高校学生学籍档案管理工作研究.pdf
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1、2023 年 6 月第 19 卷第 2 期Jun.2023Vol.19No.2浙江国际海运职业技术学院学报JOURNAL OF ZHEJIANG INTERNATIONAL MARITIME COLLEGE高校学生学籍档案管理工作研究陈洁(浙江国际海运职业技术学院,浙江舟山316021)摘要:学籍档案是学生个人的重要档案资料。随着现代科学技术的飞速发展,高校办公模式逐渐走上数字化、信息化和智能化发展道路,高校学生学籍档案的管理也发生了变化。在此背景下,立足高校实践,全面分析当前高校学生学籍档案管理存在的问题,以学生学籍档案管理一体化理念为基础,针对存在问题提出改进建议,总结管理活动中的注意事项
2、,为高校学生学籍档案管理效率的提升提供借鉴。关键词:学籍档案管理;内容特征;问题策略中图分类号:G717文献标志码:AResearch on Management of College Students ArchivesChen Jie(Zhejiang International Maritime College,Zhoushan 316021,China)Abstract:University roll archives are important archival materials for students.With the rapid improvement of modern sc
3、ience and technology,the office mode of colleges and universities has gradually embarked on the road of digitalization,informationization and intelligence,and the management of college students archives has also undergone changes.Under this background,based on the practice of colleges and universiti
4、es,this paper comprehensively analyzes the problems existing in the current management of college students archives,puts forward improvement suggestions for the existing problems,and summarizes the matters needing attention in management,so as to provide reference for improving the management effici
5、ency of college students archives.Key words:archives management;content characteristics;problem strategy高校学生学籍档案管理是教学管理和人才培养的重要组成部分。学籍管理的优劣直接关系到高校的正常教学秩序,并能影响专家、学校领导和社会各界对高校教育水平的认可度,是高校水平的重要反映窗口,对于提升高校办学层次和人才培养水平具有重要意义。一、高校学生学籍档案管理概述(一)高校学生学籍档案管理的材料内容二十世纪 90 年代,原国家教育委员会颁布高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范。该文件提到
6、,学籍档案主要包含学生入学登记表、学生成绩单、学籍卡片、学生名册、学籍变更作者简介:陈洁(1983-),女,浙江舟山人,助理馆员。372023 年 第 2 期材料、学生奖励材料以及处分材料等内容。由此不难发现,高校学生学籍档案管理所涉材料内容主要包含静态和动态两类。其中,学生学籍卡片、入学登记表以及学生名册等在内的档案材料属于静态档案材料;学籍变更材料、学生奖励以及学生处分材料则属于动态档案材料。(二)高校学生学籍档案管理的基本特点1.学籍信息具有真实性和准确性高校学生学籍档案中的信息内容多为学生基本信息,其中包含学生在校期间所参加的活动、接受奖惩的具体情况等。通过查询学生学籍档案,可以了解学
7、生在校期间的表现,熟知学生在校期间遵守学校规章制度的情况等。学生学籍档案信息是学生整体信息的全面详实记录,从客观角度来看,学生学籍档案信息具有真实性、准确性的特征。2.学生学籍档案维护趋于日常化学生学籍档案会对学生在校的真实表现进行详实且细致的记录。随着时间的不断推移,高校学籍档案管理人员需及时更新学生的学籍档案信息,保证学生的情况能在第一时间被记录在册。通常来说,学生学籍档案信息的更新周期大多以学期或年度为单位。而随着学生学籍档案内容的不断拓展和扩充,学生的学籍档案内容也会出现明显的变化:如退学、休学、复学等学籍异动和奖惩情况,需要及时添加进学生学籍档案中。3.管理任务相对繁重近年来,我国教
8、育事业蓬勃发展,高校学生的数量呈现逐年增长趋势。在此背景下,高校学生学籍档案管理面临的管理任务越发繁重,管理工作的复杂性明显提升,管理工作的难度也逐年攀升。二、高校学生学籍档案管理的现状及问题作为记录学生整个学习阶段表现情况的重要信息载体,学生学籍档案的管理至关重要。为了提高学生学籍档案记录信息的准确性和可靠性,高校投入时间、精力及资源,充分落实学籍档案管理工作。但我国部分高校的学生学籍档案管理工作并未达到预想的管理效果及目标,仍存在一些亟待解决的问题。(一)管理集中度不高高校学籍档案管理人员对学生学籍的变更操作虽然相对频繁,但并没有较高的集中度。一般情况下,大部分高校学生的学籍档案都是由档案
9、室的相关人员进行集中管理。当学生资格审查合格并正式注册学籍后,学校相关部门便会对每位学生的大学成长历程进行完整记录,但整个记录过程具有明显的专属性、分散性和间断性特征。比如,学生学籍异动管理、学生毕业材料管理以及学生成绩信息管理等在内的学业发展方向的学籍档案信息,由教务部门不定时提供;而学生综合素质、学生创新创业的事务方向档案信息却由学生工作部门提供。此外,在大学学习过程中,个别学生可能因参军等原因选择保留学籍,也有可能因身体状况或个人事务等原因选择休复学,个别新生还会申请转专业,这一系列常见的学籍变动,往往是由相关工作人员在进行学籍变更时完成相对应的操作,学生学籍档案管理的集中度明显不足。(
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