工作分析实践教材.pptx
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1、LOGO工作分析实践工作分析实践邹红晖邹红晖邹红晖邹红晖2019-11-132019-11-132019-11-132019-11-13工作分析的地位和工作要求职位信息收集分析的方法职位说明书的编写案例讨论 工作分析概述工作分析概述目目 录录2023/7/11前前 言言一个正义的社会必须清楚地认识三件事情:一、不同的人在从事工作的资质方面存在着个体差异;二、不同的职业需要具备不同独特资质的人来完成;三、一个社会想要取得高质量的绩效,就必须努力把每个人都安排到最适合他们资质发挥的职业上去。苏格拉底苏格拉底古希腊古希腊 2023/7/11作为管理者您是否遇到以下问题作为管理者您是否遇到以下问题为什
2、么有些人的工作为什么有些人的工作总是忙不完?可有些总是忙不完?可有些人却总是无所事事?人却总是无所事事?为什么新招录的员工总为什么新招录的员工总是不能很快地胜任本职是不能很快地胜任本职工作?工作?为什么公司对员工为什么公司对员工实际贡献的大小总实际贡献的大小总不能给出科学、公不能给出科学、公正的评价?正的评价?为什么员工的工资等级标准为什么员工的工资等级标准总是难以制订?薪水低的也总是难以制订?薪水低的也骂,薪水高的也骂?骂,薪水高的也骂?为什么公司投入巨资搞员为什么公司投入巨资搞员工培训却总也没有实际效工培训却总也没有实际效果,员工还牢骚满腹?果,员工还牢骚满腹?您是否也遇到过类似的问题?您
3、是否也遇到过类似的问题?2023/7/11困惑的原因困惑的原因 我们迫切需要解决这些问题方法和工具!我们迫切需要解决这些问题方法和工具!为什么会出现这些困惑为什么会出现这些困惑我们并不了解每个人的工作量应该打多少才合适我们并不了解什么样的员工才算是称职的员工我们并不了解员工考核的基础究竟有哪些?我们并不了解员工到底需要什么样的培训我们并不了解员工薪酬标准制订的依据是什么2023/7/11什么是工作分析什么是工作分析 工作分析是对特定职位存在价值、工作分析是对特定职位存在价值、工作目的、职位职责、工作权限、内外工作目的、职位职责、工作权限、内外关联等方面的信息进行调查研究,并以关联等方面的信息进
4、行调查研究,并以此确定正常履行该职位各项工作职责所此确定正常履行该职位各项工作职责所需的知识、技能及其他个人素质的研究需的知识、技能及其他个人素质的研究过程。过程。工作分析工作分析工作分析工作分析 工作分析是一种重要而普遍的人力资源管理技术,即在全面、深入工作分析是一种重要而普遍的人力资源管理技术,即在全面、深入了解既了解既定职位的基础上,提取人力资源管理所需的、与该职位特性相关的各类定职位的基础上,提取人力资源管理所需的、与该职位特性相关的各类信息的信息的过程,也称为职务分析。过程,也称为职务分析。2023/7/11为什么要做工作分析为什么要做工作分析在企业组织内部存在着职责自上而下层层分解
5、的客观需要!在企业组织内部存在着职责自上而下层层分解的客观需要!企业企业部门部门部门部门部门部门职位职位职位职位职位职位职位职位职位职位职位职位层层分解层层分解层层分解层层分解公司使命公司使命部门职能部门职能职位职责职位职责沟通与理解沟通与理解2023/7/11工作分析的作用工作分析的作用任务权限责任素质技能知识工作分析任职资格职责权限人力资源规划员工选拔工作异动培训开发绩效评估薪酬设计安全与健康员工升迁均等就业2023/7/11职位的五大特性是什么职位的五大特性是什么职位的职位的五大特性五大特性工作输出特性工作输出特性(确定工作任务和责任的基础)(确定工作任务和责任的基础)工作输入特性工作输
6、入特性(确定工作资源和工作条件的基础)(确定工作资源和工作条件的基础)工作关联特性工作关联特性(确定工作关系和任职资格的基础)(确定工作关系和任职资格的基础)工作转换特性工作转换特性(确定工作方式的基础)(确定工作方式的基础)工作动态特性工作动态特性(确定工作调整时机的基础)(确定工作调整时机的基础)2023/7/11工作分析的要素是什么工作分析的要素是什么:任职者是谁,对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。:员工要完成的工作任务到底都有哪些内容呢?:为谁做,即客户是谁。这里的客户不仅指外部的客户,也指企业内部的员工,包括与从事该工作的人有直接关系的人:直接上级
7、、下级、同事等。:为什么做,即工作对从事该职位工作者的意义所在。:工作任务应该被要求在什么时候完成呢?:工作的地点、环境等。:如何从事或者要求如何从事此项工作,即工作程序、规范以及为从事该工作所需要的权利。6W1H2023/7/11n工作要素:工作行为中不能继续分解的最小单位。如:打字工作要素:工作行为中不能继续分解的最小单位。如:打字n任务:为达到某一特定目的所从事的一系列活动。如:打一份文件任务:为达到某一特定目的所从事的一系列活动。如:打一份文件n职责:特定职位需要完成的组织任务。如:为领导打印文件职责:特定职位需要完成的组织任务。如:为领导打印文件n职权:依法赋予特定职位完成特定任务的
8、权力。如:使用专用打印设备职权:依法赋予特定职位完成特定任务的权力。如:使用专用打印设备n职位:个体需要完成的一项或多项组织责任以及个体为此享有的权力的总和。职位:个体需要完成的一项或多项组织责任以及个体为此享有的权力的总和。n 如:总经理秘书如:总经理秘书n职业:由不同时间内不同组织中的相似职位组成的职位群体。如:秘书职业:由不同时间内不同组织中的相似职位组成的职位群体。如:秘书工作分析的基本概念有哪些工作分析的基本概念有哪些2023/7/11职业职业财务人员财务人员经理人员审计人员会计人员出纳人员职位职位会计会计成本会计费用会计结算会计职责职责职责职责职责职责工作分析基本概念示例工作分析基
9、本概念示例2023/7/11工作分析的原则是什么工作分析的原则是什么参与原则参与原则六大原则六大原则应用原则应用原则动态原则动态原则人岗分离原则人岗分离原则经济原则经济原则系统原则系统原则2023/7/11职位信息收集分析的方法职位信息收集分析的方法职位说明书的编写职位说明书的编写案例讨论案例讨论 工作分析概述工作分析概述工作分析的地位和工作要求工作分析的地位和工作要求目目 录录2023/7/11工作分析在企业管理中的地位工作分析在企业管理中的地位工作分析是企业战略、组织与人力资源管理联结的桥梁和纽带。工作分析是企业战略、组织与人力资源管理联结的桥梁和纽带。工作分析工作分析人力资源规划人力资源
10、规划选拔录用选拔录用培训开发培训开发绩效管理绩效管理薪酬激励薪酬激励企业战略企业战略企业组织企业组织2023/7/11工作分析在人力资源管理中的角色工作分析在人力资源管理中的角色职位体系职位体系工作分析工作分析工作分析开展的时机工作分析开展的时机企业发生重大管理变革企业发生重大管理变革开展工作分析开展工作分析的六大时机的六大时机由于新技术、新方法、新工艺的由于新技术、新方法、新工艺的出现使工作内容发生变化出现使工作内容发生变化企业因自身发展出现新的组织或企业因自身发展出现新的组织或产生新的职位产生新的职位为适应外部环境变化,组织或职为适应外部环境变化,组织或职位产生新的工作内容位产生新的工作内
11、容企业尚无明确的职位指导文件企业尚无明确的职位指导文件企业战略发生变化企业战略发生变化2023/7/11工作分析的有关责任人工作分析的有关责任人职位任职者职位任职者直接上级直接上级人力资源部人力资源部专业人员专业人员外部顾问外部顾问信息提供信息获取技术支持职位说明职位说明书撰写者书撰写者2023/7/11工作分析工作流程工作分析工作流程专家小组建立专家小组建立培训宣传培训宣传技术指导技术指导收集收集/汇总资料汇总资料分析分析/整合资料整合资料撰写职位说明书撰写职位说明书与任职者确认与任职者确认调整修订调整修订专家小组审核专家小组审核定稿定稿编入公司职位编入公司职位说明文件说明文件2023/7/
12、11您看到了什么?您看到了什么?2023/7/11对职位内涵达成共识对职位内涵达成共识通过开展工作分析和推广工作分析成果,深化外部专家(人力通过开展工作分析和推广工作分析成果,深化外部专家(人力资源专业人员)、管理者和任职者对职位内涵的共同理解,资源专业人员)、管理者和任职者对职位内涵的共同理解,将有助于工作分析工作的有效推进!将有助于工作分析工作的有效推进!三者共同的认识三者共同的认识专家小组专家小组任职者任职者直直接接上上级级2023/7/11目目 录录职位说明书的编写职位说明书的编写案例讨论案例讨论 工作分析概述工作分析概述工作分析的地位和工作要求工作分析的地位和工作要求职位信息收集分析
13、的方法职位信息收集分析的方法2023/7/11职位信息收集分析的方法职位信息收集分析的方法访谈法(一)访谈法(一)访谈法是与有关人员一起讨论职位特点和要求,从而取得职位有关信息的调查研究方法。访谈法是应用最广泛的工作分析方法之一通过与有关人员进行访谈能够掌握职位工作活动和行为的特殊性。对做同种工作的员工进行群体访谈对完全了解被分析工作的主管人员进行上级访谈。成功的工作访谈访谈的原则访谈的原则1)明确访谈的意义2)建立融洽的气氛3)准备完整的访谈提纲4)按工作重要性程度顺序访谈5)访谈结果请任职者及其上级审阅修订。对每个员工进行个人访谈2023/7/11职位信息收集分析的方法职位信息收集分析的方
14、法访谈法(二)访谈法(二)能够获得比较完整的职位信息。当对方回答不清楚时可以继续追问,直到将问题搞清楚为止。有利于核实问卷调查中填写不清楚的内容。通过灵活的问题,能够发现一些用其他方法不可能了解到的信息。给任职者提供一个了解工作分析重要性的机会,使他们更容易接受工作分析的结果。尤其适用于对文字理解有困难的人。与问卷调查相比,访谈法不够标准化:不同的访谈者可能会问不同的问题,而同一个访谈者对不同的被访谈对象也会问不同的问题,访谈者有可能会误解被访谈对象所提供的信息。访谈的成本非常高,特别是不能进行群体访谈时。优势劣势2023/7/11职位信息收集分析的方法职位信息收集分析的方法观察法(一)观察法
15、(一)观察法是专业人员亲临工作现场,运用感觉器官或其他工具,对任职者的工作过程、行为、内容、特点、性质、设备、环境等进行仔细观察,并用文字或图表等形式详实记录,而后进行系统分析与归纳总结的调查研究方法阶段观察法情景模拟法成功的现场观察直接观察法2023/7/11职位信息收集分析的方法职位信息收集分析的方法观察法(二)观察法(二)观察法适用于短期外显行为特征分析,适合于比较简单、不断重复、又容易观察的职位分析,像流水线上的工人、仓库保管人员、文秘人员等。在进行工作分析时可在从事这些工作的人员中挑选出一、两个代表进行观察。在使用观察法时,工作分析人员应事先准备好观察表格,以便随时进行记录。可以使用
16、摄像机等设备,将员工的工作现场情况记录下来以便进行小组分析。观察法不适用于隐蔽的心理素质的分析,不适合于没有时间规律与表现规律的工作。容易干扰被观察者的工作。有些员工因感到自己受到监视或威胁而难以接受。优势劣势2023/7/11职位信息收集分析的方法职位信息收集分析的方法工作日志法工作日志法 工作日志法是要求任职者每天按时间顺序记录下自己所进行的工作活动、职责范围、工作效率、工作的重要性和紧迫性等信息的调查研究方法,工作日志一般要连续记录10天以上。.项目输出资料工作日志填写表工作日志法可以向工作分析者提供一个非常完整的阶段性工作图景。工作日志法经济、方便。在以连续同员工及其主管进行面谈为辅助
17、手段的情况下,这种工作信息搜集方法的效果会更好。工作日志法适用于管理职位或其他工作内容复杂的工作分析。工作日志填写者主观色彩较浓。整理信息的工作量大,归纳工作繁琐。存在误差,需要对记录分析结果进行必要的检查。.参考资料工作日志表01.xls优势劣势2023/7/11职位信息收集分析的方法职位信息收集分析的方法问卷调查法(一)问卷调查法(一)问卷调查法是通过让员工填写问卷来了解其工作职责权限和任职资格的调查研究方法。调查问卷可以是结构非常完备的它包括关于工作本身、工作要求、工作条件和工作环境等一系列详细问题,也可以是结构化较低的开放式问卷。E:思博若美项目项目输出资料工作岗位分析调查问卷(模板)
18、问卷调查法的工作步骤问卷调查法的工作步骤A.事先征得答卷人直接上级的同意,尽量获取直接上级的支持;B.为答卷人提供安静的场所和充裕的时间,注意尽量不要和答卷人正在进行的工作发生冲突;C.向答卷人简明介绍工作分析的意义,并说明问卷填写的注意事项;D.鼓励答卷人真实客观地填写调查问卷,不要对问卷中填写的任何内容产生顾虑;E.工作分析人员要随时或尽快地解答答卷人填写问卷时所提出的问题;F.答卷人填写完问卷后,工作分析人员要认真地进行检查-核对是否有漏填、误填等现象;或在问卷末尾处提醒答卷人注意检查是否有漏填、误填等现象;G.如果对问卷填写有疑问,工作分析人员要立即向答卷人提问澄清;H.问卷填写经核查
19、准确无误后,工作分析人员要向答卷人致谢。2023/7/11职位信息收集分析的方法职位信息收集分析的方法问卷调查法(二)问卷调查法(二)信息收集全面、迅速。被调查者可以在工作之余填写,不至于影响正常工作。调查范围广、容易组织且能够同时分析大量职位。调查的信息可以量化,由计算机进行集中统计分析。设计理想的调查问卷要花费较多的时间,人力、物力、费用成本较高。问卷填写由任职者单独进行,缺少交流和沟通;因此,被调查者可能不积极配合,不认真填写,从而影响调查工作的质量。优势劣势2023/7/11职位信息收集分析过程中的工作优化职位信息收集分析过程中的工作优化对各项职位职责的条款要采取方式:对各项职位职责的
20、条款要采取方式:即即“删除()删除()简化()简化()合并()合并()改善()改善()创新()创新()”的办法进行分析。的办法进行分析。例如,在对薪资主管进行工作分析时,就“员工薪资计算工作”,可以采取以下步骤来确认:1.是否可删除?“考虑取消传统的员工薪资计算与处理方法和容易出错的人工操作?”2.是否可以简化?“考虑把部分薪资处理程序交给相关银行代理”。3.是否可以归并?“考虑将相关功能与财务部合并,实行归口管理”。4.是否可以改善?“考虑对员工出勤记录、请假记录、加班记录等涉及薪资计算的统计资料数据库进行彻底清理整顿,改善效率”。5.是否可以创新?“考虑应用技术及高效软件实施无纸化、网络化
21、操作”。2023/7/112023/7/11据据说说能能看看见见9 9张张脸脸的的智智商商有有一一百百八八职位说明书的编写职位说明书的编写案例讨论案例讨论 工作分析概述工作分析概述工作分析的地位和工作要求工作分析的地位和工作要求职位信息收集分析的方法职位信息收集分析的方法目目 录录2023/7/11工作分析的成果工作分析的成果职位说明书职位说明书在职位说明书中,主要包括两大核心内容:一是职责权限;二是任职资格。工作分析,通过对信息的收集、分析与整合,最终要形成工作分析的成果职位说明书。2023/7/11工作分析的成果工作分析的成果职位说明书示例职位说明书示例 职位说明书职位说明书职位名称所属部
22、门职位等级薪等直接上级职位类别职位编号版本号组织关系与工作联系职位使命职位职责具体内容工作权限提出审核审批执行12345678任职资格教育基本要求学历专业知识知识内容掌握程度了解掌握熟悉精通技能技能名称等级要求一级二级三级四级经验工作经验行业经验职位经验职业素质职业素质名称等级要求一级二级三级四级关键业绩领域任职者签字日期上级主管签字日期人力资源部签字日期示例示例2023/7/11职位说明书的内容职位说明书的内容分类内容项目项目内涵核心内容工作标识职位名称、所属部门、职位等级、薪等、直接上级、职位类别、职位编号、版本号职位使命该职位设置的意义和要达成的目标职位职责该职位需要完成的工作任务和必须
23、担负的工作责任组织关系与工作联系工作涉及对象(包括公司内部和公司外部)及有关内容工作权限该职位在人事、财务和业务上职权行使的范围和程度任职资格能够胜任该岗位的资格要求选择性内容工作时间反映任职者工作精力的付出工作负荷职位对任职者造成的工作压力工作地域工作地点转换的频度和特点发展通道该岗位可以直接晋升或轮换的岗位工作环境描述工作物理环境对任职者身体、精神造成的影响2023/7/11职位说明书职位说明书基本信息基本信息示例示例常见工作标识常见工作标识职位基本信息工作分析的基本信息p职位名称p所属部门p职位等级p薪等p直接上级p职位类别p职位编号p版本号一、基本信息职位名称部门经理所属部门职位等级A
24、当前任职者20直接上级总经理职位类别管理类职位编号001版本号0602通过职位评估得出2023/7/11职位说明书职位说明书工作联系工作联系示例示例二、组织关系与工作联系(子公司人力资源部经理)2023/7/11职位说明书职位说明书职位目标职位目标根据(根据(),做(),做()工作,要达到()工作,要达到()目的)目的/结果结果 简单、准确地说明该职位存在的意义及它对整个组织成功的独特价值,可通过思考简单、准确地说明该职位存在的意义及它对整个组织成功的独特价值,可通过思考以下问题来概括:以下问题来概括:(1 1)为什么要设立本职位?)为什么要设立本职位?(2 2)如果不设本职位公司将无法实现哪
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