高校财务微信公众号运营问题和优化研究——以蚌埠医学院为例.pdf
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1、经济师 2023 年第 10 期摘要:随着财务信息化的不断发展,微信平台在财务工作中占据越来越重要的地位。在此背景下,选取蚌埠医学院财务处微信公众平台为研究对象,该平台于2018 年正式建成,运营 3 年以来,一定程度上满足该校部分师生财务处理需求。梳理总结该平台的发展历程和运营现状,发现该平台在运营中仍然存在功能设置不合理、跨系统兼容性较差、平台使用率不高、公众号运营水平较低等问题。针对问题,文章研究借鉴了其他高校财务信息化建设和微信公众平台的运营经验,分析了问题的内在原因,并有针对性地提出一系列优化方案和改进措施。关键词:微信公众号财务信息化公共服务优化对策中图分类号:F233文献标识码:
2、A文章编号:1004-4914(2023)10-055-03一、引言2014 年习近平总书记在中央全面深化改革指导小组会议上提出,要促进传统媒体舆论导向与新型传媒融合发展,加强网络创新,以新型科技为基础、信息服务为基础,促进传统媒体舆论导向与新型传媒在信息、媒体、服务、运营、技术等领域的深入整合1。在此政策背景下,全国各个高校开始进行信息化建设。传统的财务信息平台通常依托计算机客户端或网页端为主,伴随着 5G 和移动互联网的快速发展,移动平台在信息化发展中逐渐体现出其独有的优势2。在众多移动端信息平台中,微信公众号以其庞大的用户基础,多元化的功能,较高的开放性和兼容性占据优势地位。因此,各高校
3、纷纷建设财务微信公众号平台,创建学校、部门或业务层级的公众号。微信公众号服务能有效对网页端信息服务进行拓展和补充,既可以跨越时空障碍为用户提供高质量的财务信息服务,提高财务工作的效率,又为财务宣传提供了全新的方式,通过图片、语音和视频等形式让信息传递得更加立体,有助于拓展财务用户的群体3。高校财务微信公众号可以高效利用财务服务资源,减少财务人员重复劳动,有利于提高财务工作满意度4。二、蚌埠医学院财务处公众号的发展现状(一)基本情况蚌埠医学院构建了网络化的综合财务管理系统,实现财务管理与信息化的融合,建立基于校园网的财务信息系统和财务网站,已基本普及电子化办公。蚌埠医学院拥有多个院区和附属医院,
4、其附属医院有大量科研、教学业务需要与学校本部财务处对接5。对于拥有多校区或多附属单位的高校,其工作人员在处理财务业务时需要跨校(院)区办理,将部分财务功能交由公众号端口处理能有效提升办事效率。2018 年 5 月,蚌埠医学院财务处公众号正式上线运行,该公众号认证主体为蚌埠医学院,公众号类型为服务号,主要服务对象为蚌埠医学院及其附属医院的师生和工作人员。该公众号是某信息软件开发公司中标财务信息系统软件时的附赠项目,公众号的前期建设由该软件公司技术人员负责,后期运营维护交由财务处进行管理。(二)主要功能微信公众号分为订阅号、服务号和企业号,蚌埠医学院财务处公众号为服务号,主要提供财务平台功能性服务
5、。该公众号的使用对象主要为教职工和学生两大群体,需要分别以工号或学号作为账号登录才能使用该公众号,同时该公众号与学校网络报账系统使用同一账号密码,方便师生使用。该公众号的主要功能包括:(1)教职工综合查询。工资、其他收入、项目经费、个人往来。(2)教职工网络报销。待办事项、差旅费、日常报销、出差申请、借款、经费领取。(3)学生网络缴费查询、缴费查询、电子发票查询。(4)自助留言。(三)使用情况蚌埠医学院财务处公众号上线以来,部分原线下的报账、缴费、查询业务经线上微信公众号处理,财务窗口工作量有所减轻,师生对财务流程满意度有一定程度的提高。此外,运用微信平台对财务信息进行公开还可以有效规范财务系
6、统廉洁履职,有利于财务部门业务管理和群众监督。部分功能无法顺利使用。对于教职工网络报销事项,尚未能实现网上报销以及手机端填报数据;电子发票录入不全,导致部分电子发票无法顺利查询,在实践中该功能主要供各级审核人员在审批时使用;该公众号缺乏指定人员进行内容管理以及运营维护,公众号内容更新比较缓慢,自助留言功能形同虚设,没有进行答疑回复。三、蚌埠医学院财务处公众号存在的问题(一)功能设置不齐全设置完备的微信公众号通常具有五方面主要功能,包括信息推送、关键词回复、自定义菜单、统计功能和管理功能。蚌埠医学院财务处公众号功能设置较为单一,缺乏信息推送和自定义菜单的功能,财务处相关的规章制度和通知仅仅通过该
7、学校网站进行发布,并未在该微信公众号进行财务制度宣传,业务办理知识的讲解。该微信公众号的初期建设是由某信息软件开发公司承担,该公司为财务处提供信息服务时公众号建设为附加赠品,因此后续维护力度不足,进而导致该公众号出现使用率低、用户黏性低的问题。此外,虽然该公众号开通了后台留言功能,但是由于没有专人负责公众号运营,所以并没有针对留言的问题进行回复和解答。(二)跨平台兼容性较差该公众号并非由学校网络信息中心统一牵头建设管理,缺乏与校内其他相关平台的对接规划,因此蚌埠医学院财务处公众号与学校的财务报销系统、学生缴费系统、科研经费管理系统等多个 OA 子系统之间仍然存在一定的跨平台障碍,流程上缺乏协同
8、工作的相关功能,阻碍了财务一体化的建设。比如,科研经费管理子项目中,申请人只能进行查询,不能进行报账申请,因为该公众号的录入端口与科研经费管理系统不一致,部分专业格式的附件或材料无法上传。此外,由于网络安全许可限制,不同系统间安全级别不统一,部分网页跳转无法在公众号界面内完成,导致财务流程不畅通。(三)公众号实用性有限蚌埠医学院财务处微信公众号依托财务工作为基石,在日常运营管理中,围绕财务相关的政策信息进行内容提供。包括蚌埠医学院在内的大多数高校的财务公众号,没有设置专高校财务微信公众号运营问题和优化研究以蚌埠医学院为例焦曼孟雷荫财会经济55要要经济师 2023 年第 10 期图 1 业运营维
9、护人员,通常由财务人员兼职管理。由于信息发布人员不固定,同时缺乏专业的公众号运营能力,该公众号发布的文章大部分是转发自其他平台,少量原创的文章内容质量难以保证。从蚌埠医学院财务处公众号的后台阅读数据可以发现,文章的总阅读人数占关注人数的比重较低,该公众号的传媒作用有效性不高。截至 2022 年 4 月底,蚌埠医学院拥有教职工 951 人,在校学生 12267 人,蚌埠医学院直属附属医院拥有职工 5211 人,同期“蚌埠医学院财务处”公众号拥有关注者 14251 人,当月活跃用户为 1876 人。运行四年以来,通过该公众号进行缴费、报销等操作的仅有 5000 余人次,一级菜单中学生缴费和财务平台
10、的日均点击人数分别为 476 和 193,该数据表明公众号的关注者较多,但是活跃用户较少,功能性服务使用率偏低,该公众号具有服务覆盖范围广但用户使用深度浅的特点。这暴露出该公众号的功能实用性较低,没有能够较好地满足广大师生教职工将财务流程由线下向线上转移的核心需求。四、原因分析(一)领导对财务公众号建设认识不足财务公众号的建设流于形式化,部分领导干部仅仅将建设财务微信公众号当作考核指标去完成,只需财务工作体现在新媒体形式中即可,不追求将财务公众号打造得更加易用、高效,导致其形式意义大于实际意义。蚌埠医学院财务处公众号开通运营已超过三年,其间财务处更换过多位领导,但均未意识到发展运营财务公众号的
11、重要性,没有承担相应的管理责任。由于该微信公众号作为财务信息软件的附赠项目,缺乏功能需求论证,该公众号的设计是套用其他财务系统的模板,没有针对蚌埠医学院财务处进行特定优化,导致公众号的功能实用性不足。(二)后期维护力度不足、管理混乱蚌埠医学院财务处公众号的二级自定义菜单在建设完成后一直没有进行模块更新,公众号的运营者没有积极对内容进行及时更新和技术维护。公众号管理混乱,内容运营没有固定人员,经常由财务处不同工作人员进行内容管理。财务人员不具备自媒体运营能力,没有受过专业的自媒体运营训练,且需要兼顾财务日常工作。遇到技术问题时,网络信息中心与公众号建设方即信息系统供应商互相推诿,导致公众号疏于维
12、护,更新缓慢。公众号的受众群体对内容反馈有限,运维人员不能根据反馈有效改进公众号,最终导致公众号的阅读量逐渐减少,陷入恶性循环。(三)公众号存在安全隐患财务信息本身具有一定的敏感性,传统的财务信息系统一般会限制登陆的 IP 地址,只能通过校园网络地址或者专门授权的 IP 地址进行登陆,这也成为限制财务信息化发展的重要原因之一。公众号与其他财务平台之间存在一定的障碍是因为微信公众平台作为移动端平台,相较于传统的网页端的信息平台,先天拥有更加便利的使用和推广模式,但同时也面临着更复杂的网络环境,更容易受到网络攻击或数据泄露,财务信息安全面临的连带风险更大6。所以,很多信息系统基于安全因素考虑没有开
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