以灵活应万变:未来的工作方式-经济学人智库-202006.pdf
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1、,做何事( WHAT),为什么做(WHY),怎样做(HOW),缺少任何一个 W或 H,都有可能使文件的内容不易理解。 11 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 三、文件的结构 6参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时,最 好将文件的编号同时附在文件名之后,以及便查找,但是不可 将文件版本附上。 7附件 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所 有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后,但是 也不可以附版本。 8以上是一份文件的完整结构,为了整齐可统一文件结构。但 是并非所有的文件都应依循此固定的结构,鉴于文件的内容的 需要,可适
2、当的去除一些不适用的项目。 12 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 四流程图绘制 在编制文件的过程中,适当地制作一些流程图,会更容易理解 文件内容和加深印象,流程的制作不拘形式,最主要的是能做到 清楚明了即可。 1 流程图常用的符号 13 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 四流程图绘制 例一:收货流程 供应商 送货 本公司仓库 核对送货 单与实物 收货 14 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 四流程图绘制 此范例将工作单位以 表示而将执行的工作以 来 区分,这是一个最简单的流程图,您可以任意发挥。 例二:生产流程 执行项目 负责人 记
3、录 备 料 备料员 材料日用表 加温烘干 烤箱操作员 材料温度控制表 投 料 备料员 无 设定技术参数 技术员 成型参数记录表 正常生产 技术员 产品生产日报 15 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 四流程图绘制 例二:流程图将执行项目、负责人及使用的记录分开注明,易看 易懂,也是制作流程图的常用方法之一。 总之,使用流程图的目的就是清晰、一目了然,如果有些工作太 过繁杂和繁琐,当制成流程图时或许不容易看明白,所以应注意 流程图使用的时机。 16 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 五、编写文件的五忌 (一)、忌简单草率,未将所有的工作要求都纳入体系。 (
4、二)、忌过于弹性化,失去可操作性。 (三)、忌理想主义化,导致无法实施。 (四)、忌部门主义化,导致其它部门无法配合。 (五)、忌咬文嚼字,理解困难。 17 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 六、文件的审查、批准 一般规模较小的公司,文件制作完成后交回其部门主管或总经理审 核后即可颁布使用,但是对于规模较大的公司,这种做法欠妥当 ,因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批可能没有问题, 但是非部门专业化涉及诸多部门工作内容的由制作部门核准使用 ,掩盖了其它部门的要求的意见,在使用中难免会对其它部门造 成困挠,甚至引起磨擦,所以对于文件的审查和核准,许多公司 规定了不同审查和
5、核准方式,例: 18 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 六、文件的审查、批准 阳光企业有限公司公司文件审查、核准 文件类别 审 查 核 准 手册 各部门主管 董事长 程序 各部门主管 总经理 工作指导书 部门主管 总经理 图纸 工程部主管 一般来说结合相关部门主管审查文件最主要的作用是提出适合 于其部门的意见,并加以修订补充,以使文件的内容更完善和具 操作性。 19 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 现以ISO9001&ISO14001标准要求为例,例举质量手册的结构和部份内容要 求。 质量手册目录 0 质量手册实施令 1 前言 2 组织
6、机构 3 管理层职责(包括最高管理层) 4 质量管理体系 41 总要求(包括质量管理体系的范围,任何剪裁的细节与合理性, 以及识别过程、确定过程顺序和相互作用) 42 文件的总要求(本组织对质量管理体系文件的具体规定) 20 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 5 管理职责 51 管理承诺 52 以顾客为中心 53 质量方针(此处可说明对质量方针的控制要求) 54 策划(此处是对质量管理体系的策划,策划输出的文件可 以是质量手册) 55 职责、权限和沟通 56 管理评 6 资源管理 61 资源的提供 62 人力资源 63 基础设施 64 工作环境 21 冠 智
7、 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 7 产品实现 71 产品实现的策划(此处是对具体的产品、项目或合同实现过程的 策划,策划的结果表述在质量计划中) 72 与顾客有关的过程 73 设计和开发 74 采购 75 生产和服务的运作 76 监控和测量装置的控制 8 测量、分析和改进 81 总则 82 监控和测量 83 不合格品控制 84 数据分析 85 改进 22 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 9对质量手册制定、批准、发放、使用、更改和换版的规定 10引用程序文件清单 A 质量手册范例一.文件资料管理 10 目的 使质量管理系统中所
8、使用之文件有一个明确的处理流程,以 确保文件之适合性、有效性及各相关部门能适时获得正确之最 新文件。 20 范例 本 公司质量管理系统使用之内部、外部文件皆属之。 30 权责 a 文件分发、回收、保管:文件管制中心 b文件制定审核:各权责部门 23 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 40 内容 a文件应予以统一分类及编号 b文件由各部门指定专人拟案,经权责主管审核后发行 c应定期检讨相关环境管理系统文件之适宜性及有效性 d文件修改、增订、发行者得由相关单位提出申请,交原 拟案单位研议处理 e文件分发、回收由文件管制中心负责 50 相关文件 文件资料管理程序(
9、DL-011) 24 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 B 质量手册范例二.紧急事件准备及应变 10 目的 建立及时有效的紧急应变措施以减少天然或人为的灾害所造 成的环境冲击 20 范围 各制程活动之紧急情况处理均属之 30 权责 应变措施之拟定与管理:环境工作小组 25 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 七质量手册范例 40 内容 a. 各种可能重大环境影响之意外均应订立紧急应变计划 b. 紧急应变计划系针对紧急情况规模、性质及对环境冲击程度 c. 紧急应变计划应拟事故发生时应变方式及处理紧急状况之权 责 d. 紧急应变计划应明订通报及
10、各项联络作业,例消防、医务 等等 e. 紧急应变计划应定期测试其效果 50 相关文件 紧急应变措施管理程序(DL-014) 26 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 A 程序文件范例一、文件资料控制程序 10 目的 此程序文件规范了公司文件和资料的制作、核定、发放、修 改的程序,确保公司文件的使用受到严密的控制。 20 适用范围 此程序文件适用于控制手册、程序文件、工作指导、有关图 纸、公司用国际或国家的标准、有关部门指定的设备说明书及 本公司制定、客户/供应商提供的相关标准。 27 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 30
11、职责和权限 31 经理 负责监察文件控制中心的工作。 32 文件控制中心 a. 负责保管文件和资料的原稿; b. 安排文件的编号; c. 控制文件的版本、发放、回收、修改及失效的处理。 40 定义:无 28 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 50 程序 51 文件和资料的格式 文件名称 文件编号(具唯一性即可) 文件核定 文件版本(以A、B、C或发行日期均可) 文件页数 其它项目可视需要增加 29 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 512 文件编号方式 全厂性的手册文件以NDS(公司英文简写)001始编 二层程序文件以NP
12、001始编 三层文件以NIA(A是部门代号)001始编 A代表品管部 B- 具体产品的工艺文件以产品编号作为文件编号,外部文件以 原有的编号为准,没有编号的以本公司三阶文件的编号方式 编。 30 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 513 文件的编制可参考以下模式 文件模式 说 明 目 的 文件编制的目的 适用范围 文件适用的场合 定 义 文件中的专业用语和限定范围的用词 职责和权限 文件中有关人员的职责 内 容 (文件简述的规则内容) 附 件 文件运用中用到的表格或其它资料 以上是一份文件的完整架构,但是它的适用性完全取决于文件 需要。 31 冠 智 达 顾
13、 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 5. 2 文件的批准核定 公司文件由授权的人士核定: 文件种类 核定人 品质方针 总经理 品质手册 总经理 ISO9002程序 经理 部门运作程序 经理/总经理 工作指导 经理/总经理 产品检验标准 相关部门主管 规程管制标准/工艺 规程文件/有关图纸 外部文件 经理 如授权人缺席时,由其上级或指定的代理人核定。 32 冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING 八程序文件范例 53 文件和资料的控制/ 发放 a. 文件/资料的编制人在编制文件后填写“文件控制申请&文件 收发记录”,注明此文件应该发放的部门,给相关部门主管 会签
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