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1、XXX有限公司文件财字20 号会计档案管理制度为加强会计档案管理,规范公司、分公司及控股子公司的日常财务工作,特制定本制度。1、本公司的会计档案是指:会计凭证、会计账簿、税务申报资料、财务报告、审计报告、银行存款余额调节表,银行对账单、验资报告、资产评估报告、电算化会计软件、会计档案移交清册、会计档案保管清册,会计档案销毁清册、财务管理制度以及与经营管理有关的其它重要文件。2、公司、子公司财务部门应指定专人负责保存会计档案,定期将财务部门归档的会计资料,整理装订后按顺序立卷登记入档。3、财务部门指派会计档案管理人员时,应当遵循不相容职务分离的原则,不得由出纳人员兼管会计档案。4、财务人员因工作
2、需要查阅会计档案时,必须按规定顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续。公司内各部门若因公需要查阅会计档案时,必须经财务总监同意,报总经理批准,方能由档案管理人员接待查阅。5、外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位介绍信,经财务总监同意后,报总经理批准,才能由档案管理人员接待查阅或复制,并由档案管理人员详细登记查阅会计档案的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。6、查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。7、会计档案一般不得带出室外,如有特殊情况,需带出室外复印必须经财务总监批准,并限期归还。8、由于会计人员的变动或会计机构的改变等,会计档案需
3、要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。9、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为 3 年、5 年、10年、15 年、25 年 5 类。会计档案保管期限从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案保管期限如下:(一)会计凭证类: (1)原始凭证、记账凭证、汇总凭证:15年; (2)银行存款余额调节表和银行对账单:5年。(二)会计账簿类:(1)日记账:15 年;其中:现金和银行存款日记账:25年(2)明细账、总账、辅助账:15年(3)固定资产报废清理后固定资产卡片及清单:5 年(三)会计报表类:(1)主要财务指标报表(包括文字分析):3 年(2)月、季度会计
4、报表(包括文字分析):5 年(3)年度会计报表(包括文字分析):永久(四)电算化会计档案类:会计软件的全套文档资料及会计软件程序(包括每次升版后的软件程序)视同会计档案保管,保管截止该软件停止使用或有重大更改之后的 5 年。(五)其他类: (1)会计档案保管清册及销毁清册:永久 (2)主要财务会计文件、合同、协议:永久10、会计档案应存放在安全、洁净、防热、防湿、防磁的地方。对电子会计数据应做双备份并存放在不同的地方,备份盘必须采取加封写保护措施。电子会计档案要定期进行检查,定期进行复制,防止由于介质损坏,使会计档案丢失。11、会计档案保管期满需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,并编制
5、会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。经财务总监批准,由公司总经理在会计档案销毁清册上签署意见后执行销毁。12、会计档案销毁应由公司审计部有关人员及公司财务总监共同负责监销,监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章。13、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。14、会计档案人员务必认真履行职责,做好档案管理工作,落实防水、防潮、防火、防盗措施,玩忽职守造成重大工作失误者公司将追究其责任。15、本制度自公司董事会审议通过之日起生效。未尽事宜,按国家有关法律、法规等规定执行。16、本制度由公司财务部门负责解释。 XXX有限公司签发人(CEO): 二零 年 月 日共 份抄报:总经理、监事抄送:副总经理 第 4 页 共 4 页