《档案管理学(第四版)》课件第一章 档案实体管理概论.ppt
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1、第一章第一章 档案实体管理概论档案实体管理概论第一章 档案实体管理概论内容提要本章重点讲四个方面的内容:一、何谓档案实体管理二、档案实体管理的原则三、档案实体管理的方法第一节何谓档案实体管理一、档案实体管理的概念二、档案实体管理的内容三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系一、档案实体管理的概念档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列科学有效的专业性管理活动。这一概念是相对于针对处于虚拟状态的档案信息所进行的一系列管理工作而言的。档案实体管理的基本特点是,根据事物现实存在状态及情况对其实施管理。而档案的虚拟管理主要是根据事物抽象的属性、特征(是一些只存在于人们头脑之中的观念性的东西
2、,并不是客观事物本身)所实施的管理。二、档案实体管理的内容收集:各立档单位在工作和生产活动中形成的文件,是由各单位或单位内部的各个机构分散形成的,数量很多,而查找利用档案,则要求一定的集中。为了解决文件形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾,就需要将分散的文件经过挑选,按照一定的制度集中保存起来,这就形成了档案的收集工作。二、档案实体管理的内容整理:收集起来的档案内容十分庞杂,数量很大,有的甚至成包成捆,处于相对零乱状态,不好管理和无法提供利用,需要加以系统化。为了解决收集来的档案的零乱状态与条理系统便于查找利用的矛盾,必须把这一类档案进一步分门别类,这就形成了档案的整理工作。二、档案实体管理的
3、内容鉴定:随着各项工作的发展和时间的推移,新的档案不断补充,使档案的总量日益增长,而档案材料保存一定时间以后,有些还需要继续保存,有些则已失去价值,致使库存档案庞杂。为了解决档案庞杂和实际利用需要有价值档案的矛盾,要对档案进行审查和鉴别工作,去粗取精,将确实已失去保存价值的档案剔除,这就形成了档案的鉴定工作。二、档案实体管理的内容保管:由于自然的和社会的各种原因,档案总是处于渐进性的自毁过程中,或者可能遭受到突发性的破坏,而社会则需要长远利用档案,要求尽可能延长档案的寿命。为了解决档案的不断毁损和长远利用要求的矛盾,就需要采取各种保护措施,防止档案遭受损失,保证档案的完整与安全,想方设法使其“
4、延年益寿”,这就形成了档案的保管工作。二、档案实体管理的内容统计:档案的数量很多,如果只是进行收集、整理、鉴定、保管等工作,对档案的基本情况还是处于不清楚的状态。要科学地管理好档案,还需对档案进行调查研究,全面地了解档案的情况,做到心中有数。为了解决档案数量不清的状态与要求心中有数的矛盾,就要求对档案的状况进行数量的观察和分析研究,这就形成了档案的统计工作。三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系 档案实体管理与内容信息开发利用之间的关系是密不可分的,但在具体管理上应有所侧重。档案实体管理在方法上具有稳固、单一的特点和要求,而内容信息开发利用在方法上具有灵活和多样的特点和要求。从一定意义上理解
5、,档案实体管理是手段,而档案内容信息开发利用是目的。档案实体管理具有基础意义,没有档案实体管理的支撑,档案内容信息开发利用、档案信息在社会生活中发挥作用的根本目的就无法实现。第二节档案实体管理的原则一、来源原则二、全宗原则三、有机联系原则四、简化与方便利用原则一、来源原则所谓来源原则就是:“把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。”档案工作基本术语对这个原则可以从以下几个方面去理解:(一)对同一机构、组织的认识一般情况下,独立的机构、组织或个人,都有着严谨的、持久的法律地位。但在特殊情况下,对有些机构、组织的地位却难以确定。从档案实体管理实践来看,如下几点可以作为鉴别机构、
6、组织独立性的参考:(1)公共机构、私人机构或组织,必须有一个名称和以注明日期的正式文件(如条例或法令等)为依据的法定地位。(2)这些机构或组织必须有相应的文件,明确其职能与任务。(3)该机构或组织的地位、隶属关系必须有相应的文件规定。(4)该机构或组织必须有一个经过上级组织明文任命的领导班子(领导人)和相应事务的决定权。(5)该机构或组织在其内部组织章程中有明确的表述和规定。一、来源原则(二)机构或组织职能的变化对来源原则的影响1.职能取消档案形成机构由于某种原因在某个时候取消某种职能。2.产生新的职能随着形势的发展与客观需要,新的职能会被授予一个机构或组织。3.职能从一个机构或组织移交到另一
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