《应用文写作与口才训练》课件第5章.pptx
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1、第五章公务文书写作第五章公务文书写作第一节第一节 公公 文文 概概 述述第二节第二节 公公 文文 格格 式式第三节第三节 常用公文文种常用公文文种写作写作单元练习题单元练习题第五章公务文书写作第一节第一节 公公 文文 概概 述述一、公文的含义一、公文的含义公务文书简称公文。公务文书是指党政机关、社会团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。第五章公务文书写作二、公文的种类二、公文的种类根据行文方向划分,可分为上行文、平行文、下行文三种。(1)上行文:用于隶属的下级机关向其上级机关的行文,如议案、报告、请示等。(2)平行文:用于平级机关或
2、不相隶属的机关之间的行文,如函等。(3)下行文:用于上级机关向所属下级机关的行文,如命令、公告、通告、决定、通知、通报、批复、决议、公报等。第五章公务文书写作根据公文的性质、作用划分,可以分为指挥性公文、报请性公文、知照性公文、商洽性公文和记录性公文。(1)指挥性公文:用于领导和指挥下级机关工作,颁布法律法规、规章制度等,具有强制性、指示性和约束性等特点,如命令、决定、批复、意见、指示性通知等属于此类。(2)报请性公文:用于向上级机关汇报工作和请示问题的公文,如请示、报告、议案等。另外,求批函也属于此类。第五章公务文书写作(3)知照性公文:用于向有关对象通知、照会某些事项、情况、规定、要求等。
3、公告、通告、通报、通知、告知函等属于此类。(4)商洽性公文:用于机关之间联系和商洽工作,如函。(5)记录性公文:用于对实际情况的记录而形成的公文,如纪要。第五章公务文书写作第二节第二节 公公 文文 格格 式式如图5-1、图5-2是公文通用版式。第五章公务文书写作图5-1第五章公务文书写作图5-2第五章公务文书写作图5-1、图5-2所示是文件式公文版式。除文件式版式外,公文还有信函式版式、命令式版式、纪要式版式,但这些版式都与文件式版式大体相同,只是某些细节不同。因此,本书着重讲解公文的文件式通用版式。公文的文件式版式可分为版头、主体、版记三部分。第五章公务文书写作一、版头部分一、版头部分版头部
4、分包括的要素有份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。如图5-3所示。图5-3第五章公务文书写作(一)份号图5-3中“000001”处即公文的份号。公文的份号是每份公文的编号,根据印制份数编流水号。公文份号是为了掌握公文的发放方向,便于公文的保密管理。涉密公文一定要标注份号,如果发文机关认为有必要,也可对不涉密公文标注份号。份号是用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行,用黑色字体标注。第五章公务文书写作(二)密级和保密期限图5-3中“机密1年”处即是公文的密级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,国家秘密分为:秘密、机密和绝密三种。这三种秘密等级在保
5、密期限上都有限制。其中秘密的保密期限不超过10年,机密的保密期限不超过20年,绝密的保密期限不超过30年。第五章公务文书写作还需特别注意的是,仅有秘密等级时,秘密等级“秘密”“机密”“绝密”两字中间都需空一字,标成“秘 密”“机 密”“绝 密”;如果同时还需标注保密期限,“秘密”“机密”“绝密”中间不需空一字,秘密等级和保密期限间用实心星号“”连接,标成“秘密3年”“机密3年”“绝密30年”等。第五章公务文书写作(三)紧急程度图5-3中“特急”处即公文的紧急程度,在密级和保密期限的下一行。紧急程度的位置还会随着份号、密级和保密期限的缺省而上移。紧急公文根据紧急程度可分为特急、加急两类。特急表示
6、要求收到文件后一天内办理;加急表示要求收到文件后两到三天内办理。第五章公务文书写作(四)发文机关标志图5-3中“文件”处即公文的发文机关标志。发文机关标志是公文版头的核心,用套红大字居中印在公文版头距版心上边缘35mm处,字体要庄重、规范、美观、大小适度(一般应小于上级机关的字体大小),推荐使用小标宋体字。第五章公务文书写作发文机关标志主要有两种形式:一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字;二是发文机关全称或规范化简称。联合行文时可并用联合发文机关名称,主办机关名称排列在前,也可单独用主办机关名称。联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合行文上需要将所有联署机关签发人的姓名都标出
7、,如果发文机关名称只用主办机关,这样与签发人的标注就不相匹配。因此,联合上报公文的发文机关标志可如图5-4所示。第五章公务文书写作图5-4第五章公务文书写作(五)发文字号图5-3中“201210号”处即是发文字号。由发文机关代字、年份和发文序号三个要素组成,如广文院20137号。发文字号表示该机关在某年所发的第几号文件,如上述的广文院20137号,表示广东文理职业学院2013年所发的第7号文件。第五章公务文书写作需特别注意的是,上行文发文字号标注在发文机关标志之下两行居左空1字。如图5-5中“广文院20137号”所示(其中,“”代表空格)。图5-5第五章公务文书写作(六)签发人图5-5中“签发
8、人:李国胜”处即公文的签发人。公文都有签发人,但不一定要在公文眉首标明。一般上行文时需在眉首标明签发人,而其他公文的签发人往往只出现在该公文的原始稿中,制成正式公文时不标明。联合行文时有多个签发人,签发人姓名按发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀顺排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐,最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并距红色分隔线4mm,如图5-4所示。第五章公务文书写作二、主体部分二、主体部分主体部分位于版头的红色线之下,版记部分的首条分割线之上,包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素,如图5-6、图5-7所示
9、。第五章公务文书写作图5-6第五章公务文书写作图5-7第五章公务文书写作(一)公文标题图5-6中“关于的通知”处即是公文标题。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成,应当准确、扼要地概括公文的主要内容。如广东文理职业学院关于2013年暑假放假的通知。其中发文机关名称为广东文理职业学院,事由是关于2013年暑假放假,文种是通知。第五章公务文书写作公文标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空两行的位置,分一行或多行居中排布。回行时要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当;标题排列应使用梯形或菱形,不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。第五章公务文书写作(二)主送机关主送机
10、关在公文标题下,空一行,居左顶格书写。主送机关是指对公文予以办理或答复的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标注在标题下空一行,左侧顶格,用3号仿宋体字标注,回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。第五章公务文书写作(三)正文正文是公文的主体和核心所在,用来表述公文的内容,公文首页须显示正文。导致公文首页无法显示正文的原因主要是联合行文的机关过多、主送机关过多。对此,需要灵活处理。例如,可将主送机关在版记部分标示,在抄送机关之上,标法同抄送机关一致。另外,公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。第五章公务文书写作(四)附件说明附件说明是公文附件的
11、顺序号和名称。公文附件是正文内容的组成部分,与正文具有同等的法律效力。附件说明的标注方法是在正文下空一行居左空2字位置用3号仿宋体字标识“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有顺序号,使用阿拉伯数字标注,附件名称后不加标点符号,如图5-8所示。第五章公务文书写作图5-8第五章公务文书写作(五)发文机关署名图5-9中红印所压的发文机关名称即是公文的发文机关署名,用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令(令)等文种需要由机关负责人署名的,应当写明负责的职务。一般来说,发文机关署名在正文下空一行右下角标注,如有附件说明则在附件说明下空一行右下角标注。发文机关署名与成文日期位置关系密切。若单
12、一发文机关行文时,发文机关署名以成文日期为准居中编排,如图5-9所示。第五章公务文书写作图5-9第五章公务文书写作若是联合行文,应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置,并使各发文机关印章加盖其上,如图5-10所示。图5-10第五章公务文书写作(六)成文日期成文日期是公文的生效时间,一般在发文机关署名的下一行,是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有两种:一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准,成文日期编排在公文标题之下,写全年、月、日,用小括号括起来;二是经机关负责人签发的公文,以签发日期为准。若是联合行文,则以最后签发的机关负责人签发的日期为准。第五章
13、公务文书写作成文日期在发文机关署名下一行的右下方右空4字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位,如图5-11所示。图5-11第五章公务文书写作若是不加盖印章的公文,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名右移2字,如图5-12所示。图5-12第五章公务文书写作(七)印章印章是公文生效的标志,是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文,一定要加盖印章。一般有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章,纪要也可以不加盖印章。联合上行文,发文机关只署名主办机关时,可以只加盖主办机关印章。联合下行文时,所有联署机关均须加盖印章。主办机关印章在前,后一机关印章压成文日期
14、。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm,如图5-10所示。第五章公务文书写作当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文日期和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空4字标注成文日期。如需加盖五个印章时,如图5-13所示。第五章公务文书写作图5-13第五章公务文书写作(八)附注附注一般用于说明公文的发放范围、使用时需注意的事项。请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。附注的标注方法为居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行,如图5
15、-13“()”处即是。附注是据具体情况而设置的,可无。第五章公务文书写作三、版记部分三、版记部分版记部分在公文成文日期或附注之下,由两至三条黑色分隔线所囊括。版记的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线,中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。版记部分包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素,如图5-14所示。第五章公务文书写作图5-14第五章公务文书写作(一)抄送机关在第一条黑色分隔线之下,图5-14中“抄送”处即是公文的抄送机关。抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,可以是上级、平级、下级及不相隶属
16、机关。第五章公务文书写作(二)印发机关和印发日期印发机关和印发日期在最后一条黑色分割线的上行。印发机关是指公文的印制主管部门,一般是各党政机关办公厅(室)或文秘部门。若发文机关没有专门的办公厅(室),发文机关就是印发机关。第五章公务文书写作(三)页码页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘的下行,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。第五章公务文书写作第三节第三节 常用公文文种写作常用公文文种写作一、通知一、通知(一)通知的概念通
17、知是向特定的对象告知或传达有关事项的文件,让特定的对象知道或执行的公文。第五章公务文书写作(二)通知的种类1.发布性通知发布性通知发布性通知用于发布规章制度,是领导机关或职能部门根据实际工作需要做出的一些具体规定。如中共中央关于印发中国共产党纪律处分条例(试行)的通知国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知。第五章公务文书写作2.批转性通知批转性通知批转性通知用于上级机关批转下级机关的请示、报告等公文给所属有关人员,让他们周知或执行。3.转发性通知转发性通知转发性通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员,让他们周知或执行。第五章公务文书写作4.指示性通知指示性通知指示性通知用
18、于上级机关指示下级机关如何开展工作,即上级机关针对工作中出现的普遍性的问题提出解决办法,要求下级机关执行。需要注意的是,指示性通知对下级机关具有强制性的约束力。5.任免性通知任免性通知任免性通知用于任免和聘用干部。第五章公务文书写作6.事务性通知事务性通知事务性通知用于处理日常工作中的事务性事件,常把有关的信息或要求用通知的形式传达给有关机构和工作人员。在上述六种通知中,对于高职院校毕业生来说,接触到第五类、第六类的可能性最大,因此下面重点介绍这两类通知的写法。第五章公务文书写作(三)通知的一般写法一篇公文由眉首、主体、版记三部分构成,在介绍公文文种写作时,很多教材都简写眉首和版记部分,只介绍
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