国际化企业通用管理文案(11)人力资源部工作细则.doc

料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 署名：在文件发送与转交时按下列要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。 1． 代表公司名义缔结的合同、文件、公司公告、及向政府递交的报告，采用公司署名。 2． 对外广告及宣传，采用公司署名。 3． 除此之外的文件署相关业务部门名称，以及部门经理的职务与姓名。 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。 第三条 档案密级划分 一． 绝密类 涉及到公司整体利益的文件，未经董事长批准，任何人不得借阅。 范围：项目类、土地类、设备安装说明书、房屋所有权、重要交接清单 二． 机密类 公司内部文件和外部文件具有一定利用价值的档案，未经总经理同意，任何人不得借阅。 范围：图纸类、土建工程类、引进设备合同类、质量检验类、各类可研报告、审计报告、其他政府文件 三． 秘密类 相对专门性的业务工作活动中形成的档案，未经主管副总经理同意，任何人不得借阅。 范围：一般订货合同、一般合同协议类、公司内部有关文件、关于车辆、关于绿色食品、一般交接清单 四． 普通类 在日常工作活动中普遍产生的一般文件。 范围：证书类、红头文件、规章制度、一般使用说明书、各类通知、公告等。 第四条 档案管理 一． 文书档案立卷归档 1． 归档时间：各职能部门将需要归档的、处理完毕的文件于第二年2月前向档案室移交，由档案室集中进行归档。 2． 整理形式：归档文件采取不立卷形式，将归档文件以件为单位，利用计算机录入组成有序体系，包括分类、排序、编目等步骤。 3． 整理要求： （1） 归档文件应齐全完整，在归档的文件材料中，排列系统有序。即：正件在前、附件在后；批复在前、请示在后；正本在前、定稿在后；案件的结论、决定判决性文件在前，依据性材料在后。 （2） 不同年度的一般不得放在一起，但跨年度的请求与批复，放在复文年。没有复文的，放在请示年。 （3） 跨年度的规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年。 （4） 跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度。 （5） 归档文件保持原状，并按件装订，一份文件单独算为一件。如：文件正本与定稿为一件；正件与附件、报表、名册、图册，各一册（本）为一件。 （6） 对永久、长期保存的文件要用不锈钢的金属钉，短期保存的文件可以保持原状。 （7） 编写文件页号的要求：凡有字迹、图表等内容的页面都要编号，页号填写在正文的右下角，反页在文件的左下角。 （8） 填写备考表的要求： 本盒内文件情况说明：主要填写文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 立卷人：由立卷者签名。 检查人：由行政办公室签字。 立卷时间：填写完成日期。 （9） 在归档文件首页上端右边空白处加盖档号章，内容要填写完整。 （10） 本单位/部门同一年度的归档文件号要从“1”开始顺延编排，并做到不重、不空、不漏。归档文件按件号顺序装入档案盒内。 （11） 归档文件逐渐录入计算机，利用计算机编制归档文件目录 4． 归档文件质量要求： （1） 文件的字迹材料应符合存档要求，不符合的要退回重写。 （2） 文件有残缺要进行修补、裱贴。 二． 基建档案立卷归档 1． 凡本公司大小基建项目及维修、改建上下管道、安装等项目都必须建立档案。 2． 为了充分发挥资料在使用、维修管理工作中的作用，保证档案资料完整、准确、系统、安全、任何部门或个人不得据为己有。 3． 归档的文件材料字迹要清楚、图面整洁、不得用易褪色的书写材料书写、绘制。 4． 凡属立档基建项目，竣工后都应有兼职档案员和公司档案室工作人员参加验收，接收全部资料。 5． 工程项目验收后二个月内，基建负责人将全部档案资料统一整理、归档，然后上交公司档案室保管，并办理移交手续。 三． 设备档案立卷归档 1． 凡公司新购置的设备价值在2000元以上的各种进口和国产的精密、贵重仪器设备都必须建立设备档案。 2． 已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应归档，不得随意乱放，以免丢失。 3． 新添置的设备，开箱验收时要由档案管理员、总务部兼职档案员及使用科室人员参加，详细填写验收报告。 4． 各项设备应归档的材料、除随设备带来的产品合格证、技术材料，说明书等外，还应对设备置来源、时间、必要的性能型号、颜色等登记存档。 5． 仪器设备的使用部门，负责仪器设备档案的收集、整理、统计工作，于第二年2月上交公司档案室。 四． 照片档案立卷归档 1． 本公司形成的照片档案，均有档案室统一保管，任何部门和个人都不得据为己有。 2． 公司或各职能部门组织的各种会议、文体活动、学术活动、表彰大会、重大纪念意义的活动等形成的照片、底片资料均由摄影者将事件、人物、内容、背景、摄影者等文字说明整理好后，在本事项结束后半个月内交档案室，并办理移交手续。 3． 各部门送交的照片、底片，由档案室进行分类、编号、填写目录、辅助文字说明进行保存。 4． 应归档的照片档案，要图像清晰、内容连续完整。 五． 实物档案立卷归档 1． 公司行政办公室的实物档案主要是公司及各职能科室在各项工作及业务活动中获得的奖状、锦旗、奖杯、奖品、证书、牌匾、名人字画、印模等。 2． 公司的实物档案均由档案室统一管理，任何部门或个人不得据为己有。 3． 第二年2月底，各职能部门将上年获得的实物档案移交档案室，并办理移交手续，由档案室负责造册归档。 4． 凡因机构变更需要更换印模的部门，要统一到公司办公室备案，旧的印模上交公司行政办公室，由办公室登记造册归档 六． 会计档案立卷归档 1． 我公司的会计档案应包括会计凭证、会计账簿和会计报表及其他会议核算专业材料。 2． 归档时间及要求： （1） 每年形成的会计档案，要有财务部兼职档案人员进行收集、整理、装订成册。 （2） 会计档案在会计年度终了一年后，于第二年2月底前将整理好的会计档案封存保管。 （3） 借阅会计档案，必须履行登记手续。会计档案原则上不能借出，如有特殊需要，须经常务副总批准。要按限期归还。 （4） 会计档案归档后，不可随意拆卷。 （5） 会计档案保管期满，需要销毁时，由会计部门提出销毁意见，会同分管副总共同审核，填写会计档案销毁清册，经公司鉴定领导小组审批后，上报总经理或董事长，经批准后方可销毁。 七． 科技档案立卷归档 1． 根据科技工作管理有关规定，完整的保存和科学的管理科技档案。 2． 科技档案的收集，严格按科技档案归档范围，达到系统、完整、准确的要求。 3． 科技档案的整理，必须遵循科技档案的自然形成规律，保持科技材料间的密切联系，便于查找和利用。 4． 科技档案的归档应在项目完成后2个月内完成，要认真审查，收集齐全 第五条 原始记录管理 一． 原始记录包括：总公司及各分公司职能部门原始记录；向上级部门报送的定期与临时性报表、票据、帐簿、台帐等。 二． 原始记录管理与分工 1． 总公司行政部及分公司行政部为原始记录的综合管理部门，负责对各部门原始记录的建立、健全、修订、执行与归档工作进行检查。 2． 各部门负责建立本系统管理的原始记录。 3． 总公司行政部负责对分公司原始记录的检查监督。 三． 各分公司可视具体情况制定相关管理细则。 第六条 档案借阅 一． 公司绝密、机密文件，需经董事长/总经理批准后，在“机要员”同时在场时进行，摘录或复印由“机要员”亲自进行。（注：总公司行政部档案管理员为机要员） 二． 公司一般合同、内部文件需经主管副总经理批准后，方可借阅。 三． 公司一般档案文件、资料的，经行政经理批准查阅。 四． 借阅公司任何文件、证书、图纸等，要认真详细填写文件借出登记表，登记借出日期、文件名称、借出人、返还日期等。同时填写欠据，注明时间、事由等，经主管副总经理批准后，方可借出。 五． 借出文件必须在规定时间内返还，否则档案管理员有权利追缴，文件返还时，要保证完好无损，并在借出登记表内注明返还日期，抽回欠据。对不按期返还或对文件损坏严重者，档案管理员有权向主管领导汇报。 第七条 各部门专(兼)职文书的职责： 1. 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2. 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3. 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 第八条 档案分类编号规则 1． 党群工作类 包括：党务、组织、宣传、纪检、工会、共青团、协会工作等。 编号：1、＊＊＊＊ ＃＃ ＠＠＠ ＊＊＊＊——年度代号 ＃＃——保管期限 01——永久 02——长期（16-50年） 03——短期（15年以下） ＠＠＠——案卷号 2． 行政管理类 包括：行政事务、人事劳资、职工教育、医疗卫生、后勤福利 编号：2、＊＊＊＊ ＃＃ ＠＠＠ ＊＊＊＊——年度代号 ＃＃——保管期限 01——永久 02——长期（16-50年） 03——短期（15年以下） ＠＠＠——案