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中 国 电 信 （香 港）有 限 公 司 采 购 调 研 工 作 文 档 (汕 头 市 ) 一九九九年八月廿 七 日 中 国 电 信 (香 港 )有 限 公 司 采 购 调 研 工 作 文 档 – 汕 头 市 一 九 九 九 年 八 月 廿 七 日 文 档 目 录 一 、 公 司 概 述 3 二 、 差 异 4 三 、 工 作 流 5 四 、 问 题 列 表 6 一 、 公 司 概 述 广 东 移 动 通 信 有 限 责 任 公 司 汕 头 分 公 司 是 位 于 广 东 省 最 东 面 沿 海 地 区 ， 汕 头 市 分 司 下 有 三 个 所 属 县 公 司 ， 分 别 为 澄 海 、 潮 阳 及 南 澳 。 总 用 户 数 为 30万 户 ， 总 网 络 容 量 41万 ， 公 司 预 计 99年 度 营 业 额 为 9.1亿 。 公 司 业 务 发 展 集 中 于 通 信 业 务 ， 每 月 新 增 户 介 乎 5,000-18,000户 之 间 ， 所 以 并 无 手 机 及 配 件 销 售 也 没 有 商 品 库 存 。 固 定 资 产 的 投 资 超 过 8.5亿 。 最 近 公 司 进 行 体 制 改 革 ， 组 织 机 构 调 整 后 ， 总 人 数 为 274人 ， 管 理 层 人 数 为 28人 ， 详 细 机 构 组 织 图 如 下 ： 二 、 差 异 1. 汕 头 分 公 司 是 没 有 供 应 商 评 审 流 程 ， 办 公 室 消 耗 用 品 主 要 经 综 合 部 统 一 采 购 ， 但 文 仪 工 具 则 由 不 同 部 剔 自 行 提 出 申 请 ， 提 出 采 购 建 议 。 2. 因 为 机 构 正 在 调 整 ， 所 以 综 合 部 的 采 购 权 责 和 审 批 层 次 不 大 清 楚 。 三 、 工 作 流 流 程 名 称 1. 采购高层次流程 2. 供应商评审流程 3. 电话及配件/宣传用品采购流程 4. 办公用品采购流程 5. 基站地址租赁流程 四 、 问 题 列 表 问 题 所 涉 及 部 门 问 题 根 源 问 题 类 别 1. 没有以批准的申购单位为基础，确立采购定单准备，签发的责任和权限。 专业采购部门 没有明确分开职责。 政策 2. 采购部门没有一份授权批准采购定单个人的签名和采购级别的清单。 专业采购部门/计划财务部 监管文档不足。 流程/系统 3. 所有发票直接送到归口部门，并非到计划财务部，形成监管问题。发票应该直接送到计划财务部，例外事项应事先有被授权人批准。 专业采购部门/计划财务部 并没有要求供应商作出安排。 流程 4. 没有设供应商编号以作分类及监控。 专业采购部门/计划财务部 缺乏供应商管理概念与系统的支援。 政策/系统 5. 供应商选择过程不够严谨，只有采购部门评估，没有其他部门参与。 专业采购部门 归口管理概念。 政策/流程 6. 批准合格的供应商时，要经总经理多重审批。 专业采购部门/计划财务部/管理层 审批权力集中。 政策 7. 没有定期与供应商对帐。 计划财务部 缺乏供应商管理概念与系统的支援。 政策 8. 没有周存的采购计划。 专业采购部门/计划财务部 没有足够资料和系统支援周存的计划 流程/系统 9. 没有标准格式的请购单。 专业采购部门 没有表格管理。 政策 10. 没有标准格式的采购单，多使用合同形式但也没有合同编号。 专业采购部门 采购品的性质多使用合同。 政策 11. 物料没有作编号。 专业采购部门 分散采购及没有系统支援。 政策/系统 12. 总体来说，采购流程中需要过多的总经理审批。 管理层 审批权力集中。 政策 13. 采购办公室用品的付款流程监控不足。 专业采购部门/计划财务部 没有设立监控机制在流程中。 流程 14. 库存作采购接收时没有同采购单对应，需事后通知相关采购部门核实。 专业采购部门 / 仓库 现存的流程支持不足和没有设立监控机制在流程中。 流程/监控 6