公司商务接待管理办法.docx
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1、公司商务接待管理办法一、目的为*接待事务管理,提升企业形象。使接待工作标准化、制度化,确保圆满完成各项接待任务,特制定本制度。二、适用范围公司来访贵宾的接待、业务接待、普通接待。三、职责与权限人事行政部主要负责接待工作,根据来访者重要程度,做好接待准备工作,并通知相关部门做好接待工作。四、制度内容:(一)接待礼仪要求1.态度诚恳热情对待来访者,无论是上级机关、下级单位、客户*部门同事,不论身份、职位资历如何,都应该平等对待、诚恳热情、不卑不亢。2.言语用词言语方面要吐字清楚,多使用礼貌用语:上午好!谢谢您!不好意思!抱歉!辛苦了!明天见!麻烦您了!您多费心!合作愉快等。3.注重细节在接待工作中
2、,要开动脑筋,综合考虑,做到“三思而后行”,把工作做得面面俱到,有条不紊、有始有终。在接待过程中,要注重细节,环环相扣,一丝不苟地做好每一件事。4.按章办事各部门接待工作应严格按制度执行,在接待工作过程如发生重要事件须及时向领导汇报,对职责以外的事项不可随意表态;不允许向来访者索要及馈赠礼品,如来访者主动赠送,应婉言谢绝,无法谢绝的,要及时上缴总办并做好详细登记纪录。在接待工作中,当涉*机要事务、重要会议、秘密文电资料时,应严格*保密制度。打(二)相关责任人接待要求1.保安接待要求来访*,首先接触到的*门卫,所以门卫人员要时刻保持良好的形象,立正、敬礼,并热情地询问来访目的,再根据来访者的地位
3、、身份等确定相应的接待规格和程序;如果来访者是预先约定好的客人,门卫人员在访客光临时均应请来访者将受访对象、来访目的登记于访客单,并征得受访人同意后,将客人带入会客室或接待室,原则上不能随意将客人带到办公室(除非有本部门主管级以上管理人员授权)。如未经相关人员同意或受访者*,门卫应告之改日再来。所有来访客人,都应填写访客单,离去时门卫礼貌收回;门卫负责指引行走路线,然后通知被访人所在部门做好接待工作;各部门的客人由各部门人员负责接待。客人要求会见总经理时,门卫先通知管理部,由相关人员向总经理汇报后,再确定是否接见;对于不宜会见的人,在请示总经理或被访者后,门卫需以“*”、“外地出差”等为由委婉
4、拒绝对方;对于驾车来访的客人,门卫人员应指导客人正确停车,不能让客人随便将车辆停在厂区内。(三)接待人员引导要求1.在厂区的引导方法。接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧,沿规定路线行走;2.在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时,应该让熟悉的客人走在前面,接待人员走在后面;若是新客人,则让客人走在后面,接待人员走在前面。下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面;上下楼梯时, 接待人员应该注意客人的安全;3.要礼貌制止客人随意进入厂区、车间、办公室等地,理由可以为“注意安全”、“生产重地-危险”、“公司制度有规定”等等。(四)各部门接待须知1.接待客人主动、热情地向来访客人问候、致
5、意;客人到来时,我方负责人由于某些原因不能马上接见,要向客人说明原因与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供茶水、杂志。将客人带到接待室(或指定地点)后,应礼貌示意,请客人坐下,看到客人坐下后,立即为客人送上茶水(茶水七分满,双手端至胸前递给客人,面带微笑,并示意客人:请喝茶,并注意适时续水),才能行点头礼后离开。对于重要来宾,应提前准备水果。告诉对方“请稍候”,再及时通知被访人员接待;当客人离去时,由被访人送客人到楼前,并主动向对方道别,致意:“再见”或者“慢走”。2.*领导、同事:首先要停下手中的工作,主动热情的打招呼,并询问来访目的,注意认真倾听他们的叙述,尽快解决问题。其次,在公司与
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