电大办公室管理小抄10年最新.doc
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1、办公室管理试题一1D 2B 3C 4B 5B6A 7B 8A 9D 10D一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分,共10分)1办公室布置要注意( )。D各种沟通、保密2传真机的使用哪一项是不对的( ) B随时随地可向对方发送3在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的( )。C作会议记录时离开会议室接听电话4以下文员订购和储备办公用品的行为中,哪一项是不适宜的( )。B让员工们随意领取办公用品5以下文员的工作顺序中,哪一项是正确的( )。B文员也应具有适当判断情况,机智应对的应变能力6文员必须管理好金钱,学会节约开支,以下行为中哪一项是不恰当的( )。A最好到
2、价格便宜的商店去购买,质量并不重要7文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的( )B应该有自己的个性,尽可能使别人服从自己8以下关于交互式电话会议的功能中,哪一项是不具备的( )。A审查功能D吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀去10文员制作日程安排计划表时,以下哪一种情况应避免( )D日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上,可以废弃二、判断题(正确打“,错误打“o每小题1分,共10分)1 2 3 4 56 7 8 9 101文员作介绍,若年龄、地位都相同,应从较亲近的人开始介绍 ( )2如果是你主持会议,则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一
3、个会议文件夹,如果以后出现问题,可以查看笔记,证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 3如果不小心发生日程安排计划重复的情形,就要排定能够动用的空档,自己决定优先顺序。 ( )4文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档,有归档范围和要求,但没有期限。 5要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。如果上司不加采用,应说服上司。 6如果要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 7宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯,但必须有反映我国传统风味的土特产品,如茅台等烈性酒。 8如果上司一年之中交往很多,但很
4、难记住每一个人和每一次见面的情况,文员应把有关资料输入电脑,准备交往提示文件。 9假如对方所要求的日期已经被预约,除非有相当的确认,文秘人员切不可独断地拒绝,应该问明上司的意思,因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。 10为来自外地的与会者安排宾馆住宿,最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间,只要弄清有多少人数即可。 三、简答题(每小题10分共20分)1文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?1答案:(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;(2)参谋作用;(2分)(3)补缺作用;(1分)(4)增进关系作用;(1分)(5)适事。紧急的事,重要的事,上司需要知
5、道的事;(1分)(6)适时。考虑时机;(1分)(7)适地。看场合;(1分)(8)适度。要注意掌握分寸。(2分)2什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为“立卷特征”;(2分)(2)按问题特征立卷; (1分)(3按作者特征立卷; (1分)(4)按文种特征立卷; (1分)(5)按时间特征立卷; (1分)(6)按地区特征立卷; (1分)(7)按通讯者特征立卷; (1分)(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 (2分)四、设计题(每小题10分。共20分)1麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力,
6、以制定合适的价格打入市场,决定召开专家座谈会,对新产品进行评估,办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考、有主见又敢于发表意见者; (2)座谈会以小型为主,人数以七、L人为宜; (2分)(3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合; (1分)(4)主持人负责引导、组织,可不做记录; (1分)(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做; (2分(6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短; (1分)(7)会场应准备些饮料、茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。, (1分)2科达公司召开中层干部扩大会议,参加人员为总经理、副总经理 各职能
7、部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等,共46人,会议文秘人员和其他服务人员4人,会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元,其他收入600元,假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有:文件材料费200元,饮料费100元,因会议紧张安排午餐,餐费每人10元。请计算会议的成本。 答案:1)会议成本=23(G+S)Tn+后勤开支=6(G+S)Tn+后勤开支 (2)G-参加会议人员的每小时人均工资数;每个人每小时平均工资为10元,(2400308) (3)S参加会议人员每小时人均其他收入数;其他收入为25元。(600308) (1分) (4)T参加会议人员人均到会时间为
8、5小时;(1分)(5)n参加会议人数为50人(46+4);(1分) (6)后勤开支等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+1050)(7)会议成本一6(10+25)550+800=18750一-800=19550(元) (2分)五、案例分析题(每小题20分,共40分)1某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表,本公司一位实习生,刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来,小林了你的才能?你是大材小用,为什么不去大公司呢?小赵的冷嘲热讽,激怒了小林,引起了激烈的争执,最后小林气愤地离开了办公室。小赵还在闷闷不乐时,三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了,他们因平时
9、工作不遵,他们怒气冲冲地推推搡搡,揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急,不知道怎么办才好你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误,他应该怎么做才对。(1)不能说“总经理外出了,有什么事请跟我说吧,办公室人员不能替上司做主; (3分)(2)接待来访者应细心倾听,不应边看报表边听; (3分)(3)对提重要建议的来访者,应认真记录,汇报上司; (4分)(4)应热情,不能对来访者冷嘲热讽; (3分)(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节,宣传政策; (3分)(6)应尽快为总经理解围,可以请保安或打110。 (4分)2东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语,小陈则很喜欢打扮。公司进行了打扮。正式会
10、谈这天,只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳,金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光,这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。古总经理与法国客商在接待室内寒暄时,小陈拿来了托盘准备茶水,只见她花枝招展,一对大耳环晃来晃去,五颜六色的手镯碰桌有声,高跟鞋叮叮,指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影,冲着小沈:“托你的福,好端端一笔生意,让你给毁掉了,无能!”小沈并不知道自己有什么过错,为自己辩解:“我,我怎么啦!客商是你自己得罪的,与我有什么关系?小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确,正确的做法应该是怎样的?(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境,不符合特定的会谈工作要求; (3分)
11、j(2)小沈的穿着突出自己,影响了古总经理的形象; (3分) (3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作,破坏工作场所安静; (3分) (4)小陈用手拿茶叶,不卫生,引起客商不满,使得谈判一开始就不顺利; (3分) (5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解,有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执,她应采取补救措施,可以将上司借故引开,并示意上司忍耐些,使谈判继续,而不是指责客商; (6)小沈受到上司批评,即使是过头话,也应保持冷静,不反驳,应理解上司的难处。找适当的机会,用适当的方式说明情况,交流思想和感情。 中央广播电视大学20072008学年度第一学期“开放专科”期末考试 办公室管理 试
12、题一、单项选择题1C 2.B 3.D 4.A 5.D 6.D 7.A 8.A 9.D 10.B1、文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是( )C、姓名、部门、地址、国名 2、有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪些内容不是文员的任务( ) B、发表意见3、邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪些事情与文员的工作要求不一致()、应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办、以下哪些接打电话的行为是不正确的()、受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击、文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪些做法是错误的()、如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会、以下关
13、于名片的使用方式,哪些是错误的()、名片只能当面递送,寄去是不礼貌的、文员要做好档案收集,应该收集的文书资料是()、下级单位报送的报告、统计报表等、值班人员不应该做以下哪类事情()、签发文件、接受忠告的反应应该是() 、切勿事感用事10、以下哪些不是办公室事务管理的特征( ) B、决策性二、判断题 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1、办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光。( )2、文员应避免必要的通信和邮寄,尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( )3、文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行。( )4、如果会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客
14、人进入后,再轻轻关上门。( )5、文员作介绍,应先介绍地位高的人,再介绍地位低的人。( )6、假如上司不准备参加某个会议,应立即将会议通知丢掉,以免干扰其他事情。( )7、代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效,因此文员应、文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应该一同锁入抽屉。()、交际应酬要讲求时效,若时机错过再来补救,不但无法表达诚意,还会破坏彼此关系。()10、不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论,也不可评论菜肴的优劣。()三、简答题、单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定?(1)单位印章、套印章;(2)(2)钢印、领导人签名章、其他印章;(2分)(3)刻制公章有
15、两种情况;一种是由上级主管机关刻制颁发;(2分)(4)另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;(2分)(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用;(2分)(6)加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名;(1分)(7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记;(1分)(8)加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒;(1分)(9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。(2分)、按照2000院行政机关公文处理办法的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种?(1)命令(令)
16、;(1分)(2)决定;(1分)(3)公告;通告;(2分)(4)通知;通报;(2分)(5)议案;(2分)(6)报告;(1分)(7)请示;(1分)(8)批复;意见;(2分)(9)函;(1分)(10)会议纪要。(2分)四、设计题、康桥宾馆位于本市南京西路号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某企业准备在11月15日上午9:00至12:00召开全厂中层干部大会,讨论第二年的产品发展和销售计划,地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题?(1)会议的名称:(2分)(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称;(2分)(3)日期、时
17、间(开始到结束的预定时刻);(2分)(4)地点:(具体在几楼几号会议室);(2分)(5)议题(或者议事日程);(2分)(6)主办者的联络处,电话号码等;(1分)(7)开会所在地,建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图);(2分)(8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场,或当天应备的资料等。(2分)、某个下雨天,在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品,室外有接待处,公司还租了汽车接送来宾,为圆满结束这次会议,办公室人员在会后应该做些什么工作?(1)要替搭车回去的人安排车子;(2分)(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领、冒领;(2分)(3)有留话时
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