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1、游代理、指定接待酒店等的详细联系地址、联系电话、传真和联系人,如果有网址和EMAlL也最好能公布,以便参展商在需要的时候方便联系各有关单位。(4)展会规则。就是展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度,包括:展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、层位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。展会规则是所有与会人员必须遵守的一些制度,对展会现场管理和维护现场秩序十分重要(5)展位搭装指南。是对展会展位搭装的一些基本要求和说明,主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。由于所有的标
2、准展位的基本结构和配置都是一样的,所以“标准展位说明”主要是对展位的标准配置作出说明,列明参展商使用标准展位的注意事项,提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规定和要求,如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。(6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明,主要包括海外运输指南和国内运输指南等。不管是海外还是国内运输指南,都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的准备
3、和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。展品运输指南对帮助参展商及时安排展品等物品的运输有较大的作用。(7)会展旅游信息。是对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的一些说明。会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等,要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活服务的。(8)相关表格。是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格,主要包括展览表
4、格和层位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。参展说明书编制成功以后,可以印刷成册,在展会开幕前适当的时间寄给参展商,也可以将其内容发布在展会的专门网站上供参展商阅览和下载,如果展会有海外参展商,还要将参展商手册翻译成外语文本。(三)参展说明书的作用参展说明书主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹展、布展、展览和撤展等服务的,它不仅对参展商进行参展筹备有着十分重要的指引作用,也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很大的帮助和影响:1、参展说明书对参展商的指引作用。参展商
5、手册分别对展览场地、展会基本情况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出详细的说明,参展商在得到参展说明书以后,就可以按照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备,如安排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等;在展会布展现场,参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展,避免布展期间的盲目和违规;在展览期间,参展商可以按该说明书的要求布置展品演示;在撤展期间,参展商可以按照该说明书的指引有条不紊地撤展;展会结束后,参展商还可以按照该说明书的指引选择适合自己需要的会展旅游。在参展说明书的指引下,参展商可以更有效地准备和完成参加展会各工作环节的各项事务。2、参展说明书对展会现场管理的作用
6、。参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定,不仅有利于指导各参展商按规定办事,也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的各种事宜,并按手册的规定为参展商提供各种服务。参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一,它为展会各阶段制定了大家必须遵守的行为规范,有利于办展机构按此规范对展会各环节的现场进行管理。3、参展说明书对观众的作用。除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外,参展说明书对展会观众也能起一定的作用。比如,手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明,就对观众参观展会有较大的帮助。观众在展馆交通
7、路线图的指引下可以更方便地达到展馆,在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服务提供点,可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。一般来说,展会的观众有很大一部分是各参展商自己邀请来的,参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众,这样,参展说明书对观众所起的作用将更大。四、编制参展说明书的基本原则从参展说明书所起的作用我们可以看出,参展说明书是展会筹备过程中的一个重要文件。要让参展说明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用,在编制参展商手册时,我们必须做到:第一、实用。参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较
8、大的指引作用,或者是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较大帮助,或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用,否则,该内容就不能进入参展商手册。第二、简洁明了。参展说明书对各方面内容的说明和叙述应该简洁,文字不要太多,篇幅不要太长,能说明问题就行;参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体,让人看得明明白白,不能让人看不懂,更不能让人产生歧义否则,在展会筹展、布展、展览和撤展等环节的具体执行中就会引起争议,既不利于参展商展出,也不利于办展机构对展会现场进行管理。第三、详细全面。对于参展说明书提到的各项内容要尽量详细,如对布展和撤展加班时间的规定可以具体到小时和分钟,对
9、各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等等,这样更有利于展会具体操作和管理;对于参展说明书提到的各项内容要做到没有遗漏,如对展览场地基本情况的说明中,对展馆人口的高度和宽度、对展馆的地面承重能力、对消防的注意事项等要一一列明,不能遗漏,否则,现场操作就会出现问题,比如,如果没有提到展馆入口的高度和宽度,就有可能会使一些较大较长的物品进不了展馆。第四、美观。参展说明书的排版和制作要美观大方,印刷讲究,尽量不要出现错别字和其他印刷错误;参展说明书的制作和用纸与展会的档次和办展机构的品牌与声誉相符,不能让人产生不好的联想。第五、专业。参展说明书的遣词造句要符合行业习惯和规范,要使用行业熟悉的语言
10、,所涉及的术语要规范,不能想当然地使用一些行业比较陌生的词语;内容编排要符合参展商筹展的筹备程序,不能让他们翻来覆去地寻找自己需要了解的内容。第六、国际化。如果展会是国际性的展会,或者展会有向国际化方向发展的打算,那么,参展说明书的内容编排和制作也要尽量做到符合国际参展商的需要,如除要有中文的文本外还要有外文的文本。外文文本的参展说明书,其翻译一定要准确,因为海外参展商就是根据该说明书来筹备各项参展事宜的;如果翻译不准确,将会给他们带来极大的不便。展会流程展览,展会,会展一、计划立项1、工作时段安排;包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。(1)包括可行性报告分析立项的条件;进行市
11、场调查对行业而言项目的利润增长点是否够大地域性的考虑。要结合本地的实际特点,立项要符合当地的地区性。时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征,比如不能在冬天搞风扇展之类的。同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。(2)实施的具体方案(3)宣传费用计划表A、广告时间段的投入以4-6个月为例,一般的广告投入时间段为:项目开始(前两个月)为总宣传费用的10%20%在专业媒体上投入;三个月左右,重点投入为总宣传费用的30%40%主要在专业媒体上投入,少量在大众媒体上投入;开展前一个月,为总宣传费用的40%主要在大众媒体上投入,以20%的大众媒体,20%的专业媒体B、广告投放的形式户外广告(主要是
12、POP板、车身广告、道路两边条幅广告等,这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间)杂志报纸媒体广告(主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等,这些广告主要是在招展之前和招展期间进行)2、寻找主办单位。(1)主办单位的条件:在当地要有权威性、知名度等(2)合作方式:一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务,费用形式为展会利润的百分之几;另一种形式为对方单位只是挂名形式,采用一次性付款。3、申请各种批文4、场地联系以成都为例,四川省展览馆主要是进行大众性的展会,主要是引起百姓关注的;而国际会展中心主要进行专业性的展会.5、联系宣传媒体(1)对象:专业媒体和大众媒体(2)方式:直接付款;用展位交换和我
13、们会刊广告交换。6、制作邀请函(已经附)7、建立客户名录(通过会刊收集和杂志、网站等)二、实施招展1、招展方式:主要是电话联系,其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等2、招展的步骤:(1)发布信息(主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位)(2)跟踪拜访(找准负责人)A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访,这一次拜访会产生三种客户:即时决定型、断然拒绝型、提出异议型(分别以5%、10%、75%的比例分布);针对第一种客户:问清客户需求要求进一步促成购买愉快地答应客户的针对第二种000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 00002000056 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0000200005 0