个人信息安全视角下的高校智能档案管理探析.pdf
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1、342023年 第28期 兰台内外科学管理实践创新数字经济时代,随着信息传播方式和个人信息储备环境等方面发生重大变革,档案管理方式也发生重大改变,高校智能档案管理随之产生。智能档案的核心就是将档案数据纳入智能网络的管理中,运用智能技术对档案内容开展有效整理,挖掘其内在价值,提升档案管理的效率,使其发挥档案价值的最大化。一、问题的提出国家十分重视高校档案的智能化管理。2020年新修订的档案法中,通过专章对档案智能化展开规定,强调档案的信息化管理。鼓励高校积极建立档案信息资源共享,推动高校间档案信息的跨地区、跨部门的共享,提升档案管理的利用率,让档案管理活起来。数字经济时代,国家越来越重视对个人信
2、息安全的保障,2021年相继出台了个人信息保护法数据安全法等法律规范,加强对个人信息安全的保护。高校智能档案管理中收集的个人信息具有其独特性,可以直接或间接地结合识别出特定个人,高校档案中的个人信息是用户在高校、社会中的身份特征。个人信息中的个人隐私,对用户个人至关重要,维护自身个人信息安全,是每个人所固有的人身权利。教育部发布的高等学校档案管理办法中对高校档案归档有着具体的分类,其中包括党群类、行政类、学生类、教学类以及科研类等。基于高校管理的需要收集相关人员的个人信息。如“学生类”的档案中,收集学生的学籍档案、体检信息和奖惩信息等;“行政类”档案中,收集教师的个人信息、工作经历等信息。这也
3、意味着高校档案需要对所收集的个人信息担负起相应的安全保障责任。因此,如何在飞速发展的数字时代保障高校档案管理中的个人信息安全,是当今高校智能档案管理工作中亟须解决的问题。二、高校智能档案管理中存在的个人信息安全风险高校档案管理中的个人信息安全既包括智能档案管理中虚拟档案个人信息的安全,又包括智能档案管理中个人信息实体安全。目前,高校智能档案管理中存在的个人信息安全风险主要包括以下三类。1.高校智能档案管理的技术漏洞对个人信息安全带来的风险在数字经济时代,由于数据成为互联网平台竞争的首要对象,因此,也催生出各种对他人信息收集利用的技术。很多方式都能给高校智能档案管理带来风险,如网络黑客、档案管理
4、网站以及数据库出现漏洞等。更有甚者,对于正常运行的档案管理网站,通过植入病毒以及钓鱼网站等非法技术获取个人信息,这就意味着在不知不觉中档案中的个人隐私内容就会被获取。档案管理中的个人信息本身就具有传播主体广、传播范围大的特质,导致档案管理中个人信息安全的风险加大。通过各种软件应用的动态使用,导致每个人都能轻而易举地创造和传播个人信息。在实际中,有些高校智能档案的管理缺乏防火墙设置,安全性能薄弱。同时,经过调查,很多时候用户在登录档案网站的时候,系统会默认记住初始登录的姓名、通讯方式、住址以及登录密码,这使得个人信息的获取变得更加简单。因此,对高校档案中个人信息安全的维护变得艰难。2020年,郑
5、州西亚斯学院由于学校对学生档案管理不到位,在收集学生返校信息的时候缺乏保密意识,导致数万名学生的个人信息在网络上流传,学生的个人生活也因此受到很大影响。2.高校智能档案管理储存载体的缺陷给个人信息安全带来的风险在智能档案管理过程中,个人信息在生成数据之后个人信息安全视角下的高校智能档案管理探析文/马勤杨晓晞 摘要:随着数字经济时代的到来,个人信息蕴含的商业价值引发了各种非法侵害个人信息的现象,高校智能档案管理也出现安全风险。高校智能档案管理存在技术漏洞、储存载体的脆弱性以及高校档案管理制度落后等问题都对智能档案管理中的个人信息安全产生影响。对此,不仅要加强对先进技术的引进,还要保障储存载体的环
6、境安全,同时,要加强高校档案管理制度的优化,多重措施共同维护高校智能档案管理中的个人信息安全。关键词:高校档案;档案智能化;个人信息安全作者简介:马勤(1976),女,汉族,河北吴桥人,硕士,馆员,研究方向:档案管理;杨晓晞(1997),女,汉族,安徽合肥人,硕士研究生在读,研究方向:数据安全法。352023年 第28期 兰台内外科学管理实践创新就被储存在一定的介质中。目前,在高校智能化档案管理中,对档案收集后常储存在固态硬盘、U盘、电脑软件或云端等。固态硬盘、U盘等通常为半导体集成电路集成的固态电子设备。档案管理中将收集的信息转化成“0”和“1”的表征态,储存在半导体储存器中。固态硬盘和U盘
7、具有储存速度快、储存容量大且体积小便于携带的优点。与之相对应的,一些自然原因或者人为因素都有可能会给个人信息载体造成损害,该储存载体有丢失的风险,同时,可能会被物理摧毁,而储存在其中的个人信息相应也会受到损害。例如,巴黎圣母院火灾后,其储存的很多历史档案都遭到了不可挽回的损毁。云端储存的实质是将复杂的档案信息转化成特定的信号,并将繁杂的储存组织架构封装在电脑软件内部。通过元数据模块的内嵌,将若干档案信息以集群的方式在电脑软件内部构建起云端储存系统。档案云端储存通过智能技术将储存空间虚拟化,大大解决了高校档案量大、储存难的问题。并且,相较于固态硬盘、U盘等物理储存介质,云端储存还减少了物理损害的
8、可能性。但由于云端储存是存在于电脑内部,具体的运行是需要电脑系统的运转加以带动,所以,相比之下云端容易被黑客技术入侵,造成个人信息的泄露。此外,云端储存可以同时给多个使用者提供档案信息查询或者传输给多个人,这就意味着在传输的过程中个人信息会被多个人经手,存在被泄露的风险,且事后追责困难。3.高校智能档案管理制度不健全给个人信息安全带来的风险当前,高校档案管理模式单一,职业道德规范准则不够健全。档案管理人员职业道德修养不仅包括能力的修养,还包括思想的修养。1996年,在北京召开的国际档案大会上对档案工作的职业要求提出明确规范,档案工作者职业道德准则中规定,作为档案工作者应当坚持对职业、对隐私以及
9、对法律的遵守和热爱。职业道德中明确提出,作为众多个人信息的收集处理者,档案管理人员应当对自身工作提升安全规范意识,要遵守利用他人隐私的使用原则,保障他人个人信息的安全。档案管理最基本的职业素养就是爱岗敬业,档案管理作为一个单位所有资料的终端储存地点,工作人员的工作素养直接影响到整个单位的形象。整体档案管理理念的落后,是高校档案管理中容易发生影响个人信息安全的主要原因。有些高校虽然硬件建设上有智能档案管理网站,但是具体的运行体系落后,管理理念老套,缺乏对档案工作的整体把握和重点规划,智能档案管理实际也无法运行。同时,当前高校档案管理人员存在能力良莠不齐和思想高度参差不齐的情况。很多档案管理人员对
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