好又多超市百货商场公司 厂商手册P41.doc
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1、TRUST- MART 厂商手册一个值得信赖的长期合作伙伴多好又多量贩TRUST- MART好又多厂商手册一、前言-1二、好又多的商业系统-2三、好又多采购作业系统-3四、厂商应给好又多之文件或资料-4五、好又多应给厂商的文件或资料-5六、厂商所关心的事情-6七、好又多量广场与一般销售渠道不同之处-12(附件一)好又多总公司电脑作业流程图-13(附件二)好又多分店电脑作业流程图-14(附件三)好又多采购作业流程-15(附件四)好又多与可能合作之厂商之协议-16(附件五)好又多厂商报价单-18(附件六)商品一般性购销协议书-22(附件七)好又多厂商交易协议书-28(附件八)好又多订单-29(附件
2、九)好又多订单复印本-30(附件十)厂商交易条件变动通知书-31(附件十一)厂商交货差异通知书-32(附件十二)好又多进货发票通知书-33(附件十三)好又多退货通知书-34(附件十四)一般销售渠道之流通情况-35(附件十五)好又多量贩广场之流通情况-36一、 前言好又多百货商业广场有限公司(以下简称好又多或好又多量贩广场)为了提升供货商(以下简称厂商)这经营效率,降低运营成本,共同提升彼此之商业竞争力,特编写此手册,请计划与好又多长入配合之厂商(包含其业务人员。行销人员,发货及配送人员与会计人员)仔细阅读,你们只要花30分钟时间,看一看本手册,将使彼此节省许多营运费用,增加彼此利润,在市场日趋
3、竞争之际,这种时间的投资是十分有效益的,敬请厂商内部自行复印,传阅,并研讨细节。好又多的商业系统(包含订货,收货。销售及付款等作业)基本上是汲取欧美及亚洲最先进的商业经营管理技术之精华而设计的,故厂商若能与好又是多密切配合,必可以为贵公司节省巨额之营销费用,并可准时收到货款。您若有任何颖问,请务必来电,我们相关的采购主管将乐意为您回答任何细节。好又多之经营理念是“与厂商互利合作 ”。彼此加强市场之竞争力,齐步成长,共创美好未来。好又多百货商业广场有限公司 谨启总公司地址:中国广州市天河区棠下中山大道188号邮政编号:510665电话:(020)87531742,87532411(百货)(020
4、)87532685,87533521(食品)传真:(020)87532202,87532002天河店地址:中国广州市天河区中山大道188号邮政编号:510665电话:(020)87531733传真:(020)87532202二、 好又多的商业系统 好又多的商业系统是以IBM之高档电脑硬件,加上国外最先进之电脑软件组合而成,好又多欢迎有兴趣之合作厂商,透过加盟本公司而进入中国广大的消费市场。为了便利向厂商说明好又多之商业系统,我们特以“好又多总公司电脑系统作业流程图”,如(附件一),及“好又多分店电脑系统作业流程图”,如(附件二),来解释。由(附件一)及(附件二)可看出本公司下列相关部门之工作范
5、围与职责:(1) 总公司采购部:厂商资料、商品采购资料及促销资料之建档或更正、总公司订单之发出(含初次订货)。(2) 分店订货课:分店续订货订单之更正。(3) 分店商管课:收货之确认、商品之检验、收货差异通知单之签发、及退货。(4) 总公司财务部:厂商发票之收受、付款之审核、进货发票差异通知单(含数量或单价)之签发、货款之支付(电汇)。好又多给厂商的第一张订单一律由总公司采购部发出,其后续订货之订单可分别由总公司或分店来订货。一般而言,好又多总公司之采购主管会尽量将续订之工作交由分店订货课来执行,毕竟续订货并不涉及交易条件。(例如:价格,促销,付款条件,包装及运送条件等)之协商。然而在下列情况
6、,好又多总公司采购主管会决定将续订货之工作交由他们自己来执行。(1) 商品之供货情况呈现紧张状态。(2) 商品有特别重大之促销活动。(3) 好又多总公司采购部协理对厂商有特殊之采购承诺。厂商如果了解以上的好又多商业系统,就会很容易地知道在状况发生时,应向哪一个单位联系,并尽速解决问题。三、 好又多采购作业系统到目前为止,您或许对好又多的商业系统有一个初步的认识,接下来,让我们向您介绍好又多之采购作业流程,如(附三)所示。由好又多采购作业流程图来看,好又多的采购工作全交由好又多总公司采购部的采购主管负责的,分店订货课负责部份商品之续订货工作,这些由分店订货课负责续订货的商品总公司采购主管决定并输
7、入电脑,由分店的电脑依设定之交易条件及运算公式来度算建议续订货量,举例如下:1 品名:可口甜饼200公克,3盒/组。2 厂商所需准备交货天数:3天。3 厂商最低订货金额:4000(含该厂商在好又多销售之所有商品。)4 续订货日期:每周一、四(一周两次)5 好又多销售单位:3盒6 平均日销量:300(即300*3盒)7 电脑建议续订货数量:1000(即1000*3盒)8 是由于订货金额(1000*5)大于厂商最低订货金额(4000),又经营业课长审核无特别之季节或促销因素时,电脑自动于夜间传送订货送续订货之订单数量(即1000*3盒)给厂商。9 订货日期:97年5月1日10 交货日期:97年5月
8、4日 第一次交易手续通常比较繁琐,必需经过公司简介,参观工厂或拜访厂商,签订协议,报价,交易条件协商,厂商及商品资历料建档等工作,这些手续快则数天,慢则上月,全赖双方之需求与配合。有些情况,双方甚至必须谈及包装或规格之变更,因此时间可能拉长,此种情况,双方尚需至必须考虑到季节因素,否则,商品进货时,已近季节尾声,请厂商详加阅读。四、 厂商应给好又多之文件或资料下列文件或资料在不同之交易阶段均为必备者,请勿遗漏,以免影响厂商之交易机会或权益:顺序文件或资料名称给予时机目的发出单位收受单位(1)厂商简介及商品目录(包含公司背景,经营理念,公司组织,主力商品,主要客户名单等资料。第一次或第二次商谈前
9、介绍厂商本身厂商销售业务部好又多总公司采购部(2)好又多与可能合作之协议(附件四)正式报价之前确保日后交易无商业贿赂厂商销售业务部好又多总公司业务部(3)好又多厂商报价单(附件五)正式报价时正式报价中厂商销售业务部好又多总公司业务部(4)商品一般性购销协议书(附件六)第一笔交易前买卖一般性协议厂商销售业务部好又多总公司业务部(5)好又多厂商交易条件协议书(附件七)第一笔交易前确定交易条件厂商销售业务部好又多总公司采购部(6)建议银行支票存款存折复印本(盖公章)第一笔交易前汇款用厂商销售业务部好又多总公司业务部(7)好又多订单复印本(附件九)每次交货时交货中运送单位司机好又多总公司业务部(8)增
10、值税发票每次交货后收款用厂商会计部或销售业务部好又多总公司财务部(9)好又多订单复印本(贴有好又多收货标签者)每次交货后与增值税发票一并寄出收款用厂商会计部或销售业务部好又多总公司财务部(10)厂商交易条件变动通知书(附件十)交易条件变动时厂商通知交易条件变动厂商销售业务商好又多总公司财务部五、 好又多应给厂商的文件或资料好又多是一个高效率的现代化企业,因此应尽量减少文书作业,以提升营运效率。下列文件或资料是经过精简的,因此敬请厂商务必注意与配合。顺序文件或资料名称给予时机目的发出单位收受单位(1)好又多与可能合作厂商之协议(附件四)厂商手册内含确保日后交易无商业贿赂好又多总公司采购厂商销售业
11、务部(2)好又多厂商报价单(附件五)厂商手册正式报价用好又多总公司采购部厂商销售业务部(3)商品一般性购销协议书厂商手册买卖一般性协议好又多总公司采购部厂商销售业务部(4)好又多厂商交易条件协议书厂商手册确定交易条件好又多总公司采购部或分店订货课厂商销售业务部(5)好又多订单(附件八)订货时订货用好又多总公司采购部或分店订货课厂商销售业务部(6)厂商交货差异通知单(附件十一)厂商交货24小时之内通知交货数量或品项之差异好又多总公司财务部厂商销售业务部(7)好又多进货发票差异通知单(附件十二)货物短装或价格差异时通知厂商货物有短装或发票价格差异好又多总公司财务部厂商销售业务部(8)好又多退货通知
12、单(附件十三)退货时通知退货好又多分店商管课厂商销售业务部六、 厂商所关心的事情相信您已对好又多的采购作业有了一些基本的认识了,本章将一般厂商所关心事情,作一些解释,希望厂商们能更了解好又多的采购作业。1 如何与好又多的采购人员联系?好又多的采购人员很有限,每人均负责1,0003,000项商品,因此他们的工作日程很忙碌,平常需事先以电话联系,安排会谈时间,因此会谈地点尽可能在好又多总公司,会谈时最好订好时间长短,一般以30分钟内为宜,最长以不超过一小时为限。会谈时最好少闲聊,只谈商业上之重点,例如:新商品、市场趋势、竞争同业概况、产能、交货期、质量、包装、库存、促销、折扣、广告、售后服务、奖励
13、、及其他交易条件等。优秀的厂商业务人员通常会针对重要的会谈课题,事先准备一些书面或分析资料,以节省双方之时间,并提升会谈之效率。如果您是新的厂商,我们对贵公司不是十分了解,困此,贵公司对“公司简介”之表达方式应当要多下一点功夫,让好又多的采购人员对贵公司产生兴趣,进而主动与贵公司联系。如果贵公司无论试多少次,都无法引起好又多采购人员的兴趣,可能贵公司要自我检讨,是否商品没有市场,或不适合在好又多量贩广场销售,或价格没有竞争力?如果贵公司自我检讨后,发现贵公司之商品绝对有竞争力或有一定的市场,请直接与好又多采购部经理或协理联系,或许我们可共同来找答案。无论如何,请厂商们了解:好又多量贩广场最多能
14、与1,000家左右的厂商来往,平均每一位采购主管仅能向30-100家厂商进货,因此好又多不可能与所有来报价的厂商都来往做生意,毕竟好又多量贩广场卖场再大,也有一定限度,不可能无限制服接纳任何商品。何况好又多是货仓式的自选商场,对商品的包装、品牌及质量有一定之要求,不是任何商品都适合在好又多量贩广场卖的。因此,在好又多成立初期,愿意积极与好又多量贩广场合作之厂商,在未来将占极有利的优势。换言之,后来想合作之厂商较不容易进入好又多之商业体系,除非他们能协助好又多产生更大的经营效益。2 好又多采购人员如何决定是否要采购?这个问题,应分“开店前”与“开店后”两个阶段来探讨。第一阶段“开店前”好又多采购
15、人员通常会依一般商场最畅销之商品来考虑,因此品牌的知名度,价格的优势,质量的好坏,包装材质之适切性及防窃性,包装量的大小及厂商的后勤运送配合能力等是主要的考量。同时他(她)必须考虑商品之组合是否符合好又多目标客户群之需要。通常好又多采购人员考虑的是商品的“广度”而非“深度”,因此“种类多”比“品种齐全”来得重要,这与一般百货商场之商品选择有很大的差异。“开店后”好又多采购人员注重生产力之提升,也即如何增加其所负责商品群之营业额与毛利,因此不论新旧厂商报价之重点应集中在这两大目标。换句话说,厂商之销售重点应在:多提一些双方互利的促销案,以增加营业额。多给一些毛利或让利(含各种赞助广告费或打折。)
16、多提一些可增加营业额或毛利之替代性商品(包括:可替代厂商本身正在好又多销售的商品或其他厂商正在好又多销售的商品。请记住:“好又多”绝对是“又好又多”,因此请厂商应多提供一些“又好又多”的商品,以免浪费彼此之间的精力。3 厂商交货的程序如何?好又多要向任何一家新厂商进货时,必需先在电脑里分别建一个厂商资料档及一个商品资料档。有了这两个电脑档之后,好又多总公司采购人员就可以下订单了。好又多的订单一律以传真机来传送,厂商之销售业务人员收到传真的订单之后,应向好又多指定之标签厂商购买条码标签,并贴在每一个商品明显之处。然后可安排运送事宜,运送以订单上之“交货日期”交货为准,否则,需事先与订货单位联系。
17、运送时请务必将“订单复印本”(上面必须注明每一项商品实际交运之箱数或件数,及数量)交由司机到好又多分店商管课(即收货部)投单挂号,安排卸货事宜。卸货时,司机 及其助手必须将商品整齐排列在板上,依好又多分店商管课理货员之安排,以油压拖板车拖至指定交货区交货。若厂商之商品包装过于复杂时,好又多理货员仅能清点箱数或件数。若数量不符,好又多分店商管课收货员会箱注实收箱数或件数并非原始“订单复印件”上“司机带来投单者”上贴上一张“收货编号贴纸”交由司机带回.司机离开后,24小时之内好又多商管课点货人员会复点每一项订货商品之交货数量,如实收数量与“订单复印件”上厂商出货人员所注明之数量或品项不相符,好又多
18、商管课将会签发一份“厂商交货差异通知书”,并邮寄给厂商销售业务联系人.请厂商注意:好又多之订单数量,以“好又多销售单位”为准,不可超交,亦不可分批交货.厂商超交,好又多得将小量超交部分视为无偿之免费搭赠,大量超交之部分则退回厂商,退货费用由厂商负责.若需分批交货,请厂商事先与订货单位(可能是好又多总公司采购人员或分店营业部订货课人员)联系,多分几张订单订货.4.厂商请款的文件有哪些?厂商只需将 “增值税发票”(农民除外)及 “订单复印本”(贴有收货编号贴纸者)直接邮寄 “好又多总公司财务部”即可.5.好又多付款时,会不会拖延?在正常的情况下,好又多应按条件准时付款.但如果厂商的“增值税发票“上
19、所注明的单价与好又多公司电脑上之记录不符时,好又多总公司财务部会将此一应付帐款交给好又多总公司采购人员处理。如果是数量与电脑记录不符时,则好又多总公司财务部会请分店商管课人员处理。若好又多总公司采购部与分店商管课之记录都无误时,好又多总公司财务部会将“好又多进货发票差异通知书”连同原收到之“增值税发票”及“订单复印件”一并寄还厂商,厂商收到后,应尽快将更正后之“增值税发票”及“订单复印本”寄给好又多总公司财务处收。如果这一来一往之邮寄致使付款作业延迟时,好又多无法负任何责任。因此请厂商务必确定发票之单价与数量,以免误人误已。6好又多的订单是否有很多种?好又多的订单基本上有两大类,即:(一)总公
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