高职院校科研档案服务内涵提升.pdf
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1、:./.高职院校科研档案服务内涵提升胡 茜浙江机电职业技术学院 浙江杭州 摘 要:科研档案是科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物高职院校科研工作从项目申报开始就会形成一系列的档案资料和信息数据科研档案信息不应该只作为结果服务于各类考核应在信息数据产生过程中同步完成汇总统计将档案信息数据服务应用到项目管理过程中 多数单位的科研档案管理采用人工方式人工处理主要弊端是档案调档查询时间长调档过程中容易出现遗失、错排等管理风险 另外科研信息数据统计存在严重的时延无法
2、实现项目同步跟踪管理关键词:科研档案档案电子化科研指标同步跟踪管理一、科研档案信息基础建设的必要性(一)提升工作效率查档、调档是科研档案信息服务的基本业务每年教职工职称晋升、科研项目审计是查档、调档工作的高峰查询时间跨度最长可能要十年之久 考虑到科研服务类型的不同科研项目一般按类型分成不同工作人员进行科研档案管理 一些单位采用传统人工方式进行档案管理因此查档、调档、统计占据 的工作时间且效率低下现在的科研档案管理多采用人工查询和调档方式其中项目类别、人员归属等信息变化将会增加工作难度拉长查档时间 另外根据以往工作情况调档外借后存在档案丢失、遗漏、错排等管理风险给后续的档案管理增加管理难度 科研
3、信息统计作为科研档案信息管理的重点工作为学校及上级管理部门决策提供准确信息数据支撑现在统计工作从数据采集到数据统计由多人合作手工完成这样的工作模式过多依赖于工作人员的个人业务熟练度和相互之间工作配合度 然而各类统计要求的内容、时间跨度、科目类别等多有不同统计中容易出现数据重复、错漏、时延等问题 根据国家科学技术研究档案管理规定允许单位采用电子档案进行归档保存并鼓励采用科研项目管理系统进行信息收集、管理和使用 因此顺应需求改变科研档案管理模式、提升管理工作效率十分必要(二)政策制定参考服务科研档案及信息管理工作在各类学校运行情况各不一样但现在多数运行现实低于建设预期分析其原因主要有三方面 一是统
4、一模板的信息化管理系统无法满足不同的科研工作管理需求而定制化系统又需要大幅增加建设费用因此选择统一模板定制部分模块的模式成为大多数的选择 这种建设模式是权衡了前二者之后的选择必然也存在一些实际缺憾不能完全贴合实际工作需要 二是校内各个部门现行管理软件的信息数据接口不能完全对接造成信息不联通形成现实工作中的信息孤岛 科研信息数据主要关联人事和财务两个主要关联部门的相关信息数据的变化直接影响科研信息统计数据如果不能将两个主要关联部门的相关数据对接很多统计工作就需要重复进行 三是校内教工对科研档案及信息管理工作不理解导致基础信息数据采集困难信息系统建设缺乏对管理方和使用方的需求协同 有些院校的科研信
5、息管理系统仅在年终考核时使用项目负责人才会配合完成信息录入无法实现科研工作进度同步管理 因此在建成科研信息化系统前利用信息化管理的理念进行科研档案和信息管理有助于后期数据及信息入库 同时遵循科研档案信息管理规范梳理科研档案信息化管理有助于科研信息化系统建设提出更为切合实际的需求设计(三)实时科研信息跟踪服务科研指标是年初给各个部门下达的年度科研考核目标为了保证各项指标能预期完成科研指标跟踪监管就必不可少 这些科研指标的完成情况源自各类科研项目信息的数据统计 就笔者对所在单位以往工作流程了解基本在年中和年终两个时间节点进行科研指标完成情况统计、反馈和督促 在统计过程中一些指标一直动态变化采用人工
6、统计在很大程度上存在时延不能将统计数 科技风 年 月理论研究据和实时数据同步 采用人工统计最大的弊端就是统计数据因其中的信息数据相互关联某些信息数据变化后统计工作就需要返工造成人力物力的耗费 另外科研单元中的人员信息有些交叉关联有些又需要独立区分当数据量和类别大幅增加时原有统计工作模式就显现出其劣势不仅统计结果会因为数据变动而返工还因为统计要求的复杂性增加工作难度增加统计时延无法保证统计结果与实时数据的同步 因此在科研信息化管理系统建成之前运用更为有效的方式对信息数据进行管理十分必要二、科研档案及信息管理困境(一)需求式信息采集模式导致科研档案管理重复性工作增加科研档案及其信息的重复性校验反映
7、在职称评审、聘期考核、项目申报等信息填报中 实际上从科研项目立项之初起科研信息的审核就已经完成随着项目中期验收及结题相应的资料信息都按部就班地完成归档和信息核实 由于项目信息的应用场景不同需根据信息应用反复对其重新审核 例如一个科研项目在部门考核、职称晋升、项目申报等多场景中应用每一次的信息应用都需要对其进行真实性和有效性审核另外每年各类科研信息统计工作贯穿全年项目大多数基础信息的数据采集基本在项目申报时完成若统计的信息要素大于采集时的需要向所有项目负责人再次或多次进行信息采集反复进行信息数据采集给科研人员带来不便 因此如何在满足统计需求的前提下最大程度上一次或尽少次地进行项目信息采集成为工作
8、中的痛点(二)分离式管理模式导致信息分散随着学校人员和科研项目的增加科研管理工作量也随之不断增大 科研管理工作细分较为有效地分解了工作量提升工作效率 科研管理工作细分后科研管理人员仅负责自己管理的部分对应的科研项目信息数据也掌握在该管理人员手中 这种分离式管理模式导致科研项目信息分散无论是数据统计还是查档调档都无法实现同时响应 从科研档案查档、调档方面看管理人员根据自己的工作习惯对科研档案进行归档通常查档、调档的业务需求是涉及几个科研项目类别的这就需要联系项目类别相应管理人员完成若其中某位管理人员不在调档就无法完成 从数据统计方面看年终的科研目标考核需要将所有科研项目的关键信息汇总统计而各个部
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- 关 键 词:
- 高职 院校 科研 档案 服务 内涵 提升