重点民生档案管理和利用的实践与反思——以青龙满族自治县国家档案馆为例.pdf
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1、业务交流BUSINESS COMMUNICATION天地2023 年第 7 期45青龙满族自治县国家档案馆(以下简称青龙档案馆)成立于1959年,是我县唯一一家县级综合档案馆,现馆藏量近 23 万卷,档案资源丰富,门类众多。内容除涵盖县域内各机关、企事业单位形成的文书档案外,还保存有知青、婚姻、公证、移民、土地承包(流转)、林权登记、企业改制、招工、二胎审批、户籍(人口普查)、工伤保险、医疗保险、新农合档案等重点民生档案。民生问题,是人民群众最关心的问题,也是直接关乎群众利益的问题。民生档案的管理与利用涉及社会各个领域,涉及不同的群体层面。随着经济社会的快速发展和国家各项政策的贯彻落实,民生档
2、案涉及的范围也越来越广,民生档案的管理与利用已然成为档案馆工作的一项重要内容。青龙档案人用最朴实的行动为每天来电来馆的查询利用者提供了档案凭证和热情服务,为人民群众解决相关“疑难杂症”,使他们享受了应有的待遇,通过健全档案管理和查询利用,切实为人民群众提供最优质的服务,为县域经济建设和社会的和谐稳定做出了应有贡献。一、摸清存储,查详查准婚姻登记档案,保障个人婚内婚外权益婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。目前,青龙县域内2010 年(含 2010 年)以前的婚姻登记档案保管在县档案馆内,年度跨越 40 余年,最早为
3、1965 年。其中1985 年以前的婚姻档案涉及 51 个乡镇,分别保存在各乡镇全宗下的文书档案中,缺失严重,原始纸张、存储方式、存储质量参差不齐,是婚姻登记档案查阅中较难的内容。1986 年至 2010 年(含 2010 年)的婚姻登记档案(共 2166 卷 102085 件),由县民政局统一移交,保存在县档案馆民政局全宗下的专门档案中,特别是 1990 年之后,纸质档案保存相对较完整。2010 年以后形成的婚姻档案仍保存在县民政局。婚姻档案是馆藏重点民生档案之一,目前利用率最高,查档利用人次占全年馆藏档案利用人次的 45%,每天或多或少都会有人来查找。婚姻档案常用来作为补办婚姻登记证、办理
4、离婚登记手续、再婚手续、独生子女证、楼房贷款、财产分割、公证等事宜的重要凭证。随着数字化工程的推进,青龙档案馆优先完成了婚姻档案数字化,数字化率 100%,实现了科怡系统内利用姓名、婚姻登记时间等信息进行“盲搜”,查准率高达 99%以上。这类档案虽利用人次较多,但查档耗时相对较短,查阅利用效率高。略有不足之处:一是原始档案姓名或文字与现在姓名不符,需根据当事人提供的信息换字、换方式再查询,若提供信息不详,会有查不到的现象;二是年代久远的档案,王赛春重点民生档案管理和利用的实践与反思 以青龙满族自治县国家档案馆为例业务交流BUSINESS COMMUNICATION天地2023 年第 7 期46
5、由于当年的整理基础是按卷整理,且保存在各乡镇文书档案案卷中,婚姻档案只是很少的纸条存根,虽是一卷中的一件,却包含了很多对夫妻的婚姻信息。受原有技术的限制,数字化过程中没有精确到每对夫妻,只题名为 XXX 等 XX 对婚姻档案,这就需要档案工作者根据当事人或委托人在提供详细的婚姻登记地点的情况下,耐心地在各乡镇文书档案中查找,才能保证查详查准;三是年代久远的档案归档不全,查无实体,略有遗憾。但档案工作者尽量做到“应查尽查”,查详查准,确保婚姻档案在保障当事人婚内婚外合法权益等方面发挥应有的作用。同时,在当事人因不方便本人实地查询的情况下,青龙档案馆为利用者架起了绿色通道,可以通过电话、微信、QQ
6、 等方式对代办者进行远程身份确认,依法为各单位或委托人提供婚姻档案。这一举措,令利用者少跑了弯路,得到了各级领导和社会各界的广泛好评。二、加大抢救力度,查全查深企业改制档案,解决职工养老后顾之忧。随着人口老龄化和养老保险制度的改革与落实,适龄人员能否及时领到养老金成为事关国民养老的大事,关系到每个家庭的正常生活和幸福指数。企业改制档案是企业工人接续工龄、办好退休手续的有力证据。现在正值改制企业职工退休高峰期,适龄老人查阅企业当年编制的工资表、招工表、企业改制方案、政府批复等相关改制档案的频率和数量与日俱增。近年来,为进一步丰富馆藏资源,优化馆藏结构,解决“职工能否顺利退休”这一重大民生问题,青
7、龙档案馆主动调研,结合实际,与改制企业主管部门协调联动,将大量企业改制档案进行了抢救性征集整理,并接收进馆。数量较大的有原黄金系统改制下的三家金矿(19712013 年)、半壁山金矿(19752001 年)、周杖子金矿(1987 年2010 年)、兴隆沟金矿(1988 年1998 年)、清河沿金矿、青龙煤矿(19732004 年)等矿企档案,还有青龙县第一建筑公司(19782012 年)、青龙县服装厂、青龙县纤维厂等企业档案。这些档案资源的集中管理,极大地减少了退休职工跑办地点和跑办次数,使退休人员少走冤枉路,早日实现顺利退休,享受应有的待遇。企业改制档案成为职工退休手续办理的有益补充,真正发
8、挥了档案资政惠民作用,在一定程度上促进了社会的繁荣与稳定。为提高档案查阅利用效率,更好地服务民生,青龙档案馆科学设计、有序部署、集中人员以最短时间、最快速度把利用率较高的企业工资表、花名册从会计档案中明确出来,进一步单独分类,并进行了数字化扫描,之后原卷保存。此举,既使原始纸质档案得到了有效保护,避免了在长期利用过程中造成损毁,又为今后的便捷服务提供了数据支撑。然而,企业职工年龄大,记不清工作年代、工种、工作经历等信息,当事人或委托人说不清查阅内容、职工调转信息、年代是常有之事,给档案工作人员提出了难题。工作人员经常说的一句话就是“我们好像破案员”“我们就像老中医”,查不到的档案,我们就不断地
9、追问知情者,不断地分析,所需档案有可能存放在哪个全宗,哪个年代,哪个类别中,耐心询问,通过陆续提供的线索,一路追踪,不放过每一个细节,才能将档案查深查准,保证让档案优质高效地发挥作用。青龙档案人凭借“一张张工资表”“一本本花名册”等档案资料为众多适龄老人解决了“老有所养,老有所依”问题。三、加快数字化,“传统与现代”查档“双轨并行”,为百姓确定土地、山场边界青龙辖区内原有 25 个乡镇、396 个行政村,素有“八山一水一分田”之称。土地、山场在农民心中地位独特。土地、荒山、林权登记等档案对青龙来说,是保证农民权益最突出的内容,也是馆藏档案查阅率较高的档案门类,数量众多。由于基层保管条件差、人员
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