《档案管理学(第四版)》课件第十六章 电子文件管理.ppt
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1、第十六章第十六章 电子文件管理电子文件管理第十六章电子文件管理内容提要本章重点讲六个方面的内容:一、电子文件的概念和技术特点。二、电子文件管理的目标和方法要点。三、电子文件的形成与分类。四、电子文件的鉴定与归档。五、电子文件的著录和开发利用。六、电子文件的保管与移交。第一节电子文件的概念和技术特点一、电子文件的概念二、电子文件的技术特点一、电子文件的概念电子文件,又称数字文件,是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子文件的种类多样,按照信息存在的形式,可分为文本文件、数据文件、图像文件、影像文件、声音文件
2、、程序文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件等。二、电子文件的技术特点(一)信息的非人工识读性 (二)信息的系统依赖性(三)载体的可转换性 (四)信息的易变性 (五)信息存储的分散性 (六)信息存储的高密度性(七)信息的可操作性 (八)信息的可共享性第二节电子文件管理的目标和方法要点一、电子文件管理的目标二、电子文件管理的方法要点一、电子文件管理的目标(一)保证电子文件的真实性第一种是原始记录性在数字世界中的演绎第二种是国际标准ISO15489信息与文献文件管理的定义(二)保证电子文件的完整性电子文件的完整性主要包括两个方面的含义:其一,每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损;其二,是
3、作为记录机构活动真实面貌的、具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全,文件之间的有机联系得以揭示和维护。一、电子文件管理的目标(三)保证电子文件的可读性电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩/解压缩、加密/解密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出,并保持其内容的真实性。(四)保证电子文件的可用性为保证电子文件可用性,除了做好可读性维护之外,还应准确把握和预见各方面的信息需求,对电子文件及相关信息内容进行有序组织、深入挖掘,提供多种检索途径和多样化的信息产品,及时回应利用申请。此外,还要保护电子文件的信息安全,避免在利用过程中遭到破坏,避免非法用户的访
4、问。二、电子文件管理的方法要点(一)对电子文件生命周期全过程实施持续管理(二)自电子文件形成阶段开始便实现档案管理功能(三)对电子文件管理流程加以优化(四)以电子文件管理软件为中心实施管理(五)将元数据作为电子文件管理的基本工具(六)采用基于职能的管理方法第三节电子文件的形成与分类一、电子文件的形成(一)创建电子文件的创建,是指在计算机系统中拟制文件或接收外单位的来文的过程。1.为文件命名2.确定文件的存储格式第三节电子文件的形成与分类3.对电子文件进行分类4.对电子文件进行价值鉴定5.将电子文件保存在适宜的位置6.形成元数据(二)流转流转是电子文件由机构内部多个部门、多个人员处理生效的过程,
5、也是可借助信息系统规范业务流程、大幅提高效率的阶段。(三)传输传输是指电子文件在不同机构之间的传递过程。二、电子文件的分类(一)实体分类可按照载体类型连续编号,亦可结合存储信息的媒体类型简单分类后编号。(二)信息分类除了支持检索之外,电子文件的分类具有更为广泛的用途,包括揭示文件之间的有机联系、支持鉴定、支持存取权限控制、支持归档等,这些功能的发挥取决于合理的分类方法职能分类法,即依据电子文件反映的机构职能进行类别划分的方法。二、电子文件的分类利用职能分类法对电子文件进行分类一般包括三个步骤:1.建立职能分类方案,制定电子文件分类方案 图163电子文件形成机构的职能分类方案二、电子文件的分类图
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