新零售商超卖场运营管理 万千百货 财务指引手册P33.doc
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1、 万千百货股份有限公司财务指引手册2012版万千百货有限公司目 录第 1节 日常业务完成时间要求.第 2节 会计凭证管理规范.1会计核算要求2原始凭证管理规范3记账凭证管理规范4会计凭证保管规范第 2节会计账簿管理规范.11会计账簿分类2会计账簿保管规范第 3节会计报表管理规范.31会计报表分类2会计报表编制上报规范3会计报表整理第 4节 合同管理规范.41合同分类2合同交接3合同台账4合同存档5合同外借第 5节 其他档案管理规范.41收银档案管理规范2结算档案管理规范3证卡资料管理规范第 6节 财务档案保管规范.72 / 33 1财务档案管理原则2财务档案种类3财务档案内容和目录4财务档案保
2、管规范5财务档案借阅、复制规范6财务档案保管年限7财务档案销毁规范第 7节印章管理规范.31财务印章分类2财务印章刻制及更换3财务印章严禁外借4财务印章使用规范第 8节 保密管理规范.41保密原则2保密范围3保密要求第 9节财务档案模板.5序号 第 1节 日常业务完成时间要求业务项目 完成时间 说明 1付款报销单的复核 2OA复核 3出纳收付款业务 4每日资金日报表 5信用卡对账 6凭证录入 7凭证复核 8合同台账登记 9退货凭证复核 10 促销活动赠礼复核 11 现金盘点 12 电子提货卡盘点 13 发票盘点 月度现金日记账、银行存款日14记账打印装订 15 自营商品盘点 收单后 2个工作日
3、内 流程流转后 2个工作日内 当日 16:30前 当日 17:30前 次日内 当日内 凭证录入次日 随时 业务完成次日 业务完成次日 每周至少 1次 次月 1日每月最后 1个工作日 每月最后 1个工作日 每月 25日至月末 遇节假日顺延 遇节假日顺延 当日完成现金及银行日记账,单据于当日下班前传递至会计 会计核对包括营业款、电子提货卡销售及其他业务到账 NC系统中完成凭证录入 NC系统中完成凭证复核,遇节假日顺延 定期及不定期盘点,每月最后 1个工作日必须盘点,每月盘点不得少于 4次,按年装订成册 遇节假日顺延 每天登记月底打印装订成册,装订方式同账簿 16 促销赠品盘点 17 人员信息表 大
4、促结束后次日、每月 28日前 无法退厂的促销赠品 每月最后 1个工作日中午 12:00前 18 月度工作总结计划 19 资金计划 20 负毛利统计 21 装补报废统计 22 月度经营报告 23 月度量化统计表 24 总部营运月度报表 25 银行存款余额调节表编制 26 反保底品牌统计 季度分析(合同加权平均毛利27率与实际毛利率分析) 28 非标付款统计 黄金珠宝/女装/男装/鞋类年29度专项销售毛利分析 30 单体报表 每月倒数第 4个工作日 每月 26日下班前 次月 3日 17:30前 次月 3日 17:30前 次月 3日 12:00前 次月 3日前 次月 5日次月 15日内 季度结束后次
5、月 3日 17:30前 季度结束后次月 8日内 半年度结束后次月 5日 17:30前 根据总部通知 根据集团通知 4 / 33提报财务本月工作总结和次月工作计划 提交次月资金计划 遇节假日顺延 遇节假日顺延 31 自营商品跌价准备测试 32 资产评估 33 专项审计 34 税金缴纳及返还捐赠报表 35 税务公告投稿 36 月度财务投稿 37 新增投保 38 续保 39 资产盘点 同单体报表 根据集团通知 根据集团通知 根据集团通知 每月 10日下班前 每月 15日 开业或试营业前 20日 每年 5月 31日前 每年 6月、12月 25日前 40 账簿结账 41 科目余额表、会计报表打印 42
6、凭证装订 43 总账、明细账打印并装订 44 科目余额表、会计报表装订 45 发票(收据)管理登记簿装订 46 支票购买、领用登记簿装订 次月 7日内(年度结账为审计结果确认后 7日内) 次月 10日内 次月 15日内 年度审计结果确认后 10日内 年度审计结果确认后 10日内 业务发生前打印空白表格,年底装订成册 业务发生前打印空白表格,年底装订成册 NC系统中完成账簿结账,遇节假日顺延 遇节假日顺延 遇节假日顺延 装订方式同账簿 装订方式同账簿 第 2节 会计凭证管理规范1会计核算要求1.1财务部应按中华人民共和国会计法、国家统一会计制度以及集团相关财务制度的规定建立会计账册进行会计核算,
7、及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息;1.2发生的下列事项,应及时办理会计手续、进行会计核算:1.2.1款项和有价证券的收付;1.2.2财物的收发、增减和使用;1.2.3债权债务的发生和结算;1.2.4资本、基金的增减;1.2.5收入、支出、费用、成本的计算;1.2.6财务成果的计算和处理;1.2.7其他需要办理会计手续、进行会计核算的事项;5 / 33 1.3会计核算应以实际发生的经济业务为依据,按照规定的会计处理方法进行,保证会计指标的口径一致、相互可比和会计处理方法的前后各期一致;1.4会计年度自公历 1月 1日起至 12月 31日止;1.5会计核算以人民币为记账本位币;1.6不得自
8、行设置会计科目,所有会计科目均按集团财务部要求统一设置;1.6.1如增加会计科目,首先需经本公司内部充分讨论,并征求总部财务部意见后报 OA审批,审批流程参照第八章 事务性工作审批流程,各单位只能在现有会计科目下增加下一级科目;1)在原有科目(如 2241其他应付款)基础上增加下一级明细科目时:可以先建一个其他明细科目(224199其他),此时原有科目的发生额(凭证)和余额就会落到新增加的第一个明细科目(224199其他)上;然后再建别的明细科目(如 224101预提费用);最后通过记账凭证的方式将其余额由新增的第一个明细科目(224199其他)转入;2)修改会计科目时要注意:不要选择“科目变
9、更”,要选择“科目修改”;因“科目变更”会产生科目版本,使得问题复杂化,不建议使用;3)增加会计科目时,要以账簿启用时间登录 NC以后再操作,避免新增会计科目的启用时间出现问题;1.6.2辅助核算项调整1)各公司不能自行调整(增加或删除)系统总部已设定的会计科目辅助核算项,如需调整,首先需经本公司内部充分讨论,并征求上级财务部门意见后报OA审批,审批流程参照第八章 事务性工作审批流程;2)删除会计科目辅助核算项,不会影响会计科目的数据和账簿查询,但无法再查询辅助核算项;3)如某会计科目未被使用过(无发生无余额),可以随时新增辅助项;4)如某会计科目被少量使用过(凭证数量较少)或时间跨度较短(新
10、建账簿),可以随时新增辅助项,但需反结账,按照新增辅助项修改涉及该科目的所有凭证;5) 如某会计科目被大量使用过(凭证数量多)或时间跨度长(老账簿),建议在年初新增辅助项,进入期初余额中,按照新增辅助项的明细来手工分解6 / 33 科目余额;具体操作步骤如下:a)上一年 12月份结账,进入下一年初(如 2012年初,待结账时间为 2012年 1月)。 b)年初重算:首先以年初时间登录(如 2012年 1月),进入总帐-初始设置-期初余额;然后点“年初重算”,保证将上年末的各科目余额和辅助余额读取过来;c)新增辅助项:首先点“客户化-基本档案 -会计科目”,选择要增加辅助项的会计科目(如 410
11、101盈余公积 原来没有辅助项),再点“修改”-“科目修改”-辅助核算“增加”,选择辅助核算项(如客商辅助);d)按照新增辅助项的明细手工分解科目余额:首先点“总帐-初始设置-期初余额”选择会计科目(如 410101盈余公积 余额为 721,882.34),再点“辅助”进入按新辅助项明细分解界面 ,点“增加”增行 ,最后选择辅助项明细,分解科目余额;e)当辅助项科目余额分解完成以后,就不能再点“年初重算”了;如果再点“年初重算”,就会把手工分解的数据清掉;1.7账簿结账后,原则上不允许反结账;如确需在已结账月份进行账务调整而申请反结账的,按第八章 事务性工作审批流程进行报批;审批通过后,申请公
12、司财务部需严格按申请内容进行反结账,申请公司财务部负责人监督执行,具体要求如下: 1.7.1反结账时,要求至少两个人(包括经办人、财务负责人或核算主管)在场,一人操作,另一人督察;1.7.2凭证调整完毕,即时将账簿结账至当前会计期,并由财务负责人在“关于申请反结账的请示”OA中回复:“凭证已按申请内容调整完毕,账簿已结账至当前会计期(某年某月)”。1.8会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的内容和要求必须符合国家会计制度、集团财务制度及百货财务制度的规定,不得伪造、擅自隐匿、销毁会计凭证和会计账簿,不得设置账外账,不得报送虚假会计报表;1.9对外报送的会计报表格式由财政部统一规定;1.1
13、0实行会计电算化管理,使用统一的用友 NC财务软件,其使用需符合7 / 33 财政部关于会计电算化的有关规定以及集团、百货的相关规定;所有电子数据、会计软件资料等作为会计档案进行管理;1.11会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料应建立档案,妥善保管;会计档案保管期限、销毁办法等依据本章“第 6节 财务档案保管规范”执行。2原始凭证管理规范2.1需进行会计核算的所有业务均须取得或编制原始凭证,并及时送交财务相关人员进行账务处理;2.2原始凭证签章(名)规范:2.2.1从外单位取得的原始凭证,须根据原始凭证类型加盖有效印章;2.2.2从个人取得的原始凭证,须有填制人员的签名;2.2.3自制原
14、始凭证必须有经办人及制度规定的签批人签名;2.3原始凭证书写规范:2.3.1阿拉伯数字不得连笔写,阿拉伯数字金额前应书写人民币币种符号“¥”,币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白;凡阿拉伯数字前写有币种符号的,数字后面不再写货币单位;数字不得涂改,每个数字填写时应紧贴底线;“原始凭证粘贴单”中的“附件张数”应填写大写数字;2.3.2所有以元为单位的阿拉伯数字,一律填写到角分,无角分的,角位和分位写“00”,有角无分的,分位应当写“0”,不得用符号“”代替;2.3.3大写金额规范:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿,大写金额数字到元或者角为止的,在“元”或者“角”字之
15、后应当写“整”字;大写金额数字有分的,分字后面不写“整”字;2.3.4大写金额应紧接“人民币”字样填写,不得留有空白; 2.3.5小写金额有“0”时大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写;书写规范如下表参考:小写 3,200.00大写(正确) 叁仟贰佰元整8 / 33 5,023,000.002,000.5817.25375.63伍佰零贰万叁仟元整贰仟元零伍角捌分壹拾柒元贰角伍分叁佰柒拾伍元陆角叁分2.3.6两联或两联以上套写的原始凭证须一次填写;2.3.7银行票据填写错误不得更改,应加盖“作废”戳记重新填写;2.3.8原始凭证填制完经济业务事项后,如有空行,应当自金额栏
16、最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销;2.4原始凭证传递规范:2.4.1传递原始凭证须书面交接;2.4.2出纳付款后的原始凭证须于当日内移交会计;2.5原始凭证数量较多需单独保管时,应在单独存放的原始凭证上注明记账凭证的时间、种类、编号等。3记账凭证管理规范3.1会计根据审核无误的原始凭证编制记账凭证,记账凭证统一使用通用记账凭证;3.2摘要填写规范:3.2.1摘要应简明扼要,准确、完整反映经济活动的来龙去脉;3.2.2冲销凭证应写明冲销业务的原记账凭证号码及冲销原因;3.3不允许不同类经济业务编制一张记账凭证;3.4除结转本年利润外的其他记账凭证必须附有原始凭证,如一张原始凭
17、证涉及几张记账凭证,可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,在其他记账凭证后附原始凭证复印件并注明附有该原始凭证原件的记账凭证号;3.5已登记入账的记账凭证,在当年内发现错误的可用红字填写一张与原内容、金额相同的记账凭证冲销,再重新填制一张正确的记账凭证;为方便查账,避免以“差额订正法”订正凭证(差额订正法是指将错误的凭证金额和正确金额之间的差额用红字或蓝字记账的凭证订正方式);3.6记账凭证附件张数计算原则:除粘贴单外的所有原始凭证均计算张数。9 / 33 4会计凭证保管规范4.1装订基本要求4.1.1会计凭证必须每月装订一次,每册凭证的首页为打印的本册科目汇总表(科目汇总表只需打印至一级
18、),于每月 15日前装订完毕;4.1.2装订好的会计凭证按年分月归档保管;4.2记账凭证统一使用通用记账凭证(用友专用),NC打印模板为“(套打)账簿通连续金额记账凭证”,主要自制原始凭证如:原始凭证粘贴单、差旅费报销单、请款报销单等,同记账凭证纸张的尺寸规格一致; 4.3装订前的准备工作4.3.1顺序排列,检查是否有颠倒、缺号、重复等情况;4.3.2检查所有记账凭证的原始凭证是否齐全,授权手续是否符合制度要求;对附件进行整理,剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料(如:机票附带的行李票、大批的 EMS运单等),补充遗漏的必不可少的核算资料;单独存放的原始资料注明记账凭证年月及凭证号;
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