001文件控制程序.doc
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1、安徽艾可蓝节能环保科技有限公司版次:A/0页 码:5/5文件控制程序文件编号:AKL-CX-01-20091 目的 对与质量有关的所有文件予以控制,确保在使用处都能得到适用文件的有关版本,防止非预期使用作废的文件。2 适用范围 适用于与公司质量有关的所有文件(不包括记录)的控制。3 职责3.1 总经理负责批准、发布质量手册及程序文件;3.2 管理者代表负责组织编写和审核质量手册及程序文件;3.3 质量部负责质量手册及程序文件的管理;3.4 综合管理部负责管理性文件的编制和管理;3.5 技术部负责技术性文件的编制和管理;3.6 各部门负责各自文件的编制和管理;4 工作程序输入输出顾客信息、顾客要
2、求、供方信息法律法规质量管理体系策划质量手册、程序文件、管理文件、技术文件、电子软件等责任部门流程图过程描述4.1 文件的控制范围技术部质量部综合管理部文件分类4.1.1 需控制的文件包括: a 质量手册和程序文件; b 技术性文件(技术规范、作业指导书和图样等);c 管理性文件(管理规定、程序等);d 与产品有关的外来文件。技术部质量部综合管理部4.1.2 外来文件包括: a 工作中使用的国际标准、国家标准、行业标准和地方标准; b 顾客提供的图样、技术要求等文件; c 供方提交的文件等。4.1.3 需进行控制的文件形式包括: a 以文字形式构成的质量管理体系所要求的文件; b 以实物、图样
3、构成的文件。4.2文件的编写、审核及批准管理者代表总经理编制4.2.1 管理者代表组织编写质量手册和程序文件,总经理批准并发布。技术部4.2.2 技术部负责编制技术性文件,由分管领导批准。综合管理部N4.2.3 综合管理部负责编制管理性文件,由分管领导或总经理批准。各部门审核/批准4.2.4 各部门负责编写各自工作范围内的文件,由分管领导审批。总经理Y4.2.5 文件批准人应确保文件的充分性与适宜性。4.3 文件的发放质量部技术部综合管理部4.3.1 质量手册和程序文件由质量部负责编号;技术性文件由技术部按文件编号管理办法进行编号;管理性文件由综合管理部负责编号。质量部文件编号4.3.2 管理
4、性文件的编号按以下编号规定执行。a 文件类别代号: A、QM表示质量手册;B、CX表示程序文件;C、ZC表示其它支持性文件;D、BG表示表格。b 编号用两位自然序号表示(表格用于程序文件编号)。c 年号用4位数年号表示(属于可选项,用于表格时为自然编号)d 格式举例: AKL-QM-002009 发布年号 文件编号 质量手册 本公司代号 质量部技术部综合管理部确定发放范围4.3.3 文件的发放由文件归口管理部门按文件发放范围发放,发放范围:应确保每个使用场所都能得到适用文件的有关版本。相关部门发放登记4.3.4 若文件为非受控文件,文件领用人在文件发放/回收记录上签名领取文件;相关部门文件管理
5、4.3.5 若文件为受控文件,文件领用人在文件发放/回收记录上签名领取注有分发号和加盖“受控” 红色印章的文件。每份文件都有不同的分发号,以便于追溯。相关部门污损/丢失文件/4.3.6 当文件使用人的文件污损而需要更换新文件时,由文件归口管理部门办理更换手续,收回旧文件,补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件的分发号,并将破损文件加盖“作废”文件印章。质量部技术部综合管理部文件管理补发文件4.3.7 当文件使用人将文件丢失时,应办理申请领用手续,并作出丢失说明,经文件归口管理部门批准后补发文件,补发文件时应给予新的分发号,并在原文件发放记录上注明丢失说明,必要时将作废文件分发号通知各部门。4.
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