电子文档归档及管理办法.doc
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1、电子文档归档及管理办法1总则1.1为加强本公司的电脑文档和声像档案,特制定本办法。1.2本办法规定了公司电脑文档和声像档案存储方式,以达到充分利用网络资源。保护计算机的目的。1.3本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。1.4声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。1.5声像档案是本公司全宗的组成部分,必须由档案主管部门实行集中统一管理。2电脑文档的存放管理制度2.1与工作相关的文件必须保存在D盘以使用者为姓名的目录中。2.2个人文件必须保存在E
2、盘以使用者为姓名的目录中。2.3不得将任何文件存放在C盘系统目录中及系统桌面与我的文档中。2.4需要完全共享的文件放在服务器上个人文件夹中。2.5服务器上对个人和他人没用的文件放回本地计算机和删除,以节省服务器的空间。2.6不得删除不属于自己的文件,以免造成不必要的损失。2.7需要对个人文件夹进行权限限制的请联系网管。2.8未按规定而造成的文件丢失等原因,后果自负。3声像档案资料的收集3.1 收集范围n 反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料; n 各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;n 本公司有关人员组织或参加的重要会议,会见以及外事活动的声像资料。n 涉
3、及本公司和邮电系统权益的声像资料。n 其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。n 其它具有保存价值的声像资料。3.2收集时间n 声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。n 档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。3.3收集要求n 录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的,其形成费用不予报销,以防散失;n 接收原版、原件,特殊情况下可接收复制件;n 声像资料的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相符。12.3.4声像档案资料的征集n 档案部门有责任随时征
4、集重要声像资料;n 在征集的声像资料中,凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的,应向邮电部办公厅档案处报送目录。n 声像档案费用的报销本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用,只要将档案资料按要求向档案归档,经档案室签字认可,财务部门应给予核报费用。4声像档案的整理4.1声像档案的整理,包括分类、组合、排列和编目,使其系统起来,便于保管和利用。4.2第二条 声像档案的整理由摄录人员负责,档案部门协助。4.3分类、编号4.4照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号,同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式:全宗号-流水号。4.5录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类,按内
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