会计电算化教程-国防.docx
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1、会计电算化教程金敏 力 田兆 福 李梅 赵 伟 等编 著内容简介本书从会计电算化的基本概念、会计电算化的计算机系统、信息系统开发过 程及会计电算化各子系统的特点和开发 重点 等方 面, 对这一 学科 的重点 内容 进 行了严格而详细的介绍。本书力图通过 会计 电算 化系统 的开 发过程 的介 绍, 使 读者在应用会计电算化软件时,能够 从全过 程掌 握会 计电算 化系 统的重 点和 难 点。通过学习本书内容,可以从整体上把握住会计电算化系统的特点、原则和实 现会计电算化的条件,对会计电算 化的发 展趋 势有 一定的 了解。 通过例 题和 软 件介绍,读者对会计电算化系统会有一个全面的认识, 并
2、能够熟练掌握软件使用 的特点。 图书在版编目( CIP)数据 会计 电算 化教程/ 金敏 力等 编著. 北京: 国防 工业 出 版社,2002. 2 ISB N 7-118-02809-6 . 会. . 金. . 计 算机 应 用-会 计-教 材 . F232 中国版本图书馆 CIP 数据核字 (2002)第 006780 号 ISB N 7-118-02813-4/ T P714 定价:22.00 元( 北 京 市 海 淀 区 紫 竹 院 南 路 2 3 号 ) (邮 政 编 码 1 0 00 4 4)北 京 奥 隆 印 刷 厂 印 刷 新 华 书 店 经 售*开 本 7 87 1 0 9
3、2 1/ 1 6 印 张 1 842 1 千 字2 00 2 年 2 月 第 1 版 2 0 0 2 年 2 月 北 京 第 1 次 印 刷印数:1 - 3000 册 定价:23.00 元(本书如有印装错误,我社负责调换)会 计 电 算 化 教 程 编 委 会主 编 金 敏力 田 兆福 李 梅 赵 伟副主 编 高 峰 周 晓世 张 艳华 刘 多林 刘 颖 刘 忠奇编 者 ( 以姓氏笔划为序) 马 成坤 王 元华 孔 莲 田 兆福 刘 颖 刘 多林 刘 忠奇 杜 顶 李 帆 李 梅 吴 永新 吴 亚军 宋 扬 宋 丽军 陆 雪梅 金 敏力 周 晓世 赵 伟 高 峰前 言21 世纪是信息化的社会。
4、信息 经济 的出 现, 贸易 的全 球 化, 互联 网和 电 子商 务的 飞 速发展, 将进一步推动计算机在财会工作中 的应 用。会计 核算 与管理 由手 工向电 算化 发 展是会计发展史上的一次革命,与手工会计 系统相 比, 不仅 仅是处 理工 具的 变化, 而且 在 会计数据处理流程、处理方式、内部控制制度及 组织结 构等 方面都 将产 生巨 大影响, 对 财 会人员的知识结构和能力将提出更进一步的要求。本书在介绍会计电算化基本知识的基础上, 按照 软件 工程 的思想 介绍 了信息 系统 开 发的方法、原理和管理措施, 并以账务系统为例介绍了程序设计的基本方法。目的在于使 读者能够了解和掌
5、握计算机在会计应用中出现的问题与解决问题的基本方法。同时也介 绍了国家财务管理部门对电算化的相关规程, 使现代 财会 人员 不仅能 掌握 会计理 论知 识 和技能,熟练使用会计软件的技能, 而且能够参与和管理财会软件的开发。本书力图做到内容新颖、全面、循序渐进、实用性强, 以便能为学习会计电算化知识的 各类读者提供一部较为理想的教科书和参考书。本书由金敏力、田兆福、李梅、赵伟主编。 由于 水平有 限, 书中 难免 有不当 之处, 恳 请 专家学者批评指正。作 者2002 年 1 月第 一 章 概 述第 一节 会 计电 算化 的概 念和 意义一、会计 电算化的 概念司首次利用电子计算机计算职工薪
6、金的举动, 引起了会计数据处理技术的变革, 开创了 利用计算机进行会计数据处理的新纪元。随着计算机技术的迅速发展, 计算机在会计工 作中的应用范围也在不断扩大。当今西 方许 多发 达国家, 计算机 应用 于会 计数据 处理、 会计管理、财务管理以及预测和会计决策, 并且取得了显著的经济效益。在我国, 将计 算机技术应用于会计数据 处理 起步 比较晚, 1979 年, 长春 第一 汽车 制造 厂 大规 模信 息 系统的设计与实施, 是我国会计 电算化 发 展过 程的 一个 里程 碑。 1981 年 8 月, 在财 政 部、第一机械工业部、中国会计学会的支持下, 中国人民大学和长春第一汽车制造厂联
7、 合召开了“ 财务、会计、成本应用电子计算机 问题讨 论会”, 第一次 提出 了“会 计电 算 化” 的概念。会计电算化的基本含义是指将电子计算机技 术应 用到 会计业 务处 理工作 中, 应用 会 计软件指挥各种计算机设备替代手工完成,或手工很难完成, 甚至无法完成的会计工作的 过程。会计电算化以后,会计处理技术发生 了质的 飞跃, 这 种变化 不仅 影响 到会计 实务, 也对某些传统的会计理论产生了很大影响。会计电算化是会计发展史上的重大革命,它不仅仅是会计发展的需要, 而且是经济和 科技发展对会计工作提出的要求, 是时代发 展的 需要。目 前会 计电算 化已 成为一 门融 会 计学、管理
8、学、电子计算机技术、信息技术为一体的边缘学科。二、会计 电算化的 任务概括起来说,会计电算化的主要任务就是要提高会计核算和会计管理水平, 提高财会 人员的工作效率,实现会计工作现代化, 以取得更好的经济效益。具体地讲,主要有以下几个方面。 第一,建立和健全会计电算化的组织机构和管理制度。 第二,建立完整的电算化会计信息系统。 第三,建立会计数据纵、横网络系统,实现会计数据共享。 第四,使用电算化会计信息系统完成各项会计核算和管理工作, 提高会计核算和会计管理水平。第五,提高会计工作效率和经济效益。9三、会计 电算化的 意义 实现会计电算化有重要的现实意义和深远的历史意义,具体来说有以下几点。
9、第一,可以减轻劳动强度, 提高工作效率。 实现会计电算化以后,大量的数据计算和处理工作都由计算机完成, 财务人员可以从繁杂、单调的事务中解脱出来, 既减轻了劳动强度,又提高了工作效率。 第二,可以提高会计核算质量, 减少误差。 会计电算化解决了手工会计计算中的记账不规范、不统一、易错记、漏记等问题, 提高了核算的质量。 第三,加快信息流速, 促进了经营管理,有利于提高经济效益。实现会计电算化后, 大量的会计信息资源 可以 得到及 时记 录、汇总 和分析, 并 通过 网 络系统迅速传递,提高了会计信息的及时性、系统性、全面性和共享程度, 有利于企业经营 管理者掌握经济活动的最新信息,以用之于经营
10、管理, 使企业决策正确,经营得当, 经济效 益逐步提高。第四,促进会计理论和技术的发展, 推动会计管理制度的改革。 会计电算化的实现必 然带 来 会计 核算 对象、内容、方 法等 会计 理 论 和会 计 技术 的 发展,从而推动会计管理制度的改革。第二 节 会计 电算 化的 特点会计电算化的特点 主要 是 与手 工会 计核 算系 统 相比 较而 言的。 具 体有 以 下几 个 方面。1. 及时性与准确性电算化与手工相比,数据处理更及时、准确。这主要表现为:第一, 计算机的运算速度决定它对数据的分类、汇总、计算、传递等可 以在瞬 间完 成; 第二, 计算 机的 运算可 以避 免 手工运算时产生的
11、错误;第三, 计算机可以采用 手工系 统下 无法采 用的 复杂、精确 的计 算 方法,从而使会计核算工作更细、更深、更好地发挥其参与管理的职能。2. 集中化与自动化实现会计电算化后, 手工会计各岗位的 核算 工作都 由计 算机 集中处 理。在联 网和 多 用户的环境下,同一组信息可以被不同的用户共享, 数据处理集中化的特点更加明显。自 动化是指会计信息加工过程中,人工干预减少, 系统由程序统一调度管理。集中化与自动 化使会计信息产生更高的效益。3. 初始设计难易程度手工处理方式下,完成会计核算任务并不难, 只要按照现有的会计核算方法和规则进 行核算就行。而如果要想采用计算机完成会 计核算, 就
12、 会带 来很 多管理 上的 新问题。 如 设计开发计算机系统需要花费很多人力、物力, 开发周期长,设计技术复杂, 并且要考虑各 种问题,如果考虑不周, 用户拒绝使用电算化系统的情况将时有发生。4. 适应性人工会计数据处理系统能不断适应内外环境的变化,而在一定条件下, 电算化处理系统的环境适应性要差一些。因为程序一经确定,处理方式也就确定, 除非修改计算机处理 程序。5. 决策能力会计电算化具有人工方式不可比拟的优越性, 它 可以 运用 存储容 量大 和速度 快的 优 势完成一些复杂的运算,并可以运用多种预测、决策方法模拟决策,为人的决策提供支持。 但它不能代替人做出决策,只能作为人的辅助管理的
13、一种先进工具来使用。6. 可靠性人工方式下,可靠性程度往往要受人的疲劳程度、环境的影响,而电算化方式下, 由于 计算机能连续运行上千小时而不出差错, 所 以相 对来讲 可靠 性要 高。但是 一旦出 错就 是 大错,而且一时难以解决。7. 易破坏性人工方式下,是由人自己来控制系统的操作, 所以不易受外在因素的破坏。而电算化 方式下,由于计算机不具备自我修改和思维 能力, 所以 很容 易被人 为破 坏或 产生故 障, 尤 其现在计算机已发展到网络时代,网上黑客 和病毒 的干 扰更 是不可 忽视, 所 以,电 算化 会 计核算系统的安全性、抗干扰性、抗破坏性的设计显得尤为复杂和重要。根据上述特点可以
14、看出,会计电算化具有强大的生命力, 但必须加强会计电算化管理 工作,及时制定新的控制制度, 充分发挥财务会 计人员 的积 极性, 不断 完善 会计电 算化 系 统,使手工控制与计算机程序化控制能充分结合。第三 节 实现 会计 电算 化的 原则 和条 件一、实现 会计电算 化的原则1. 合法性原则 设计开发的会计软件必须合法, 只有合 法的 会计核 算软 件才 能推广 应用。合 法性 主 要表现在两方面:一方面是会计核算软件的 设计是 否遵 循财 务会计 的基 本理论、方 法、制 度等规定。另一方面是 会计 核 算软 件的 评审 和鉴 定 及甩 掉手 工验 收等 是 否符 合有 关 规 定。2.
15、 正确性原则会计软件应保证数据输入及运算的正确,程序中应设有措施, 可在一定程序上防止输 入数据的各种错误。3. 适用性和通用性原则设计开发合法的会计软件, 目的在于推广 使用, 而 会计 软件是 否能 全面推 广应 用, 关 键在于会计软件是否 适 用。这要 求 会计 软件 功能 齐全, 使用 方便, 适 合 于会 计 核算 的 特 点,并且能适应内外环境的变化。4. 保密性原则设计开发的会计软件必须安全可靠, 具 有保 密措施。 财会 信息是 一个 企业最 重要 的 信息之一,它的安全可靠, 关系到企业的生存和发展。保密性主要保证操作人员和管理人 员等在进行软件操作时,要采用各级操作权 限
16、密码, 其 他人 员不能 介入, 且 程序和 数据 文件均要采用一定程度的保密措施。5. 审计性原则为了能保证会计软件具有真实性、科学性和合法性, 会计核算软件还应遵循审计性原 则。这要求:(1) 会计软件要留有审计痕迹, 对系统分析报告、系统设计报 告、操 作手册、运行管 理 制度等要具备完整的技术开发文档。(2) 会计软件要具有必要 的审计 功能。 应能打 印出 各种 查询清 单, 以便 与手 工凭 证 核对和检查会计事项的合法性,以达到审计的目的。二、会计 电算化的 实现条件一个单位能否成功地实现会计电算化,必须要具备一定的条件, 否则就无法建立或建 立后无效益,无作用, 也就是失败。1
17、. 会计基础工作必须规范化、标准化、科学化加强会计基础工作管理, 使之 规 范化、标 准化、科学 化, 是 实现 会 计 电算 化 的前 提 条 件。会计基础工作主要是指会计制度是否 健全, 核 算规 程是否 规范, 基 础数 据是否 准确、 完整。如果一个单位具有较好的会计基础, 会为 会计电 算化 的实 现打下 很好 的基础。 相 反,没有较好的会计基础, 就会增加开发系统的周期和困难。2. 企业的客观需要在开发新的电算化会计信息系统以前,企业会计信息系统实际上也是存在的, 它或以 手工为主处理会计业务, 或有可能是用计算 机来 处理会 计业 务。是否 要开 发新的 电算 化 会计信息系统
18、,取决于原会计信息系统能否满足单位的需要。从目前来看, 手工会计工作 已经很难适应新的形势和企业的发展,所以进 行会计 电算 化已 经成为 一般 单位的 迫切 需 要。但是有一些单位,尤其是中小企业对会计电算化的迫切性不是很高, 现有手工会计工 作基本能满足工作需要。对于这样的单位或企业,不需要强迫开展会计电算化工作, 否则 既浪费了人力、财力、物力,会计电算化工作也不可能取得较好的效果。3. 领导重视和支持电子计算机在财会中的应用,几乎要涉及企业的所有部门和人员,同时还涉及管理体制 的变动, 这些都需要企业领导出面组织和协调;对于自己组织人员开发电算化会计信息系统 的单位来说,在系统开发过程
19、中,尤其是在系统分析阶段,需要有关部门的负责人亲自参加, 担负审查系统目标、实施方案和费用预算等任务;此外,在会计电算化过程中, 还要求有关部 门统一建立报表格式、数据分类及统一编码等,这些都是全局性的问题,光靠几个管理人员 和技术人员是解决不了的。领导的重视和支持也有助于协调企业计算中心和财务部门的 关系,发挥各自的特长, 相互配合开展会计电算 化工作, 有 助于 帮助解 决工 作中的 一些 困 难,如资金保证和人员配备等。从心理学角度讲, 领导重视与支持还会影响会计电算化管 理人员和开发应用人员的情绪和信心。因此,在会计电算化工作中, 企业财务部门负责人 和总会计师都必须自始至终领导和参加
20、系统研 制及使 用工 作, 并相应 成立 计算机 应用 领 导小组,吸收有关部门的领导参加到领导小组中来, 领导企业会计电算化工作。4. 经费保证电算化会计信息系统开发过程中,要支付一定的软件开发费、硬件购置费和人员培训费以及其他费用,同时还要支付系统运行费用。这些费用少则几万, 几十万,多则几百万。 一个网络化的电算化会计信息系统的硬件等设备费用就可达几十万元。因此应充分考虑 费用的保证,并进行费用的预算和控制。5. 人才的保证实现会计电算化后, 会计人员的结构发生 了一 些变化, 一部分 工作 人员, 可能 随着 原 来所从事的业务工作 而 转移 到计 算机 处理, 做新 的工 作。另 外
21、, 由于 一 些新 的 职能 的 出 现,要求配备新的专业人员。例如, 系统分析人 员、系统设 计人 员、程序 设计员、计 算机 操 作员、硬件和软件系统的维护人员。为了建立这样一支专业队伍, 必须做好选择和培训工 作。特别要注意系统分析人员的选择和培训, 因为他 们要 研究 整个财 务系 统各个 组成 部 分的活动,并且根据研究中所得到的资料进行新系统或是改造系统的设计和实施。因此, 系统分析人员既要全面精通财务会计业务知识 和具有 丰富 的实际 工作 经验, 又要 熟悉 计 算机硬件系统、软件系统和管理方法。经验证明,从具有丰富的实践经验的财会人员中培养系统分析人员, 要比从学计算机 专业
22、人员中培养效果 好, 而 且能 在较 短 时间 内, 逐步 开 展系 统分 析和 系 统设 计 工作。 另 外,在高校中对会计专业的学生开设一定的计算机课程, 或直接开设一些会计和计算机相 结合的专业,也可以为复合型人才的来源提供一定的保证。6. 要有一个总体规划开发电算化会计信息系统必须要有一个总体 规划, 并 且坚 持总体 规划 和局部 开发 相 结合的原则。会计总体系统与子系统之间,以及各子系统之间存在着分解和协调的问题。 在总体规划中,要协调以下三方面的问题。(1) 规划与实现可能性之间的协调问题。要规定切合实际的 目标、任务、设备投资 和 人员配备。在开发系统时,必须充分估计当时的管
23、理状况, 并确定在哪些方面可采用计算 机处理,他们的工作量有多大, 应配什么样的 机器, 资金 是否 有保证, 人 员的 来源和 培训, 机构方面要做哪些改革等。诸如此类的问题,要做全面分析。(2) 总体系统与各子系统 的协调 问题。 电算化 会计 信息 系统各 子系 统的 设立, 一 方 面应具有明确的分目标,同时又要服从系统 总目标 的要 求, 而且实 现目 标任 务的方 法、手 段和依据还必须与整个系统保持一致和相互联系。(3) 新旧系统的协调问题。电算化会计信息系统一般都是在现 行的手工 管理系统 基 础上建立起来的。因此,必然出现新旧系统平行运行和交替衔接的问题, 处理不好会造成 交
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