《档案管理学(第四版)》课件第四章 档案的整理.pptx
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1、第四章第四章 档案的整理档案的整理第四章 档案的整理内容提要本章主要讲七个方面的内容:第一节 档案整理工作概述。第二节 全宗。第三节 全宗内档案的分类。第四节 立卷方法的改革。第五节 立卷方法的改革附件。第六节 类内案卷排列、案卷编号、卷内目录、案卷目录和档号。第七节 档案整理中的组织管理。第一节档案整理工作概述一、整理工作内容二、档案整理工作的意义三、档案整理工作的原则一、档案收集工作的内容一、整理工作内容档案整理工作,就是按照档案的形成规律和特点,根据科学的理论和方法,把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。档案整理工作的内容主要有:区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编制案
2、卷目录。档案的整理按整理工作内容的范围,可以分成三种类型:(一)系统排列和编目(二)局部调整(三)全过程整理二、档案整理工作的意义档案整理可以通过有效保持文件之间的有机联系,为实现档案价值创造有利条件档案整理是开展其他档案业务活动的重要基础性工作档案整理是实现档案管理现代化的要求三、档案整理工作的原则(一)充分利用原有的整理基础应该做到:1.提高对原来整理工作的认识2.不要轻易重新整理已整理过的档案(二)保持文件之间的历史联系1.来源方面的联系2.时间方面的联系3.内容方面的联系4.形式方面的联系(三)便于保管和利用第二节全宗一、全宗及其作用二、确认全宗和立档单位三、区分全宗四、个人全宗五、全
3、宗的补充形式 六、全宗群及其划分七、全宗的编号与排列 一、全宗及其作用我国档案全宗的类型,按形成全宗的单位和全宗内容的性质,分为机关组织全宗和个人全宗两种;按全宗的范围和构成方式,分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集四种。全宗的基本含义包括如下三个方面:(一)全宗是有机联系的档案整体(二)全宗是在一定的历史活动中形成的(三)全宗是以一定的社会单位为基础而构成的一、全宗及其作用档案为什么必须以全宗为单位整理呢?第一,按全宗整理档案,能够揭示档案内容的实质,从而正确评价档案的价值,为档案的提供利用奠定了科学基础。第二,全宗是档案管理的基本单位,对档案管理有重要的组织作用。第三,按全宗整理档案
4、,不仅仅是个方法问题,而且也是一个理论问题。二、确认全宗和立档单位(一)组织全宗的构成条件构成立档单位的具体条件是:(1)可以独立行使职权,并能以自己的名义对外行文。(2)设有会计单位或独立的核算单位,自己可以编造预算或财务计划。(3)设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。二、确认全宗和立档单位按照有关规定的精神,对在全国档案馆网中占有重要地位和较大数量的省、地(市)、县级机关的档案,其全宗一般做如下划分:1.省级机关 2.地、市、县级机关二、确认全宗和立档单位(二)个人全宗的构成条件(1)一般而言,只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人,其档案才可能成为一个实际的个人全宗,即只有
5、名人的档案才可能成为个人全宗。(2)并不是所有的名人档案都可以构成个人全宗。(3)即使是主要以个人名义从事社会活动的名人,其档案也未必都构成了实际的个人全宗。三、区分全宗(一)政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗(二)立档单位变化所导致的区分全宗1.新建 2.分开立档单位变化划分全宗图三、区分全宗3.合并4.独立立档单位撤销划分全宗图立档单位独立划分全宗图三、区分全宗5.从属6.合署立档单位从属划分全宗图三、区分全宗(三)临时性机构档案的区分全宗(四)判定档案所属全宗判定档案所属全宗,关键在于确定档案的形成者立档单位。判定档案所属全宗的一般方法主要应从收文、发文和内部文件三个方面着手。(五)组织
6、全宗与个人全宗档案的区分四、个人全宗 个人全宗是社会知名人士(如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等)在其一生活动中形成的档案整体。历史上一些著名的家庭、家族所形成的档案,在我国也属于个人全宗的类型。形成个人全宗的个人、家庭和家族,也是立档单位。个人全宗,包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人或家庭、家族活动的全部有价值的材料,还包括别人撰写和收集的与个人全宗构成者个人、家庭和家族有关的材料以及直系亲属的、能够说明立档单位情况的材料。五、全宗的补充形式(一)联合全宗(二)全宗汇集(三)档案汇集实际应用中应注意以下几方面问题:第一,上述的补充形式不应随便采用,只有在
7、无法区分全宗,或确实不便于按全宗管理的不得已的情况下才可以采用。第二,全宗补充形式的组成有一定的灵活性,可以根据实际情况进行必要的调整与补充。第三,档案馆根据馆藏建设的总体规划,有选择地接收一些机关部分档案时,由于接收档案的数量较少,也可以采用全宗汇集的方式加以管理。六、全宗群及其划分 全宗群首先按照档案形成的不同时期分为几大部分,如新中国成立前的档案(革命历史档案、旧政权档案)和新中国成立后现行机关的档案,然后每一部分再按立档单位的类型和特点,对全宗进行细分。七、全宗的编号与排列(一)全宗编号的要求与方法全宗编号的要求主要有三点:(1)唯一性或专指性;(2)系统性或连续性;(3)方便实用。全
8、宗编号的方法主要有大流水编号法、体系分类编号法、分类流水编号法。一般情况下,采用大流水编号法的档案馆居多,总体效果也较好。(二)全宗排列的要求与方法全宗排列应体现简便、实用、便于管理的原则要求。排列方法一般按全宗进馆顺序排列即可。同时进馆的若干全宗,可按全宗的大小、相互关系和重要程度顺序排列。第三节全宗内档案的分类一、分类的意义和要求二、组织全宗内档案分类的一般方法三、组织全宗内档案常用的分类方法四、复式分类法及其适用范围五、机关内党、政、工、团档案的分类六、分类方案的编制七、档案分类的级次与具体方法的确定八、综合档案室档案的分类九、个人全宗档案的分类一、分类的意义和要求(一)全宗内的档案进行
9、分类的意义1.档案的分类是实行档案科学管理的重要方法之一2.分类也是档案整理工作中的重要环节之一,它为一系列整理工作创造条件3.档案分类的重要意义在于它为档案的管理和利用提供了有利条件(二)全宗内档案分类的要求1.档案分类应具有客观性2.档案分类体系应该具有逻辑性3.档案分类应该注重实用性二、组织全宗内档案分类的一般方法(一)按文件的产生时间分类,其具体形式主要有两种(1)年度分类法。(2)时期分类法(阶段分类法)。(二)按文件来源,其具体形式有三种(1)组织机构分类法。(2)作者分类法。(3)通信者分类法。(三)按文件内容分类,其具体形式有三种(1)问题分类法。(2)实物分类法。(3)地理分
10、类法。(四)按文件的形式分类,其具体形式有三种(1)按文件种类(名称)分类。(2)按文件制成材料分类。(3)按文件形状分类。三、组织全宗内档案常用的分类方法在上述分类法中,最常用的只有三种,即年度分类法、组织机构分类法与问题分类法。这三种分类方法的特点、适用范围及应该注意问题:三、组织全宗内档案常用的分类方法(一)年度分类法(二)组织机构分类法1.按组织分类法的优点2.按组织分类法需要具备的条件3.按组织分类法处理一般问题4.按组织分类法处理特殊情况(三)问题分类法(又称主题分类法)遇到下面几种情况,可以考虑采用问题分类法:(1)立档单位小,内部组织机构只有简单的分工,工作常有交叉。(2)立档
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