信息息结结构构组组织织数数据据，每每个个存存储储载载体体根根目目录录下下应应设设置置说明文件、著录文件和电子文件子目录、其他文件子目录等。说明文件、著录文件和电子文件子目录、其他文件子目录等。（三）特殊格式的电子文件应在同一载体中存有相应的查看软件。（三）特殊格式的电子文件应在同一载体中存有相应的查看软件。（四四）解解密密已已加加密密的的电电子子文文件件。必必须须加加密密归归档档的的电电子子文文件件应应将将其其解解密密软件和说明文件单独存放。软件和说明文件单独存放。（五五）归归档档电电子子文文件件载载体体应应一一式式3 3套套，一一套套封封存存保保管管（A A），一一套套供供查查阅使用（阅使用（B B），一套寄存到同级国家综合档案馆（），一套寄存到同级国家综合档案馆（C C）。）。（六六）存存储储电电子子文文件件的的载载体体或或装装具具上上应应贴贴有有标标签签，标标签签上上注注明明全全宗宗号号、目目录录号号、载载体体序序号号、套套别别、密密级级、保保管管期期限限、盘盘内内文文件件起起止止时时间间、立档单位名称、盘内存储电子文件的主要内容等。立档单位名称、盘内存储电子文件的主要内容等。（七七）以以存存储储载载体体为为单单位位制制作作纸纸质质的的归归档档电电子子文文件件登登记记表表首首页页（项项目目及及格格式式见见GB/T188942002GB/T188942002），以以件件为为单单位位著著录录形形成成纸纸质质归档电子文件登记表归档电子文件登记表续页（项目及格式见续页（项目及格式见GB/T188942002GB/T188942002）。）。l第十五条第十五条 单位档案部门在接收归档电子文件时，应当单位档案部门在接收归档电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备；的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。不符合归档要求的发回归档部门进手册等是否完整。不符合归档要求的发回归档部门进行改正。符合归档要求的，履行交接手续，完成行改正。符合归档要求的，履行交接手续，完成归归档电子文件移交、接收检验登记表档电子文件移交、接收检验登记表（项目及格式见（项目及格式见GB/T188942002GB/T1889420