《档案管理学(第四版)》课件第八章 档案检索.ppt
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1、第八章第八章 档案检索档案检索第八章 档案检索本章重点讲以下几方面的内容:一、档案检索概述。二、中国档案分类法。三、中国档案主题词表。四、档案著录。五、档案标引。六、档案检索工具与目录中心。七、档案目录数据库。第一节档案检索概述一、档案检索的含义和一般过程二、检索效率三、档案检索语言一、档案检索的含义和一般过程(一)档案存储过程的主要内容1.著录标引2.编制检索工具(二)查检阶段的主要内容1.确定查找内容2.查找二、检索效率检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性程度,它是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本指标。检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。三、档案检索
2、语言档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言,专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统,表达档案主题概念和检索课题概念。第二节中国档案分类法一、中档法的编制原则二、中档法的体系结构三、中档法的标记符号和注释一、中档法的编制原则第一,分类体系的确立、类目的设置和其序列的先后,都力求具有思想性、科学性、逻辑性、实用性,充分反映我国档案的特点,适应我国社会各项事业利用档案的需要。第二,分类法的体系和基本类目的设置,是以不同历史时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础,紧密结合档案内容记述和反映的事物属性关系,采取从总到分、从一般到具体的逻辑体系。第三,分类法在总体上具有
3、概括性和包容性,能够容纳各个历史时期、各项社会实践活动所形成的各类档案,并力求保持基本类目的稳定性。第四,分类法的类目名称和标记符号,力求准确、规范、简明、易懂、好记,便于人们掌握和使用。二、中档法的体系结构(一)中档法的宏观结构1.编制说明2.分类表3.附录(二)中档法的微观结构1.中华人民共和国档案分类表二、中档法的体系结构2.新民主主义档案分类表二、中档法的体系结构3.民国档案分类表二、中档法的体系结构4.清代档案分类表三、中档法的标记符号和注释中档法的标记符号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。四个分类表的基本大类用拼音字母标出,并以字母的顺序反映大类的序列。中华人民共和国档案
4、分类表除用拼音字母标出19个大类外,对于工业和其他类组下的二级类目,因范围广泛,内容繁多,为了适应分类的需要,采用了双字母制。在字母之后采用了阿拉伯数字表示下属类的划分并顺序编号,数字的数位一般表示类目的级位,基本上遵循层累制的编号原则。第三节中国档案主题词表一、中国档案主题词表的选词原则与选词范围二、中国档案主题词表的结构体例一、中国档案主题词表的选词原则与选词范围(一)选词原则(1)以马列主义、毛泽东思想为指导,坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点,力求思想性、科学性和实用性的统一。(2)选用的主题词能够反映综合性档案馆、机关档案室收藏档案内容的主题概念,在标引与检索中具有使用价值和一定的使
5、用频率。(3)选用的主题词符合汉语的结构特点,词形简练,概念明确,词义单一。一、中国档案主题词表的选词原则与选词范围(二)选词范围中国档案主题词表主要选收20世纪初叶以来,反映党、政府机关各项管理工作内容的名词,党政公文中经常涉及的政治活动、科学研究、生产技术、经济建设等方面的名词术语,以及反映新事物概念的专用名词。同时,还选用以下方面的词和词组:二、中国档案主题词表的结构体例中国档案主题词表由主表(字顺表)、词族索引、范畴索引、首字笔画检字表和附表、附录组成。(一)主表(二)词族索引(三)范畴索引(四)附表人名表、机构名表三、中国档案主题词表的使用方法 根据主题概念查找中国档案主题词表,选词
6、的方法如下:(1)按汉语拼音音序、调序、字形笔画参照天头提示,从主表或附表中查找标引用的主题词,或按笔画笔顺从词目首字笔画检字表中检出主题词的首字,再按该字所在页码从主表中查找标引用的主题词。(2)按分类类目从范畴索引中查找标引用的主题词,必要时再从主表中查阅该词的词间关系项,以选定更恰当的主题词。(3)所选词在主表、附表或范畴索引中标明属非正式主题词者,应转换为正式主题词做标引词。(4)在主表中查到的主题词,如果不能恰当反映文件主题时,可参考该词的词间关系进行校正,也可按该词的范畴号或族首词在索引表中查选更恰当的词。(5)从词族索引中查找属性相同的一族词,选定最专指的主题词。必要时,再从主表
7、中查阅该词的其他词间关系,以选定更恰当的主题词。(6)应用计算机进行标引、检索时,可利用计算机机读主题词表中的词族索引进行上位登录和自动扩检、缩检,以提高标引速度和查全率、查准率。第四节档案著录一、档案著录的内容与作用二、档案著录的原则和要求三、著录项目四、著录用标识符五、著录格式六、著录用文字及著录信息源七、著录方法一、档案著录的内容与作用档案著录是指在编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征,就是对档案主题的揭示,表现为档案的分类号、主题词、提要等记录项。所谓形式特征,包括档案的作者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。二、档案著录的原则和要求档案著录
8、应遵循客观性原则。按照档案本身的文字、原题名的用词、排列顺序著录,保留题名中的标点符号,自拟的著录内容加“”,错误的原题名、责任者、形成时间可以照录,但应另拟题名或将考证出的责任者与形成时间附后,也可在附注项说明。档案著录要求做到内容准确,形式一致,符合标准化。三、著录项目著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项。根据国家档案局颁布的行业标准档案著录规则的规定,应著录下列项目:(1)题名与责任说明项,包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件。(2)稿本与文种项。(3)密级与保管期限项。(4)时间项。(5)载体形态项,包括载体类型、数量及单位、规格。(6)附注与提要项
9、。(7)排检与编号项,包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。四、著录用标识符(一)标识符种类.置于下列各著录项目之前:稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。=置于并列题名之前。:置于下列各著录单元之前:副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。/置于第一个责任者之前。;置于多个文件编号之间、多个责任者之间。,用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。+置于每一个附件之前。置于下列著录内容的两端:自拟著录内容、文件编号中的年度。四、著录用标识符(一)标识符种类()置于下列著录内容的两端:责任者所
10、属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。?用于不能确定的著录内容,一般与“”号配合使用。用于下列著录内容之间:日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。用于节略内容。用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“”号。四、著录用标识符(二)标识符使用方法(1)除“题名与责任说明项、排检与编号项”外,各项目连续著录时,其前均冠以“.”。如遇回行,不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。(2)“.”符占两格,在回行时不应拆开
11、;“;”和“,”各占一格,前后均不再空格。(3)如某个项目缺少第一个单元(小项)时,应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“.”。(4)凡重复著录一个项目或单元时,其标识符也须重复。(5)不著录的项目或单元,其标识符应连同该项目或单元一并省略。五、著录格式著录格式有两种类型,一种为表格式,一种为段落式。六、著录用文字及著录信息源在著录项目中涉及的数字,除题名中的数字照原样著录外,其他如文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。少数民族文字档案著录时必须依照少数民族文字书写规则。著录信息源是被著录档案本身。文件级的著录信源主要依据文头、正文、文尾;案卷级的著录信息源主要
12、依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。七、著录方法(一)题名与责任说明项1.题名(1)正题名。(2)并列题名。(3)副题名。2.文件编号3.责任说明4.附件(二)稿本与文种项稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本等,其前加“.”号。文种是指文件种类的名称。文本项依实际情况著录为命令、决议、指示、请示、批复、报告、函、通知、会议纪要等,其前加“:”号。七、著录方法(三)密级与保管期限项密级是指文件的机密程度。密级项一般按文件形成时所定的密级著录,对已升、降、解密的,应著最新的密级,其前加“.”号。保管期限项,一般按案卷组成或
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