工作分析培训教材.pptx
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1、 工作分析培训工作分析培训工作分析培训工作分析培训 原理、方法和原理、方法和岗位说明书岗位说明书主讲内容主讲内容1、什么是工作分析什么是工作分析2、为什么要做工作分析为什么要做工作分析3、怎样做工作分析怎样做工作分析4、如何填写调查问卷如何填写调查问卷5、如何编写岗位说明书如何编写岗位说明书6、格力博集团工作分析安排格力博集团工作分析安排1.1 1.1 什么是工作分析什么是工作分析通过一系列系统的、有效的方法对特定岗位进行研究,明确其工作任务和职责,与其它岗位的工作关系以及该岗位的工作环境和任职资格等信息,是一个有系统地收集和分析岗位信息的过程。1.2 1.2 工作分析的三条基本原则工作分析的
2、三条基本原则针对“岗位”,而非针对“人”。着重那些应该做的工作,而非目前正在做的。岗位职责的详细描述,而非岗位明细的罗列。1.3 1.3 工作分析的成果工作分析的成果工作分析职责描述任职资格2.1 2.1 工作分析的内容是岗位,它是工作分析的内容是岗位,它是构成组织的基本单元构成组织的基本单元公司使命部门职责岗位职责层层分解层层分解沟通与理解2.2 2.2 工作分析有助于组织改进、职工作分析有助于组织改进、职责优化责优化系统的工作分析,可以理清组织中繁多的交叉职责,特别是这其中的重叠部分。系统的工作分析还是一次很好的上下沟通的机会,使管理者有机会倾听下属的改进意见。2.3 2.3 工作分析促使
3、管理者和任职者工作分析促使管理者和任职者对岗位内涵的统一理解对岗位内涵的统一理解管理者的角度任职者的角度二者一致的认可2.3 2.3 工作分析和人力管理其他模块工作分析和人力管理其他模块之间的关系之间的关系3.1 3.1 工作分析通过以下四个方面对工作分析通过以下四个方面对岗位进行研究岗位进行研究1.输入什么资源?2.经过什么过程?3.得到什么结果?4.体现什么关系?工作分析考虑的四个方面指为了获得上述结果,应当输入什么内容,包括人员、物资、信息、规范和条件等,是界定工作来源和工作条件的基础。指一项工作的输入是如何转化为输出的,其转化的程序、技术和方法是怎样的,在转化过程中,人的活动、行为和联
4、系有哪些。即一项工作的最终结果表现形式,如产品、服务等,它界定工作任务和工作责任的基础,也是确定工作绩效标准的必要前提。指该工作在组织中的位置、工作的责任和权利是什么,对人的体力和智力有什么要求,是界定工作关系和任职资格的基础。3.2 3.2 工作分析的方法有如下几类工作分析的方法有如下几类 观察法 访谈法 问卷调查法 工作日志法 关键事件法3.3 3.3 工作分析的程序工作分析的程序组织结构图部门职能职责的分配高层的意见 收集岗位信息整理职责分配分析、沟通和编制书面文件 岗位说明书管理者与任职者的一致理解优化职责分配 资源过程成果通常会经历下面5个阶段计划阶段设计阶段信息收集信息分析结果表达
5、根据格力博集团的特点,我们选择问卷调查法。3.4 3.4 工作信息的收集方法工作信息的收集方法调查问卷调查问卷优势优势快捷的回应时间经济方案灵活目的多样性支持其它工作分析方法劣势劣势有时很难全部收回对于语言表达技巧不熟练的员工则受到限制对于不全面,不准确的反应需要其他辅助措施需要注意不充分的回答或有意的错误陈述 岗位分析问卷由人力资源部事先拟定调查问卷,然后由任职者进行填写。问卷法一般适用于脑力工作者。3.5 3.5 工作信息的分析工作信息的分析信息分析阶段是将各种方法收集到的信息进行统计、分析、研究、归类的过程。应重点分析以下内容:基本岗位信息,如:名称、所属部门等。工作范围和流程,如:职责
6、范围、工作交流范围等。工作环境,如:办公环境,危险性等。任职资格要求,如:学历、年龄、工作经验等。体现公司文化特色的素质要求,如:个人倾向、性格要求等。信息分析阶段的工作将有效帮助工作分析人员充分评估信息收集的充分性和准确性,从而最终帮助完成岗位说明书。对组织机构或岗位设置改进意见也将有所支持。3.6 3.6 工作分析中需要引起注意的几点工作分析中需要引起注意的几点u工作分析不是项立竿见影的工作,它很难为企业产生直接和立即的效应,这种特点可能会造成这项工作被一拖再拖,直至不了了之;u工作分析不是人力资源部门单独可以完成的,需要其他部门和员工的协助,有时会不可避免地影响到正常的工作;u岗位描述和
7、任职资格要随着企业岗位的调整和职能和转变而相应地变化;u人力资源部门的专业能力也是保障工作分析成功的重要部分,缺乏必要的常识、专业知识会导致该工作的多次反复。4.1 工作分析调查问卷包含的主要项目大项大项小项小项涉及内容涉及内容任任职职者者本本人人及及上上司司填填写写基本信息基本信息描述该任职者的基本情况和主要行政管理关系图岗位设置目的岗位设置目的描述该岗位存在的理由、范围和目标工作职责工作职责描述该岗位的主要职责和主要内容等工作流程工作流程完成工作职责的具体流程和相应的工作关系对其他岗位的指导、监对其他岗位的指导、监督与培训督与培训描述该岗位工作中对其它岗位的指导、监督与培训工作汇报关系工作
8、汇报关系描述该岗位向上级主管汇报的工作事宜以及工作权限工作时间和环境工作时间和环境描述该岗位的具体工作条件和环境,包括时间、地点、环境职业发展职业发展描述该岗位进入集团之后所历任的岗位工作衡量指标工作衡量指标描述本岗位的工作结果/成绩的主要指标岗位晋升岗位晋升描述该岗位目前的任职人数、晋升上级以及可轮换的岗位任职要求任职要求描述必须具备的各项基本条件和要求4.1.1 4.1.1 第一部分:基本情况第一部分:基本情况个人信息栏:任职者的基本情况和行政管理关系示例示例人力资源部经理的基本信息和行政管理关系人力资源部经理的基本信息和行政管理关系总经理副总经理行政部经理人力资源部经理管理部经理人事主管
9、人事专员行政管理关系行政管理关系姓名某某性别男年龄30学历大学本科专业人力资源管理担任本岗位时间6年4.1.2 4.1.2 第二部分:岗位目的第二部分:岗位目的u一般用到三句话表述u说明该岗位存在的目的和意义u简述该岗位的和弦职责及重要限制条件填写原则填写要领填写的模式为:为了,在的指导下(影响下),(做)(工作);完成该岗位的关键职责详述后再填写职责概述,会较容易。示例示例销售总监岗位目的销售总监岗位目的为了完成销售额,实现利润及获得市场占有率,在公司的营业发展方向和影响下,制定营销策略和优化营销部门的组织机构,提高部门绩效,完善服务质量。4.1.3 4.1.3 第三部分:工作职责第三部分:
10、工作职责 主要是列举本岗位的主要职责,是一个输入,到加工,到输出的过程描述。工作职责应按照工作内容的重要性进行排序。示例示例职责模块具体职责和工作内容主要职责填写要对该岗位在没有一项主要职责所承担的具体责任进行限定即明确应承担的是领导(工作)、组织开展(工作)、具体执行(工作)、协调(工作)还是监督(工作)。目标达成填写要对该岗位完成每一项主要职责所应达到的工作要求进行具体时间要求、质量要求、数量要求和成本要求四个方面进行考虑,四个方面都具备。示例:“于每月25号前提交下个月的月度计划,尽可能满足销售新产品试生产的需要,试产品按期量交付。”工作职责填写要求及示例工作职责填写要求及示例需要说明的
11、是工作任务不等同与工作职责模块,该岗位要完成的一系 列工作,任务表示一项具体的工作职责。培训专员岗员工培训计划的编制培训计划的组织实施培训计划的实时调整员工效果培训员工外部培训管理根据各部门、各子、分公司的业务需求组织员工进行外部培训(各类专业培训、进修等)与外部培训单位建立联系为公司员工创造良好的学习机会与条件填写的工作职责模块填写的工作职责模块实际的工作任务实际的工作任务不作严格区分和要求,在下面词库中选择最合适的内容即可工作依据法律,法规,原理,政策,战略,指导,指示,模型,方法,技术,体系,做法,程序,条件,标准工作内容管理类履行,评价,达成,确保,明确,提高,加强,扩大,设置,判断,
12、控制,维持,监督,分工,指示,认可,批准,定义,决定,开发,指挥,确立,计划,编制,承办,核定,审核,经办,审批业务类提议,帮助,分析,评价,预测,解释,推荐,协调,支援,确认,核对,分发,收集,分行,获得,操作,提示,推进,制作,处理,供给,提出,支付制作内容市场,盈利,有效性,质量,产量,服务,期限,安全4.4.1.1.4 4 第四部分:工作流程第四部分:工作流程工作流程表现为:为了完成本岗位的各项职责,所要求的相关信息输入以及最后的成果输出。职责编码完成职责时需要哪些部门哪些岗位的协助以及需要输入的信息(按先后顺序)职责完成后的信息输出(履行本项职责后的主要工作成果,如报表、具体产品等,
13、以及输出到哪些岗位)1(1)根据年报和战略规划(2)各部门的年度工作总结完成人力资源战略规划,年度工作计划后递交行政副总2(1)各部门的年度用人计划(2)招聘专员提出初步方案招聘方案经行政部总批准后交给专员的用人单位共同实施4.2 4.2 其他相关部分其他相关部分描述本岗位在集团公司内部与相关岗位之间的晋升、替代和轮换关系;如果在集团公司实际的岗位设置中,无法判定可以对应的相应岗位,则可以不填。4.2.1 4.2.1 岗位的晋升、替代和轮换岗位的晋升、替代和轮换示例示例人力资源部经理的晋升、替代和轮换人力资源部经理的晋升、替代和轮换本岗位目前的任职人数只有 1 本岗位可以由人力资源部主管岗位晋
14、升而至,可以晋升到人力资源部高级经理岗位;本岗位可以与其他部门经理岗位轮换,可以由各主管岗位临时替代。4.2.2 对任职者的基本要求是指员工担任本岗位工作所必须具备的资格,其包括学历、专业、工作经验、专业知识、专业能力等内容。基本任职要求选择具体描述学历与专业直接进行选择工作经验直接进行选择本岗位必备的能力基本工作技能主要指操作性实务方面的技术能力,重点关注外语、计算机、具体业务流程和设备操作方面专业知识指担任该岗位工作所必须具备的专业知识和相关技能专业能力是指担任该岗位工作所必须具备的专业管理能力和专业能力资格证书技术性职业(工种)的职业资格证书上岗培训是指担任该岗位工作过程中(包括担任前、
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